Un Assistant ou une Assistante de direction générale 15251-24
Offre n° O093240927001503
Publiée le 27/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
26/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistance de la direction générale du pôle
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Assurer la gestion globale d'assistance du pôle
1.1 Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du Pôle
1.1 Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements de la DGA, de ses adjoints et de ses chefs de service, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus.
1.3 Planification de réunions
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
2.1 Tenue de l'agenda électronique de la DGA et de ses adjoints
2.2 Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques.
2.3 Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs. Renseigner les applications informatiques de son périmètre.
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
3.1 Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle.
3.2 Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre la DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle.
3.3 Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
3.4 Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON.
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
1.1 Suivi des absences pour l'ensemble du POLE ICRP
1.2 Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
2.1 Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
2.2 Accueil des visiteurs
1.1 Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du Pôle
1.1 Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements de la DGA, de ses adjoints et de ses chefs de service, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus.
1.3 Planification de réunions
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
2.1 Tenue de l'agenda électronique de la DGA et de ses adjoints
2.2 Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques.
2.3 Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs. Renseigner les applications informatiques de son périmètre.
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
3.1 Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle.
3.2 Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre la DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle.
3.3 Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
3.4 Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON.
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
1.1 Suivi des absences pour l'ensemble du POLE ICRP
1.2 Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
2.1 Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
2.2 Accueil des visiteurs
Profils recherchés
Connaissance :
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
- Compétences rédactionnelles
Savoir-faire relationnel :
- Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
- Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
- Disponibilité et ponctualité
- Sens du dialogue et l'écoute
- Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
- Compétences rédactionnelles
Savoir-faire relationnel :
- Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
- Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
- Disponibilité et ponctualité
- Sens du dialogue et l'écoute
- Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.