Assistant de direction pour la Directrice Générale des Services (h/f)
Offre n° O093240619000357
Publiée le 19/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Vaujours, Ville de près de 9 000 habitants située dans le département de la Seine-Saint-Denis et membre de l'EPT Grand Paris-Grand Est, bénéficie d'un cadre de vie attractif et boisé avec la proximité du Parc de la Poudrerie et à la limite de la zone urbanisée de la région parisienne.
Desservie par le RER B et la Nationale 3, la Ville connait un fort dynamisme urbain et de nombreux projets avec la perspective d'atteindre plus de 10 000 habitants dans les prochaines années.
Vivre ensemble, urbanisme, qualité de vie, modernisation, constructions neuves et rénovations d'équipements constituent les principaux axes du mandat en cours.
Ancrée dans un environnement à forts enjeux de développement, la Ville inscrit sa démarche et son action dans une forte proximité aux habitants et d'efficacité de son action publique.
Desservie par le RER B et la Nationale 3, la Ville connait un fort dynamisme urbain et de nombreux projets avec la perspective d'atteindre plus de 10 000 habitants dans les prochaines années.
Vivre ensemble, urbanisme, qualité de vie, modernisation, constructions neuves et rénovations d'équipements constituent les principaux axes du mandat en cours.
Ancrée dans un environnement à forts enjeux de développement, la Ville inscrit sa démarche et son action dans une forte proximité aux habitants et d'efficacité de son action publique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VAUJOURS
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
18/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de Vaujours recherche un.e assistant.e de direction pour sa Direction Générale des Services.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous serez chargé.e de lui apporter une aide permanente de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez l'interface avec les élus, les services et directions de la collectivité et les différents partenaires extérieurs.
Vous favorisez le traitement et la circulation des informations.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous serez chargé.e de lui apporter une aide permanente de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez l'interface avec les élus, les services et directions de la collectivité et les différents partenaires extérieurs.
Vous favorisez le traitement et la circulation des informations.
Missions / conditions d'exercice
- Gestion de l'agenda et prise des rendez-vous de la DGS en fonction des priorités
- Réception, filtration et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques après analyse des contenus
- Respect les délais
- Planification, préparation et organisation des réunions de la DGS : rédaction des ordres du jour, transmission de documents préparatoires, constitution des fonds de dossiers, organisation matérielle, prise de notes et rédaction et diffusion des comptes rendus
- Rédaction de notes de synthèse et de correspondances à partir de documents compilés ou de consignes orales et manuscrites, recherche d'informations et d'interlocuteurs
- Rédaction des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité
- Gestion des parapheurs de signatures (vérification de la présentation, de respect de la charte graphique...)
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion de la commande de fournitures de bureau et des stocks
- Gestion des demandes d’emplacement de cirques ( recueil et suivi des demandes, élaboration des réponses en concertation avec les services intervenants)
- Participation à la dynamique engagée dans une logique de travail en pole administratif en vue de la continuité de service (transmissions, création d’outils communs, mutualisation en cas d’urgences et de temps forts, relais internes lors des absences d’un.e assistant.e…).
- Participation à l'organisation des commissions et conseils municipaux ainsi que de la dématérialisation des actes
Activités annexes :
Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal ...)
CONDITIONS GÉNÉRALES DE TRAVAIL
- Temps complet 37 heure 30 (25 CA + 14 RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + CIA
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Politique active de formation des agents
- Prise de poste : 01/09/2024
- Réception, filtration et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques après analyse des contenus
- Respect les délais
- Planification, préparation et organisation des réunions de la DGS : rédaction des ordres du jour, transmission de documents préparatoires, constitution des fonds de dossiers, organisation matérielle, prise de notes et rédaction et diffusion des comptes rendus
- Rédaction de notes de synthèse et de correspondances à partir de documents compilés ou de consignes orales et manuscrites, recherche d'informations et d'interlocuteurs
- Rédaction des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité
- Gestion des parapheurs de signatures (vérification de la présentation, de respect de la charte graphique...)
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion de la commande de fournitures de bureau et des stocks
- Gestion des demandes d’emplacement de cirques ( recueil et suivi des demandes, élaboration des réponses en concertation avec les services intervenants)
- Participation à la dynamique engagée dans une logique de travail en pole administratif en vue de la continuité de service (transmissions, création d’outils communs, mutualisation en cas d’urgences et de temps forts, relais internes lors des absences d’un.e assistant.e…).
- Participation à l'organisation des commissions et conseils municipaux ainsi que de la dématérialisation des actes
Activités annexes :
Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal ...)
CONDITIONS GÉNÉRALES DE TRAVAIL
- Temps complet 37 heure 30 (25 CA + 14 RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + CIA
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Politique active de formation des agents
- Prise de poste : 01/09/2024
Profils recherchés
- Niveau de formation minimum BAC+2 dans le domaine du secrétariat/assistance de direction, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire
- Bonne connaissance de l'environnement territorial
- Parfaite maîtrise de la dactylographie et des outils informatiques
- Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse
- Capacité d’organisation, d'anticipation et de priorisation des tâches
- Capacité d'autonomie et de rigueur
- Grande disponibilité et adaptabilité, liées aux obligations/nécessités de service
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Capacité d'animation de réunions, qualité relationnelle, et être force de propositions
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
- Bonne connaissance de l'environnement territorial
- Parfaite maîtrise de la dactylographie et des outils informatiques
- Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse
- Capacité d’organisation, d'anticipation et de priorisation des tâches
- Capacité d'autonomie et de rigueur
- Grande disponibilité et adaptabilité, liées aux obligations/nécessités de service
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Capacité d'animation de réunions, qualité relationnelle, et être force de propositions
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Contact
Contact
0148619675
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par courriel à recrutementrh@ville-vaujours.fr
ou par courrier à :
Monsieur le Maire
Mairie
20 rue Alexandre Boucher
93410 VAUJOURS
ou par courrier à :
Monsieur le Maire
Mairie
20 rue Alexandre Boucher
93410 VAUJOURS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.