Gestionnaire accueil citoyen (h/f) - Experte / Expert Etat civil
Offre n° O093250204000990
Publiée le 04/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
IFSE attractif
Descriptif de l'emploi
Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, vous partagez votre travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier état civil de niveau 3.
Vous êtes polyvalent. A ce titre, vous avez en charge la gestion et le traitement des dossiers d’affaires générales et militaires ainsi que de l’état-civil. Vous partagez votre temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.
Vous êtes polyvalent. A ce titre, vous avez en charge la gestion et le traitement des dossiers d’affaires générales et militaires ainsi que de l’état-civil. Vous partagez votre temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2 :
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)
Gestion de la GRC :
• Démarches familles
• Démarches citoyennes
Affaires générales :
• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques
Etat civil :
• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes
Famille :
• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.
Affaires militaires
• Recevoir et instruire les recensements citoyens
Experte / Expert métier Etat Civil de niveau 3 :
Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office
• Recevoir et instruire des demandes d’attestation d’accueil, de certificats d’hérédité, de certificat de célibat et de parrainage civil
• Gérer les actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès et transcriptions des décès)
• Assurer la mise à jour des registres (avis de mention marginale de décès, de naissance, de mariage etc.)
• Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de livrets de familles
• Instruire des demandes CERT : Notaires, INSEE et inter-Mairie sur COMEDEC
• Instruire les dossiers de mariage
• Instruire es demandes de publications de bans (spéciales et hors commune)
• Instruire les dossiers de demandes de changement de prénom, de changement de nom (mise en concordance et filiation), de déclaration conjointe de changement de nom et de rectifications d’état civil
• Instruire et signer les dossiers de conclusion, modification et dissolution de PACS
• Participer aux signalements en remontant de manière étayée les suspicions de fraude dans le cadre d’une reconnaissance ou d’un projet de mariage
• Traiter les demandes d’actes parvenant par courrier, Espace Citoyen et au guichet
• Participer à la correction, des extraits avec filiation pour COMEDEC
• Dresser les requêtes mensuelles
• Etablir les tableaux trimestriels des recensements citoyens pour transmission au CSN
• Transmettre selon périodicité définie les données à l’ARS (certificats médicaux de décès) et à la Préfecture (titres républicains et titres de séjour)
Effectuer d’autres tâches ponctuelles :
• Participation à la célébration des mariages et des parrainages civils en semaine et le samedi par roulement
• Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles
• Gestion de l’archivage
• Gestion de la préparation de l’ouverture et de la fermeture annuelle des registres d’état civil
Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2 :
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)
Gestion de la GRC :
• Démarches familles
• Démarches citoyennes
Affaires générales :
• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques
Etat civil :
• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes
Famille :
• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.
Affaires militaires
• Recevoir et instruire les recensements citoyens
Experte / Expert métier Etat Civil de niveau 3 :
Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office
• Recevoir et instruire des demandes d’attestation d’accueil, de certificats d’hérédité, de certificat de célibat et de parrainage civil
• Gérer les actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès et transcriptions des décès)
• Assurer la mise à jour des registres (avis de mention marginale de décès, de naissance, de mariage etc.)
• Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de livrets de familles
• Instruire des demandes CERT : Notaires, INSEE et inter-Mairie sur COMEDEC
• Instruire les dossiers de mariage
• Instruire es demandes de publications de bans (spéciales et hors commune)
• Instruire les dossiers de demandes de changement de prénom, de changement de nom (mise en concordance et filiation), de déclaration conjointe de changement de nom et de rectifications d’état civil
• Instruire et signer les dossiers de conclusion, modification et dissolution de PACS
• Participer aux signalements en remontant de manière étayée les suspicions de fraude dans le cadre d’une reconnaissance ou d’un projet de mariage
• Traiter les demandes d’actes parvenant par courrier, Espace Citoyen et au guichet
• Participer à la correction, des extraits avec filiation pour COMEDEC
• Dresser les requêtes mensuelles
• Etablir les tableaux trimestriels des recensements citoyens pour transmission au CSN
• Transmettre selon périodicité définie les données à l’ARS (certificats médicaux de décès) et à la Préfecture (titres républicains et titres de séjour)
Effectuer d’autres tâches ponctuelles :
• Participation à la célébration des mariages et des parrainages civils en semaine et le samedi par roulement
• Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles
• Gestion de l’archivage
• Gestion de la préparation de l’ouverture et de la fermeture annuelle des registres d’état civil
Profils recherchés
Etre titulaire de la fonction publique territoriale
• Formation d’Officier d’état-civil
• Formation d’accueil du public
Connaissances :
• Bonne connaissance du code civil
• Très bonne maitrise de l’orthographe
• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français
Compétences techniques :
• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent
• Utilisation du gestionnaire de file d’attente
• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)
• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique
• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches
• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet
• Utilisation de COMEDEC et de toutes les plateformes étatiques dédiées (hubee, pastel bises, MaJDC, Maileva et service public)
• Respect strict du formalisme et des procédures
Compétences comportementales :
• Discrétion, rigueur, autonomie
• Esprit d’équipe
• Goût pour le contact humain
• Sens du service public
• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue
• Formation d’Officier d’état-civil
• Formation d’accueil du public
Connaissances :
• Bonne connaissance du code civil
• Très bonne maitrise de l’orthographe
• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français
Compétences techniques :
• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent
• Utilisation du gestionnaire de file d’attente
• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)
• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique
• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches
• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet
• Utilisation de COMEDEC et de toutes les plateformes étatiques dédiées (hubee, pastel bises, MaJDC, Maileva et service public)
• Respect strict du formalisme et des procédures
Compétences comportementales :
• Discrétion, rigueur, autonomie
• Esprit d’équipe
• Goût pour le contact humain
• Sens du service public
• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.