Assisant de direction (h/f)
Offre n° O093240703001211
Publiée le 03/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville-Préfecture du département de la Seine-Saint-Denis, Bobigny est façonnée par 20 siècles d'histoire, comme le laisse deviner son important patrimoine archéologique, architectural et artistique. En plein renouvellement, notre collectivité témoigne d'un regain d'activité et d'un nouveau dynamisme, porté par des évolutions urbaines importantes et son intégration dans la métropole du Grand Paris. Aujourd'hui un nouveau regard se porte sur notre ville !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BOBIGNY CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
01/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistante de direction apporte une aide permanente au Directeur d’activité, au niveau de l’organisation de la vie de la Direction, du traitement et de la diffusion d’informations, de la construction de dossier.
Elle participe à la gestion administrative de la direction, apporte une aide permanente au directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Elle participe à la gestion administrative de la direction, apporte une aide permanente au directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et orienter ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques ;
- Traitement et diffusion d’informations :
- Coordonner la gestion du courrier/parapheurs entrants et sortants ;
- Encadrer le classement et l’archivage de dossier
- Constitution et suivi de dossiers :
- Alimenter des tableaux de bord de suivi ;
- Traiter les procédures d’engagements financiers liées à l’activité de la direction ;
- Traitement des ordres de mission
- Saisie/mise en forme et transmission de mémoires, délibérations et décisions ;
- Organisation de la vie de la direction :
- Assurer les commandes de matériels et fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.
- Gestion des congés des cadres,
- Organisation des réunions de service
- Réserver/installer la salle ; mettre en place les réunions en ligne (Zoom ou équivalent) ;
- Réaliser des convocations de réunions ;
- Préparer les dossiers de réunion
- Réaliser des comptes-rendus ;
- Gestion communication inter cadre
- Alimenter l’intranet
- Gestion de l’agenda du directeur
- Accueillir et orienter ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques ;
- Traitement et diffusion d’informations :
- Coordonner la gestion du courrier/parapheurs entrants et sortants ;
- Encadrer le classement et l’archivage de dossier
- Constitution et suivi de dossiers :
- Alimenter des tableaux de bord de suivi ;
- Traiter les procédures d’engagements financiers liées à l’activité de la direction ;
- Traitement des ordres de mission
- Saisie/mise en forme et transmission de mémoires, délibérations et décisions ;
- Organisation de la vie de la direction :
- Assurer les commandes de matériels et fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.
- Gestion des congés des cadres,
- Organisation des réunions de service
- Réserver/installer la salle ; mettre en place les réunions en ligne (Zoom ou équivalent) ;
- Réaliser des convocations de réunions ;
- Préparer les dossiers de réunion
- Réaliser des comptes-rendus ;
- Gestion communication inter cadre
- Alimenter l’intranet
- Gestion de l’agenda du directeur
Profils recherchés
Statut de la fonction publique territoriale et textes réglementaires; connaissances du fonctionnement de l’administration communale; maîtrise des outils bureautiques; qualité rédactionnelle; qualités relationnelles; discrétion et confidentialité; sens des relations humaines, capacité d’écoute et empathie; autonomie dans l’organisation du travail; disponibilité, adaptabilité, réactivité; sens du service public; être force de proposition pour répondre aux besoins exprimés.
Contact
Contact
0141609393
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX
ou par courriel à : ville-de-bobigny.219013568@applicount.com
Monsieur le Maire
Mairie
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX
ou par courriel à : ville-de-bobigny.219013568@applicount.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.