Un assistant ou une assistante de gestion administrative en charge des tiers 849-25
Offre n° O093250205000693
Publiée le 05/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements. Il gère un parc de 6,5 millions de mètres carrés.
La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les logements de fonction des EPLE, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature. À la suite d’une réorganisation des services, la direction de la performance assure la gestion de l’ensemble de la commande publique du pôle. Une sous-direction des marchés est ainsi créée au sein de la direction de la performance. Cette sous-direction assurera l’exécution de l’ensemble de la commande publique du pôle (environ 12 000 actes d’achats par an) en plus d’accompagner la direction de la commande publique (positionnée dans un pôle support de la collectivité) sur la passation des procédures formalisées et d’une partie des MAPA (le solde étant sous contrôle de la sous-direction). Elle comprendra une 50aine d’agents et sera composée de deux services : un service de l’administration des marchés ; un service de l’exécution des marchés. Le fonctionnement de la sous-direction est sous-tendu par un nouveau système d’information permettant la gestion de l’exécution des marchés, accompagné par un guide des procédures du pôle Lycées, dès à présent rédigé, comportant un important volet commande publique.
La sous-direction doit à tout moment permettre l’activité opérationnelle et, dans toute la mesure du possible, proposer des solutions aux difficultés de toute nature qui peuvent intervenir dans le déroulement de cette activité, tout en sécurisant juridiquement le pôle.
Vous êtes en charge des tiers a la charge de la création et de la mise à jour des fiches tiers dans les outils et les contrôles afférents. Vous devez répondre rapidement aux demandes de création à la suite des notifications des marchés ou en réponse aux demandes ponctuelles.
La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les logements de fonction des EPLE, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature. À la suite d’une réorganisation des services, la direction de la performance assure la gestion de l’ensemble de la commande publique du pôle. Une sous-direction des marchés est ainsi créée au sein de la direction de la performance. Cette sous-direction assurera l’exécution de l’ensemble de la commande publique du pôle (environ 12 000 actes d’achats par an) en plus d’accompagner la direction de la commande publique (positionnée dans un pôle support de la collectivité) sur la passation des procédures formalisées et d’une partie des MAPA (le solde étant sous contrôle de la sous-direction). Elle comprendra une 50aine d’agents et sera composée de deux services : un service de l’administration des marchés ; un service de l’exécution des marchés. Le fonctionnement de la sous-direction est sous-tendu par un nouveau système d’information permettant la gestion de l’exécution des marchés, accompagné par un guide des procédures du pôle Lycées, dès à présent rédigé, comportant un important volet commande publique.
La sous-direction doit à tout moment permettre l’activité opérationnelle et, dans toute la mesure du possible, proposer des solutions aux difficultés de toute nature qui peuvent intervenir dans le déroulement de cette activité, tout en sécurisant juridiquement le pôle.
Vous êtes en charge des tiers a la charge de la création et de la mise à jour des fiches tiers dans les outils et les contrôles afférents. Vous devez répondre rapidement aux demandes de création à la suite des notifications des marchés ou en réponse aux demandes ponctuelles.
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : assurer la création des fiches tiers privés et publics
• Créer les tiers dans les outils SI
· S’assurer de la parfaite qualité et complétude des informations qui y figurent
· Procéder aux contrôles de probité au titre des outils et conformément à la norme ISO 37001
MISSION 2 : assurer le suivi de la base tiers et procéder à sa mise à jour pour garantir la sécurité des opérations financières
• En lien étroit avec la direction de la comptabilité, procéder aux contrôles périodiques sur la base des tiers et vérifier les informations qui s’y trouvent
• Le cas échéant, procéder aux mises à jour
• Procéder périodiquement à l’information de la direction de la comptabilité quant aux contrôles effectués.
• Créer les tiers dans les outils SI
· S’assurer de la parfaite qualité et complétude des informations qui y figurent
· Procéder aux contrôles de probité au titre des outils et conformément à la norme ISO 37001
MISSION 2 : assurer le suivi de la base tiers et procéder à sa mise à jour pour garantir la sécurité des opérations financières
• En lien étroit avec la direction de la comptabilité, procéder aux contrôles périodiques sur la base des tiers et vérifier les informations qui s’y trouvent
• Le cas échéant, procéder aux mises à jour
• Procéder périodiquement à l’information de la direction de la comptabilité quant aux contrôles effectués.
Profils recherchés
Connaissances : Notions de droit public • Connaissances générales sur le fonctionnement d’une collectivité locale et de son environnement institutionnel • Comptabilité publique • Systèmes d’information financiers
Qualité relationnelle • Capacité à rédiger une correspondance administrative • Capacité à instruire et à rendre un avis • Capacité à répondre rapidement à une demande
Autonomie • Esprit d’équipe • Réactivité • Rigueur
Qualité relationnelle • Capacité à rédiger une correspondance administrative • Capacité à instruire et à rendre un avis • Capacité à répondre rapidement à une demande
Autonomie • Esprit d’équipe • Réactivité • Rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.