Les missions du poste
Accueil Physique et téléphonique de la direction :
- Assurer le premier accueil : Renseigner les habitants ou acteurs venant ou
appelant le service ;
- Réorienter vers les membres de l'équipe, d'autres directions, ou services à la
population (administratifs ou associatifs).
Gestion administrative :
- Gestion des mails de la directrice quotidiennement : établir une priorisation des
mails reçus, suivi quotidien avec la directrice. Assurer les réponses aux demandes de
rdv, de réunions avec gestion directe de son agenda ;
- Organisation des réunions partenariales : à la demande de tous les membres de
la direction, répondre sur leurs disponibilités, mettre des options dans leurs agendas à
partir des demandes des acteurs, des partenaires, des services exprimés par mail, par
tél ou en direct ; Stabilisation des agendas en réunion d'équipe et confirmation de leurs
participations par mail ;
Elaboration des rétroplannings et des réunions avec les élus :
- Actualisation auprès du SG et Cabinet du Maire des calendriers de la collectivité.
Veiller au respect des dates limites de transmission intégrant le temps de
validation de la Directrice ;
- Elaboration du rétroplanning des commissions récurrentes des aides financières ;
- Elaboration des calendriers annuels de réunions avec les élus à la vie associative
et à la démocratie participative.
Enregistrer et confirmer les réservations du Centre ressources et de toutes
salles en gestion de la direction notamment à destination des associations ou des
collectifs d'habitants ;
Réorienter les demandes de réservation de salles en gestion des autres services de la
collectivité (Evènementiels, Service culturel, Service des sports, PRE, DPE...) réservation
du Centre ressources ;
- Elaboration des actes administratifs courants et des conventions
partenariales, de mises à disposition de toute la direction :
- Elaboration des actes administratifs courants pour tous les membres de la
direction : délibération, décision, arrêtés.... Actualisation annuelle des visas et
considérants, des mises en formes de ces actes auprès du service juridique. Travail
en transversalité avec les membres de la direction afin de disposer du contenu des
actes à rédiger.
- Elaboration des conventions de mises à disposition liées aux aides indirectes ou
aux aides financières en lien avec l'Animatrice du Pôle de la vie associative et
animation des quartiers ;
- Elaboration des conventions partenariales.
- Gestion des courriers entrant et sortant sur Maarch, gestion des parapheurs, des
bons de commande, de travaux :
- Gestion de la plateforme dématérialisée des courriers Maarch : Réorientation des
courriers en suivi. Recensement, relance et suivi des réponses à formuler. Veille du
respect des dates butoirs. Rédaction des courriers réponses le cas échéant et des
courriers spontanés à rédiger et validation intermédiaire par l'Animatrice du Pôle
de la vie associative et animation des quartiers puis de la Directrice.
- Enregistrement des courriers entrant et sortant, suivi des parapheurs...
- numérisation-enregistrement et envoi aux destinataires.
Mise à jour de tous les tableaux de suivi, répertoires, documents administratifs des
associations...
Gestion comptable :
- Suivi hebdomadaire avec les Finances et des engagements de la direction :
- Suivi hebdomadaire de la comptabilité sur la base des tableaux transmis par les
finances. Comparaison et interpellation de la directrice en cas de discordances avec
le tableau de suivi comptable élaboré par les membres de la direction ;
- Suivi des consignes de la Directrice, pour actualiser le tableau de suivi interne à la
direction et renseigner les supports dématérialisés sur Ciril pour engager les lignes
financières ;
- Vérification et suivi avec le service Finances des subventions accordées tout au
long de l'année, des loyers et charges, des dépenses en prestations...
- Suivi mensuel avec la directrice à organiser.
Participation à l'animation de la direction :
- Participation aux réunions d'équipe hebdomadaire et rédaction des relevés de
décisions et des répartitions des tâches. Introduction des réunions par le rappel
des décisions, report de ce qui n'a pas pu être traité sur la réunion suivante ;
- Encadrement des stagiaires ;
- Organisation de l'archivage annuelle : vérifier l'organisation du contenu des
boites d'archivages, les étiqueter puis les transmettre au service des archives.