Assistant de direction (h/f)
Offre n° O093241016000687
Publiée le 16/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 rue Emile Auxerre, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
17/12/2024
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'agent est chargé du secrétariat de la direction du CCAS et travaille en étroite collaboration avec la directrice.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat de la direction :
• Assurer l’accueil téléphonique
• Renseigner les services sur les disponibilités sur l’agenda du Directeur
• S’assurer du respect des procédures suivantes :
- Ordre de mission,
- Numéros d’arrêtés,
- Signature de courriers
- Bon pour reprographie
• Frappe du courrier - des décisions – des délibérations et télétransmission des actes
• Organiser les réunions – commission cohésion sociale– réunion responsables de structures
- Réserver les salles
- Envoyer les convocations et les documents
- Préparer les pochettes de réunions
• Assurer la gestion du courrier :
- Trier et Répartir entre les services
- Classer et organiser les revues, magazines, courriers
- Gérer les demandes de campagnes d’information
• Passer les commandes de fournitures de bureau, enveloppes, ramettes de papier, cartouches, magazines et les faire livrer dans les différents services. Gérer le budget y afférents par service.
• Prendre en note et rédiger les comptes rendus des réunions des responsables de structures ou autres réunions comme le conseil d’administration par exemple
• S’occuper de l’archivage des dossiers de la direction en lien avec le service des archives
• Télétransmettre les actes en préfecture
• Gérer l’organisation et l’envoi des documents en lien avec le conseil d’administration
• Référent informatique
• Rédiger les notes de service pour les projets portés par la direction
Gestion de divers projets :
• Coordination du dispositif BB sur roues
• Animation et suivi de la gestion de protection des données du CCAS
• Gestion du dossier canicule avec la remise à jour chaque année des différents documents (planning des astreintes, procédure…)
Assurer des missions diverses :
• Gérer les congés des responsables de structure
• Administrer les dossiers des stagiaires en lien avec la DRH et établir des statistiques sur leur nombre
• Déclarations SACEM pour les événements
• Préparation du calendrier des évènements du CCAS
• Réception cartons d’invitations – tracts – notes de services pour manifestations dans les 3 clubs pour suivi reprographie – signature et envoi
• Etablir la liste d’invités pour des manifestations ou inaugurations diverses et envoyer les invitations
• Assurer l’accueil téléphonique
• Renseigner les services sur les disponibilités sur l’agenda du Directeur
• S’assurer du respect des procédures suivantes :
- Ordre de mission,
- Numéros d’arrêtés,
- Signature de courriers
- Bon pour reprographie
• Frappe du courrier - des décisions – des délibérations et télétransmission des actes
• Organiser les réunions – commission cohésion sociale– réunion responsables de structures
- Réserver les salles
- Envoyer les convocations et les documents
- Préparer les pochettes de réunions
• Assurer la gestion du courrier :
- Trier et Répartir entre les services
- Classer et organiser les revues, magazines, courriers
- Gérer les demandes de campagnes d’information
• Passer les commandes de fournitures de bureau, enveloppes, ramettes de papier, cartouches, magazines et les faire livrer dans les différents services. Gérer le budget y afférents par service.
• Prendre en note et rédiger les comptes rendus des réunions des responsables de structures ou autres réunions comme le conseil d’administration par exemple
• S’occuper de l’archivage des dossiers de la direction en lien avec le service des archives
• Télétransmettre les actes en préfecture
• Gérer l’organisation et l’envoi des documents en lien avec le conseil d’administration
• Référent informatique
• Rédiger les notes de service pour les projets portés par la direction
Gestion de divers projets :
• Coordination du dispositif BB sur roues
• Animation et suivi de la gestion de protection des données du CCAS
• Gestion du dossier canicule avec la remise à jour chaque année des différents documents (planning des astreintes, procédure…)
Assurer des missions diverses :
• Gérer les congés des responsables de structure
• Administrer les dossiers des stagiaires en lien avec la DRH et établir des statistiques sur leur nombre
• Déclarations SACEM pour les événements
• Préparation du calendrier des évènements du CCAS
• Réception cartons d’invitations – tracts – notes de services pour manifestations dans les 3 clubs pour suivi reprographie – signature et envoi
• Etablir la liste d’invités pour des manifestations ou inaugurations diverses et envoyer les invitations
Profils recherchés
Etre titulaire d'un bac dans le domaine du secrétariat.
Connaissances :
• Maîtrise de l’orthographe
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique
Compétences techniques :
• Maîtrise de l’outil informatique
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
Compétences comportementales :
• Être rigoureux et organisé
• Avoir le sens de l’écoute et du contact
• Être patient
• Être diplomate
• Être discret
• Disponible
Connaissances :
• Maîtrise de l’orthographe
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique
Compétences techniques :
• Maîtrise de l’outil informatique
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels
Compétences comportementales :
• Être rigoureux et organisé
• Avoir le sens de l’écoute et du contact
• Être patient
• Être diplomate
• Être discret
• Disponible
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer un CV et une lettre de motivation à l'attention de Monsieur Le Maire à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.