Tout d’abord, vous êtes chargé de gérer l’agenda du Directeur de Cabinet, ce qui inclut la prise de rendez-vous, l’arbitrage des priorités en fonction des impératifs du service, ainsi que le suivi des déplacements officiels ou professionnels. En effet, vous veillez à ce que l’emploi du temps soit optimisé, en évitant les conflits d’horaires et en anticipant les besoins spécifiques du Directeur de Cabinet.

Par ailleurs, vous assurez la gestion des appels téléphoniques et des courriels entrants. Pour ce faire, vous filtrez les demandes et orientez les sollicitations vers les services compétents. De plus, vous rédigez des réponses courantes ou transmettez les informations nécessaires au Directeur de Cabinet pour les demandes plus complexes.

En ce qui concerne la préparation et le suivi des dossiers, vous veillez à ce que les dossiers du Maire et du Directeur de Cabinet soient complets et actualisés. Ensuite, vous assurez le suivi des dossiers en cours, en vérifiant leur avancement et en alertant le Directeur de Cabinet en cas de retard ou de problème.

En parallèle, vous rédigez, mettez en forme et assurez le suivi des courriers officiels, des notes internes et des documents administratifs. Ainsi, vous veillez à ce que ces documents respectent les normes rédactionnelles et les procédures en vigueur.

En outre, vous assurez la coordination avec les différents services administratifs, en particulier en lien étroit avec l’assistante du Directeur Général des Services. De cette manière, vous facilitez la communication entre les services pour garantir une bonne circulation de l’information.

En ce qui concerne l’accueil physique, vous gérez les rendez-vous des membres du cabinet, en veillant à ce que les visiteurs soient reçus dans les meilleures conditions.

Par ailleurs, vous rédigez les comptes-rendus des réunions du cabinet, en synthétisant les échanges et en mettant en avant les décisions prises et les actions à mener.

En cas de besoin, vous prenez en charge ponctuellement les missions du secrétariat particulier du Maire en cas d’absences, de congés ou de nécessité de service, assurant ainsi une continuité du travail.

En ce qui concerne le suivi des dossiers, vous veillez au respect des échéances pour les dossiers en cours, en relançant les services concernés si nécessaire pour éviter les retards. De plus, vous assurez la constitution des dossiers du jour pour le Directeur de Cabinet et le Maire, en vous assurant que toutes les informations nécessaires sont disponibles et organisées de manière claire.

En ce qui concerne les ressources humaines, vous gérez le suivi des congés des membres du cabinet, en veillant à ce que les absences soient planifiées de manière à ne pas perturber le fonctionnement du service. De même, vous participez à la planification des entretiens annuels des collaborateurs du cabinet, en coordonnant les disponibilités et en préparant les documents nécessaires. Enfin, vous assurez le suivi administratif des dossiers RH des collaborateurs du cabinet, en veillant à ce que les informations soient à jour et conformes à la réglementation.

En ce qui concerne l’appui au Chef de Cabinet, vous apportez une aide à la gestion des commandes et des dépenses du cabinet, en veillant à ce que les procédures soient respectées. De plus, vous assurez le suivi des budgets alloués aux événements et aux déplacements, en contrôlant les dépenses et en alertant en cas de dépassement.

Enfin, vous participez à la préparation et à la coordination des événements municipaux, en veillant à ce que tous les aspects logistiques soient pris en compte. De même, vous apportez un appui à l’organisation des déplacements officiels et des visites, en préparant les itinéraires, les hébergements et les documents nécessaires. En outre, vous assurez le suivi logistique des réunions et des interventions du Maire, en veillant à ce que tout soit prêt pour leur bon déroulement.