Assistant de DGA 964-24 H/F
Offre n° O093240927000431
Publiée le 27/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
26/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Appuyer la DGA dans l'organisation de son activité au quotidien (tenue de l'agenda, préparation des dossiers, organisation des déplacements, etc...).
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Appuyer la DGA dans l'organisation son activité quotidienne
1.1
Tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, orientation téléphonique des partenaires extérieurs dans les services du PFPA
1.2
Préparation et mise à jour des dossiers pour chaque rendez-vous, suivi des demandes
1.3
Organisation des réunions impliquant la DGA (réservation de salles, etc.) et préparation de ses déplacements (réservation de véhicules, etc.)
MISSION 2 : Assurer la gestion documentaire de la DGA du PFPA
2.1
Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise); organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents Classement et archivage des documents papiers et numériques.
2.2
Saisie de courriers, notes, comptes-rendus de réunions.
2.3
Classement et archivage des dossiers de la DGA Mise à jour de la base de contacts de la DGA
MISSION 3 : Rassembler les documents nécessaires à la préparation des Commissions (thématiques, permanentes, etc.) et du Conseil régional
3.1
Constituer le dossier de la DGA pour chaque commission thématique / permanente (rapports, notes de présentation).
3.2
Envoyer à la DGS les réponses aux notes des pôles fonctionnels
3.3
Suivre les réponses aux amendements
MISSION 4 : Assistante du Directeur, adjoint à la DGA
1.1
Tenue de l'agenda, organisation de réunions
1.2
Suivi des demandes faites aux directions du pôles
1.3
MISSION 5 : Travail en réseau avec d'autres interlocuteurs du PFPA et au-delà
2.1
Appuyer les directions du Pôle dans l'organisation des rendez-vous, centraliser les demandes et les retours faits au PFPA
2.2
Coordination au quotidien avec les autres assistantes de direction du PFPA, les assistantes des VP et des conseillers du Cabinet
1.1
Tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, orientation téléphonique des partenaires extérieurs dans les services du PFPA
1.2
Préparation et mise à jour des dossiers pour chaque rendez-vous, suivi des demandes
1.3
Organisation des réunions impliquant la DGA (réservation de salles, etc.) et préparation de ses déplacements (réservation de véhicules, etc.)
MISSION 2 : Assurer la gestion documentaire de la DGA du PFPA
2.1
Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise); organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents Classement et archivage des documents papiers et numériques.
2.2
Saisie de courriers, notes, comptes-rendus de réunions.
2.3
Classement et archivage des dossiers de la DGA Mise à jour de la base de contacts de la DGA
MISSION 3 : Rassembler les documents nécessaires à la préparation des Commissions (thématiques, permanentes, etc.) et du Conseil régional
3.1
Constituer le dossier de la DGA pour chaque commission thématique / permanente (rapports, notes de présentation).
3.2
Envoyer à la DGS les réponses aux notes des pôles fonctionnels
3.3
Suivre les réponses aux amendements
MISSION 4 : Assistante du Directeur, adjoint à la DGA
1.1
Tenue de l'agenda, organisation de réunions
1.2
Suivi des demandes faites aux directions du pôles
1.3
MISSION 5 : Travail en réseau avec d'autres interlocuteurs du PFPA et au-delà
2.1
Appuyer les directions du Pôle dans l'organisation des rendez-vous, centraliser les demandes et les retours faits au PFPA
2.2
Coordination au quotidien avec les autres assistantes de direction du PFPA, les assistantes des VP et des conseillers du Cabinet
Profils recherchés
Connaissance :
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance ou appétence pour l'apprentissage de l'utilisation des applications GTA, ELISE, GESCAR
- Capacité à travailler dans la transversalité
- Compétences rédactionnelles
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance ou appétence pour l'apprentissage de l'utilisation des applications GTA, ELISE, GESCAR
- Capacité à travailler dans la transversalité
- Compétences rédactionnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.