Assistant de direction (h/f)
Offre n° O093241120000651
Publiée le 20/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique et solidaire de 18 000 habitants (surclassée 20 à 40 000 habitants avec un quartier politique de la ville) et 350 agents, le Pré Saint -Gervais vous séduira par sa dimension à taille humaine tout en étant au cœur des grands enjeux de la Métropole (Membre du Territoire Est Ensemble de plus de 400 000 habitants et limitrophe de la ville de Paris, dont le Maire est 2ème Vice-président en charge des politiques d'aménagement).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie du Pré Saint-Gervais, 84 bis rue André Joineau - BP 104, Le Pré-Saint-Gervais (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice hygiène et restauration logistique, vous assurez la gestion administrative et financière de la direction et travaillez en transversalité avec les différents secteurs de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la gestion administrative de la direction :
- Assurer le secrétariat de la direction (réunion, comptes-rendus, courrier, rédaction de procédures internes, réservation des écoles, etc.) ;
- Assurer l’interface avec le service Enseignement Famille/Usagers et Petite Enfance sur la partie restauration et entretien des écoles ;
- Générer les plannings de travail des agents du service, élaborés en lien avec la coordinatrice hygiène ainsi que le/la coordinateur/trice gardiennage/Logistique et le responsable/la responsable adjointe du service ;
- Assurer le recensement et le suivi des demandes et passage des différents commandes ;
- Mettre en place des tableaux de bord de suivi et de contrôle.
Gestion financière de la direction et suivi des marchés publics :
- Etablir les bons de commande et assurer le suivi de la facturation ;
- Participer à l’élaboration et suivi du budget de la direction ;
- Assurer le suivi analytique des données liées aux différents marchés en lien avec le responsable adjoint ;
- Assurer l’interface avec l’ensemble des prestataires ;
- Assurer un appui sur le suivi et contrôle des consommables et produits d’entretien de chaque école - Passer les commandes auprès du prestataire ;
- Assurer le suivi et le contrôle de la qualité de l’entretien des bâtiments communaux en lien avec le prestataire et les services concernés.
Participer à l’amélioration de la qualité du service rendu et aux projets de service :
- Participer à l’établissement du diagnostic annuel des projets de fonctionnement des secteurs Hygiène Restauration Logistique ;
- Interroger régulièrement les procédures internes et évaluation les écarts ;
- Participer à l’élaboration du plan d’action visant à améliorer les modalités de fonctionnement du service et les conditions de travail des agents.
- Assurer le secrétariat de la direction (réunion, comptes-rendus, courrier, rédaction de procédures internes, réservation des écoles, etc.) ;
- Assurer l’interface avec le service Enseignement Famille/Usagers et Petite Enfance sur la partie restauration et entretien des écoles ;
- Générer les plannings de travail des agents du service, élaborés en lien avec la coordinatrice hygiène ainsi que le/la coordinateur/trice gardiennage/Logistique et le responsable/la responsable adjointe du service ;
- Assurer le recensement et le suivi des demandes et passage des différents commandes ;
- Mettre en place des tableaux de bord de suivi et de contrôle.
Gestion financière de la direction et suivi des marchés publics :
- Etablir les bons de commande et assurer le suivi de la facturation ;
- Participer à l’élaboration et suivi du budget de la direction ;
- Assurer le suivi analytique des données liées aux différents marchés en lien avec le responsable adjoint ;
- Assurer l’interface avec l’ensemble des prestataires ;
- Assurer un appui sur le suivi et contrôle des consommables et produits d’entretien de chaque école - Passer les commandes auprès du prestataire ;
- Assurer le suivi et le contrôle de la qualité de l’entretien des bâtiments communaux en lien avec le prestataire et les services concernés.
Participer à l’amélioration de la qualité du service rendu et aux projets de service :
- Participer à l’établissement du diagnostic annuel des projets de fonctionnement des secteurs Hygiène Restauration Logistique ;
- Interroger régulièrement les procédures internes et évaluation les écarts ;
- Participer à l’élaboration du plan d’action visant à améliorer les modalités de fonctionnement du service et les conditions de travail des agents.
Profils recherchés
Titulaire d’un Bac+2, vous justifiez d’une solide expérience dans le domaine du secrétariat de direction et maitrisez les outils bureautiques.
Vous êtes doté-e de capacités rédactionnelles, avec un sens du relationnel et du travail en équipe, des capacités d’analyse et de synthèse.
Des connaissances de base de la commande publique et de Ciril finance seront un plus.
Vous êtes doté-e de capacités rédactionnelles, avec un sens du relationnel et du travail en équipe, des capacités d’analyse et de synthèse.
Des connaissances de base de la commande publique et de Ciril finance seront un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149427300
Informations complémentaires
La collectivité offre des conditions d'emplois attrayantes tant en termes de rémunération que d'actions sociales :
Rémunération statutaire - Régime indemnitaire - Prime de fin d'année - CET monétisé - participation mutuelle et titres restaurant - CNAS - Moments de convivialité et proximité.
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire , 2ème Vice-Président d'Est Ensemble directement sur recrutement@villedupre (indiquer en objet l'intitulé du poste + votre nom et prénom).
Rémunération statutaire - Régime indemnitaire - Prime de fin d'année - CET monétisé - participation mutuelle et titres restaurant - CNAS - Moments de convivialité et proximité.
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire , 2ème Vice-Président d'Est Ensemble directement sur recrutement@villedupre (indiquer en objet l'intitulé du poste + votre nom et prénom).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.