Superviser et coordonner le service composé de 11 agents administratifs et 2 agents techniques.

Encadrement de l'équipe :
- Assurer l’encadrement du personnel du service,
- Animer les réunions d’équipe,
- Recueillir et suivre les besoins en termes de formation des agents du service,
- Evaluer et noter les agents du service,
- Vérifier et faire respecter les conditions de travail, les règles d’hygiène et de sécurité des agents du service,
- Participer au recrutement du personnel permanent et ponctuel (agents recenseurs),
- Organiser et suivre les activités des différents pôles en veillant à la qualité et homogénéité des services rendus,
- Assurer la polyvalence des différents pôles.

Gestion financière :
- Assurer la préparation et l’exécution du budget du service et des tâches comptables.

Missions administratives :
- Participer à toutes les réunions intéressant le service (y compris la réunion des chefs de service),
- Assurer l’interface avec les autres responsables de services,
- Contrôler et suivre la bonne circulation de l’information.

Secteur état civil / Cimetière, en collaboration avec l’adjoint du service :
- Accueillir et informer le public pour traiter des dossiers spéciaux relatifs aux décès, naissances, mariages,
- Répondre aux courriers particuliers ou exigeants des recherches,
- Organiser des cérémonies de remise des diplômes de médailles d’honneur du travail, noces d’or ou de diamant, cérémonies citoyennes lorsqu’elles ont lieu,
- Assurer un plan de reprise des concessions,
- Suivre l’activité relative au cimetière,
- Assurer la gestion des marchés publics relatifs au cimetière,
- Assurer la gestion des certifications, et des demandes de cartes nationales d’identité et passeports (gérés par le service Accueil).

Secteur élections/recensement de la population :
- Assurer la préparation, le suivi et le contrôle des opérations de recensement de la population en qualité de coordinateur,
- Assurer le suivi du recensement militaire des jeunes Bryards,
- Assurer le suivi des listes électorales politiques et professionnelles,
- Assurer le suivi des listes électorales complémentaires,
- Assurer l’organisation des scrutins politiques (municipales, présidentielles, législatives, sénatoriales, européennes, régionales, cantonales et référendaires) et professionnels,

Secteur accueil centralisé / Régie, en collaboration avec l'adjoint du service :
- Suivre et optimiser le contenu de la base de connaissances,
- Administrer et optimiser les contrats de services,
- S’assurer du bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique,
- S’assurer du traitement administratif des courriels et courriers entrants concernant le service, des courriers sortants de la mairie (collecte, tri, affranchissement),
- Répondre aux courriers particuliers ou exigeants des recherches,
- Planifier la distribution et l’affranchissement du courrier,
- Assurer la gestion et le suivi des marchés gérés par le service (achats de fournitures administratives, papier blanc- couleur, enveloppes et papier à en-tête, machine à affranchir, mise sous pli et dupli-copieur), faire les bons de commandes,etc.,
- Organiser et assurer la bonne tenue et la continuité des régies d’avances et de recettes (municipale, Vie locale et brocante) en étant suppléant du régisseur titulaire,
- Assurer le bon affichage administratif et évènementiel,
- Accueillir et informer le public pour traiter des dossiers spéciaux

Compétences :
Sens du service public, qualité d’écoute et relationnelles importantes, rigueur et sens de l’organisation, réserve et discrétion, sens du travail en équipe, disponibilité.

Informations spécifiques au poste :
Poste sur 39h hebdomadaires
Permanences du samedi matin de 9h à 12h, à tour de rôle avec les membres de la Direction.