A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Épinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi...).

Au sein de la Direction de l’Innovation Sociale rattachée au Pôle Services aux Habitants et Innovation Sociale, le ou l’assistant.e a pour mission principale d’assurer le secrétariat du directeur.trice et le suivi administratif et financier de la direction, en lien avec les secrétariats des deux services « Développement local » et « Inclusion sociale » et en étroite collaboration avec le secrétariat général du pôle. Il/elle contribue au bon fonctionnement et à la coordination de la direction par son implication et sa participation à la dynamique collective en termes de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités…… Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.

Activités principales

Domaine des ressources humaines

En lien avec les 2 assistants de service, assurer la remontée des données RH auprès du secrétariat général du
pôle et actualiser les tableaux de bord de la direction

Domaine des finances

En coordination avec les services, assurer la remontée des données financières et comptables à l’échelle du pôle,
auprès du secrétariat général du pôle,
Assister le.a directeur.rice de l’innovation sociale et les chef.fe de service dans l’élaboration budgétaire
en coordination avec le secrétariat général du pôle qui pilote ces aspects financiers :
Vérifier la validité des pièces administratives et comptables au regard de l’éligibilité des dépenses.
Établir, les tableaux de suivi financier des projets de financements extérieurs,
Gérer le dépôt des demandes de financements (plateformes Internet et papier), à partir des éléments fournis par le
responsable projet référent,
Assurer le suivi administratif de ces dossiers de financements extérieurs et notamment la constitution de dossiers relatifs
aux bilans et contrôles,
vérifier la validité des pièces administratives et comptables au regard de l’éligibilité des dépenses.

Domaine des assemblées

En lien avec les 2 secrétaires de service, assurer le relai sur le suivi de Air délibération


Domaine de la gestion administrative de la direction

Recevoir, traiter et diffuser les informations utiles aux agents,
Réaliser des travaux de bureautique (mise à jour de tableaux, du chrono, rédaction de courrier et mails,
organiser des réunions, gérer l’agenda, suivre des appels téléphoniques quand il y a transferts …)
Rédiger et mettre en forme différents types de documents en respectant la charte graphique : courriers, notes,
comptes-rendus,…
Assurer la fonction de binôme avec un.e l’assistant(e) dotn le poste est à déterminer ainsi que la secrétaire du
service Recherche, enseignement supérieur.
Tenir l’agenda électronique du/de la directeur.trice en appréciant et gérant les urgences et en organisant les
priorités
Préparer les parapheurs et suivre leur retour
Organiser des déplacements du.de la directeur.rice
Préparer les documents nécessaires à la tenue des réunions

Domaine de la veille

Assurer en lien avec le service documentation une veille sur les différents sujets concernés par la direction
Assurer en lien avec le secrétariat général du pôle et le service des ressources extérieures une veille sur les
différents financements mobilisables




Activités occasionnelles

Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du-de la Responsable

Savoirs

Connaissance des statuts de la fonction publique
Maîtrise des procédures administratives et financières



Savoir-faire

Maîtrise des outils comptables et connaissance en financements extérieurs
Qualités rédactionnelles, prise de notes
Maitrise des outils informatiques et bureautiques


Savoir- être

Sens de l’organisation et capacité à hiérarchiser les tâches
Qualités relationnelles, d’écoute, discrétion
Réactivité
Prise d’initiative, dynamisme,
Autonomie, rigueur
Sens du service public
Capacité à travailler en équipe
Ponctualité

Temps complet : quotitéde travail annuel : 1607 Heures