Un assistant ou une assistante de gestion administrative 393
Offre n° O093250113000878
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
e CESER est la deuxième assemblée régionale, il regroupe 190 représentants de la société civile désignés par le préfet de Région pour un mandat de 6 ans.
Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d’« avis » sur ses principaux schémas d’orientation. Véritable laboratoire d’idées, il offre une voix et un visage à la société civile d’Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions.
Sous l'autorité du secrétaire général, l’assistant ou l'assistante assure le suivi administratif des commissions
L’objectif visé est, en relation avec les chargés.de mission, d’accompagner le fonctionnement des commissions du CESER dans leur vie institutionnelle et dans leurs différents projets en respectant les délais.l’assistant ou l'assistante assure le suivi administratif des commissions
Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d’« avis » sur ses principaux schémas d’orientation. Véritable laboratoire d’idées, il offre une voix et un visage à la société civile d’Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions.
Sous l'autorité du secrétaire général, l’assistant ou l'assistante assure le suivi administratif des commissions
L’objectif visé est, en relation avec les chargés.de mission, d’accompagner le fonctionnement des commissions du CESER dans leur vie institutionnelle et dans leurs différents projets en respectant les délais.l’assistant ou l'assistante assure le suivi administratif des commissions
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : organisation de la vie des commissions
- Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Préparer, mettre à jour et transmettre les trombinoscopes des conseillers aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence
- Gérer l’espace des commissions dans SharePoint (versement des travaux des commissions, des agendas, trombinoscope, salle de réunion etc.).
- Se coordonner avec l’équipe du pôle productions et le secrétariat de la présidente pour les auditions
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
MISSION 2 : Gestion du calendrier des instances
- Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé des différentes instances (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
MISSION 3 : organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission
- Créer un dossier numérique du déplacement.
- Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence.
- Relancer les conseillers.
- Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la listes des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.).
- S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).
- Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.
- Assurer un reporting régulier au chargé de mission.
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
- Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Préparer, mettre à jour et transmettre les trombinoscopes des conseillers aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence
- Gérer l’espace des commissions dans SharePoint (versement des travaux des commissions, des agendas, trombinoscope, salle de réunion etc.).
- Se coordonner avec l’équipe du pôle productions et le secrétariat de la présidente pour les auditions
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
MISSION 2 : Gestion du calendrier des instances
- Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé des différentes instances (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
MISSION 3 : organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission
- Créer un dossier numérique du déplacement.
- Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence.
- Relancer les conseillers.
- Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la listes des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.).
- S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).
- Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.
- Assurer un reporting régulier au chargé de mission.
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe
Profils recherchés
Excellente maîtrise du pack office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook).
· Capacité d'analyse, de reporting, d'organisation et d'anticipation.
· Pratique des outils numériques de travail collaboratif
· Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs.
· Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel de la Région.
· Qualités rédactionnelles, aisance à l’oral.
· Aime travailler en équipe
· Organisé et réactif
· Une première pratique d’InDesign serait un plus.
· Capacité d'analyse, de reporting, d'organisation et d'anticipation.
· Pratique des outils numériques de travail collaboratif
· Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs.
· Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel de la Région.
· Qualités rédactionnelles, aisance à l’oral.
· Aime travailler en équipe
· Organisé et réactif
· Une première pratique d’InDesign serait un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Adresse de l'employeur
Conseil Régional d'Ile de France
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.