Responsable assistanat de direction et comptable (h/f)
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Offre n° O093240805001009
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
04/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent travaille en étroite collaboration avec la Directrice des ressources humaines et assure son secrétariat.
Il a également en charge la gestion comptable de l’ensemble de la Direction, la gestion des absences pour raisons syndicales et l’organisation des instances paritaires.
L’agent manage également l’activité de l’agent d’accueil de la Direction.
Il a également en charge la gestion comptable de l’ensemble de la Direction, la gestion des absences pour raisons syndicales et l’organisation des instances paritaires.
L’agent manage également l’activité de l’agent d’accueil de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat de la Directrice des ressources humaines
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Directrice des ressources humaines
- Gérer l’agenda de la Directrice
- Réaliser des compte-rendu, des notes et des courriers
- Organiser et suivre des réunions
- Archivage de courriers et de dossiers
Management de l’agent d’accueil de la DRH
- Encadrer l’agent (congés, entretien annuel…)
- Fixer des objectifs annuels et tenir des tableaux de bord de l’activité
- Accompagner l’agent dans sa montée en compétence et expertise
- Veiller à la bonne gestion du courrier
Gestion comptable et facturation de la Direction (chapitre 011)
- Assurer le suivi comptable et la facturation sur l’ensemble du chapitre 011 de la DRH en lien avec les services
- Réaliser des synthèses budgétaires régulières
Gestion des absences syndicales et organisation des instances paritaires
- Gestion et suivi des demandes d’autorisation d’absence des représentants syndicaux
- Organiser et suivre les instances paritaires locales : CST (Comité Social Territorial) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail :
o Elaborer le rétro-planning
o Réaliser les convocations aux instances et réunions préparatoires
o Participer à la préparation du dossier en lien avec la Directrice
o Assurer son envoi numérique et physique aux membres
o Réaliser les relevés de décisions et les compte-rendu
o En assurer leur publication et leur affichage
Rôles de référent pour la Direction
- Référent auprès de la DSI sut toutes les demandes informatiques
- Référent auprès de la Direction des bâtiments pour toutes les demandes de travaux et intervention (logiciel E-Atal)
Organisation de la JANA (Journée Annuelle des Nouveaux Arrivés)
- Réserver la salle et prévoir son installation
- Participer à l’élaboration de l’ordre du jour
- Inviter les différents intervenants
- Identifier et convier les nouveaux arrivés
- Organiser la visite de la Ville
- Organiser le buffet
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Directrice des ressources humaines
- Gérer l’agenda de la Directrice
- Réaliser des compte-rendu, des notes et des courriers
- Organiser et suivre des réunions
- Archivage de courriers et de dossiers
Management de l’agent d’accueil de la DRH
- Encadrer l’agent (congés, entretien annuel…)
- Fixer des objectifs annuels et tenir des tableaux de bord de l’activité
- Accompagner l’agent dans sa montée en compétence et expertise
- Veiller à la bonne gestion du courrier
Gestion comptable et facturation de la Direction (chapitre 011)
- Assurer le suivi comptable et la facturation sur l’ensemble du chapitre 011 de la DRH en lien avec les services
- Réaliser des synthèses budgétaires régulières
Gestion des absences syndicales et organisation des instances paritaires
- Gestion et suivi des demandes d’autorisation d’absence des représentants syndicaux
- Organiser et suivre les instances paritaires locales : CST (Comité Social Territorial) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail :
o Elaborer le rétro-planning
o Réaliser les convocations aux instances et réunions préparatoires
o Participer à la préparation du dossier en lien avec la Directrice
o Assurer son envoi numérique et physique aux membres
o Réaliser les relevés de décisions et les compte-rendu
o En assurer leur publication et leur affichage
Rôles de référent pour la Direction
- Référent auprès de la DSI sut toutes les demandes informatiques
- Référent auprès de la Direction des bâtiments pour toutes les demandes de travaux et intervention (logiciel E-Atal)
Organisation de la JANA (Journée Annuelle des Nouveaux Arrivés)
- Réserver la salle et prévoir son installation
- Participer à l’élaboration de l’ordre du jour
- Inviter les différents intervenants
- Identifier et convier les nouveaux arrivés
- Organiser la visite de la Ville
- Organiser le buffet
Profils recherchés
Etre titulaire d'un baccalauréat secrétariat ou équivalent.
Connaissances :
- Maîtriser l’orthographe
- Connaître le fonctionnement administratif des services municipaux
- Connaître le fonctionnement des organismes paritaires
Compétences techniques :
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Outlook
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d’accueil
Compétences comportementales :
- Etre rigoureux
- Etre autonome
- Etre réactif
- Savoir s’organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler en équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre pédagogue
Connaissances :
- Maîtriser l’orthographe
- Connaître le fonctionnement administratif des services municipaux
- Connaître le fonctionnement des organismes paritaires
Compétences techniques :
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Outlook
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d’accueil
Compétences comportementales :
- Etre rigoureux
- Etre autonome
- Etre réactif
- Savoir s’organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler en équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
- Etre pédagogue
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Adresse de l'employeur
Rosny-sous-Bois
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.