Un assistant ou une assistante de direction 793-25
Offre n° O093250205000761
Publiée le 05/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements. Il gère un parc de 6,5 millions de mètres carrés.
La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature ainsi que leur exécution financière, les logements de fonction des EPLE. Elle a la charge du suivi des obligations fiscales liées à la gestion du domaine des lycées (foncier, établissements logements) et celles liées à la mise en œuvre des projets.
Vous participez, auprès du directeur et du directeur adjoint de la performance, notamment à la gestion administrative et logistique, ainsi qu’à la coordination et à la communication de la direction.
La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature ainsi que leur exécution financière, les logements de fonction des EPLE. Elle a la charge du suivi des obligations fiscales liées à la gestion du domaine des lycées (foncier, établissements logements) et celles liées à la mise en œuvre des projets.
Vous participez, auprès du directeur et du directeur adjoint de la performance, notamment à la gestion administrative et logistique, ainsi qu’à la coordination et à la communication de la direction.
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Gestion administrative et logistique
• Gérer les agendas complexes et mouvants du directeur et du directeur adjoint : planification et suivi des rendez-vous, optimisation des emplois du temps (CODIR, COPIL, COPROJ, comités, bilatérales, réunion de direction, entretiens de recrutement, séminaires, point hebdo, dialogue de gestion, réunions avec les partenaires, formations, ateliers…)
• Dispatching des courriers entrants /sortants (papier et Elise)
• Mettre en forme et archiver des documents administratifs : courriers, notes, rapports, présentations.
• Rédiger un flash info du CODIR de la DPBC à destination de l’ensemble des agents
• Création et mise à jour de tableaux de suivi
• Elaboration de rétro planning
• Suivre et coordonner les éléments logistiques : réservation de salles, organisation de déplacements, gestion des fournitures
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
MISSION 2 : Coordination et communication
· Assurer une communication fluide entre la direction et les équipes internes (agents, chefs de service, autres directions du pôle, autres pôles de la RIF, les autres assistantes du pôle et de la Région).
· Faciliter les relations avec les partenaires externes : suivi des correspondances, organisation des échanges et événements.
· Centraliser et diffuser les informations pertinentes pour les différents interlocuteurs.
MISSION 3 : Contribution aux projets transverses
· Apporter un soutien ponctuel à la réalisation des projets pilotés par la direction.
• Gérer les agendas complexes et mouvants du directeur et du directeur adjoint : planification et suivi des rendez-vous, optimisation des emplois du temps (CODIR, COPIL, COPROJ, comités, bilatérales, réunion de direction, entretiens de recrutement, séminaires, point hebdo, dialogue de gestion, réunions avec les partenaires, formations, ateliers…)
• Dispatching des courriers entrants /sortants (papier et Elise)
• Mettre en forme et archiver des documents administratifs : courriers, notes, rapports, présentations.
• Rédiger un flash info du CODIR de la DPBC à destination de l’ensemble des agents
• Création et mise à jour de tableaux de suivi
• Elaboration de rétro planning
• Suivre et coordonner les éléments logistiques : réservation de salles, organisation de déplacements, gestion des fournitures
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
MISSION 2 : Coordination et communication
· Assurer une communication fluide entre la direction et les équipes internes (agents, chefs de service, autres directions du pôle, autres pôles de la RIF, les autres assistantes du pôle et de la Région).
· Faciliter les relations avec les partenaires externes : suivi des correspondances, organisation des échanges et événements.
· Centraliser et diffuser les informations pertinentes pour les différents interlocuteurs.
MISSION 3 : Contribution aux projets transverses
· Apporter un soutien ponctuel à la réalisation des projets pilotés par la direction.
Profils recherchés
· Connaissance de l'organisation, des politiques et de l'environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale
· Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
· Expérience significative en assistanat de direction appréciée
· Capacité à travailler dans la transversalité et dans l’urgence
· Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook, PowerPoint, Teams...) et logiciels régionaux (ELISE, AIRS DELIB, GTA)
· Maîtrise des techniques d'assistanat et de secrétariat de direction
· Maitrise des règles des expressions orale et écrite
· Polyvalence, autonomie, organisation, rigueur
· Fiabilité, disponibilité, discrétion, réactivité
· Respect de la confidentialité
· Capacité de gestion de demandes multiples, sens de l'initiative et de rendre compte
· Excellent relationnel
· Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
· Expérience significative en assistanat de direction appréciée
· Capacité à travailler dans la transversalité et dans l’urgence
· Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook, PowerPoint, Teams...) et logiciels régionaux (ELISE, AIRS DELIB, GTA)
· Maîtrise des techniques d'assistanat et de secrétariat de direction
· Maitrise des règles des expressions orale et écrite
· Polyvalence, autonomie, organisation, rigueur
· Fiabilité, disponibilité, discrétion, réactivité
· Respect de la confidentialité
· Capacité de gestion de demandes multiples, sens de l'initiative et de rendre compte
· Excellent relationnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.