Assistant de cabinet (h/f)
Offre n° O093240722000202
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
LA VILLE DES LILAS
23 000 habitants, 650 agents
Commune de la Seine-Saint-Denis, à proximité immédiate de Paris
Bénéficiant d'un réseau dense de transport (métro ligne 11, périphérique, accès aux principales autoroutes)
23 000 habitants, 650 agents
Commune de la Seine-Saint-Denis, à proximité immédiate de Paris
Bénéficiant d'un réseau dense de transport (métro ligne 11, périphérique, accès aux principales autoroutes)
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LES LILAS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
DEFINITION DU METIER :
Sous la responsabilité directe du ou de la direct.eur.rice de cabinet et sous la coordination du ou de la chef.fe de cabinet, l’assistant.e de direction est chargé.e du suivi du travail quotidien du cabinet en apportant une aide permanente au Maire et aux collaborateurs de cabinet en termes d’organisation.
L’assitant.e de direction est chargé.e de la gestion de l’agenda du Maire, de la planification de réunions et de l’organisation de réceptions et d’évènements municipaux en lien avec les collaborateurs de cabinet, les élus et les services.
Il.elle a la responsabilité de l’accueil téléphonique et physique du cabinet, la transmission des messages importants, le traitement, le classement et la répartition du courrier, la rédaction et la mise en forme de courriers, la préparation des dossiers supports pour les réunions du Maire et des collaborateurs.
Sous la responsabilité directe du ou de la direct.eur.rice de cabinet et sous la coordination du ou de la chef.fe de cabinet, l’assistant.e de direction est chargé.e du suivi du travail quotidien du cabinet en apportant une aide permanente au Maire et aux collaborateurs de cabinet en termes d’organisation.
L’assitant.e de direction est chargé.e de la gestion de l’agenda du Maire, de la planification de réunions et de l’organisation de réceptions et d’évènements municipaux en lien avec les collaborateurs de cabinet, les élus et les services.
Il.elle a la responsabilité de l’accueil téléphonique et physique du cabinet, la transmission des messages importants, le traitement, le classement et la répartition du courrier, la rédaction et la mise en forme de courriers, la préparation des dossiers supports pour les réunions du Maire et des collaborateurs.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES TECHNIQUES :
• Accueil téléphonique et physique
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Gestion du courrier
• Gestion des moyens généraux à destination du cabinet et des élus (fournitures, bons de commande, notes de frais…)
ACTIVITES SPECIFIQUES :
• Organisation de la vie professionnelle du Maire et gestion d’agenda
• Travail en transversalité
• Organisation et planification de réunions, d’évènements et de réceptions
• Interface entre les élus, l’administration, les administrés et les partenaires institutionnels
• Accueil téléphonique et physique
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Gestion du courrier
• Gestion des moyens généraux à destination du cabinet et des élus (fournitures, bons de commande, notes de frais…)
ACTIVITES SPECIFIQUES :
• Organisation de la vie professionnelle du Maire et gestion d’agenda
• Travail en transversalité
• Organisation et planification de réunions, d’évènements et de réceptions
• Interface entre les élus, l’administration, les administrés et les partenaires institutionnels
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance avec le ou la Maire et les membres du cabinet
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
SAVOIRS (CONNAISSANCES) :
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail (gestion des priorités, des urgences et des imprévus).
• Organiser les déplacements professionnels de l’élu.e
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels
SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :
• Esprit de synthèse et sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens des relations humaines
• Discrétion
• Autonomie
• Réactivité et disponibilité
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance avec le ou la Maire et les membres du cabinet
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
SAVOIRS (CONNAISSANCES) :
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail (gestion des priorités, des urgences et des imprévus).
• Organiser les déplacements professionnels de l’élu.e
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels
SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :
• Esprit de synthèse et sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens des relations humaines
• Discrétion
• Autonomie
• Réactivité et disponibilité
Contact
Contact
0180609004
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 96 rue de Paris
93260 LES LILAS
ou par courrier électronique : recrutement@leslilas.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 96 rue de Paris
93260 LES LILAS
ou par courrier électronique : recrutement@leslilas.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.