Assistant administratif à la Direction Générale des Services (h/f)
Offre n° O093240619000226
Publiée le 19/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Vaujours, Ville de près de 9 000 habitants située dans le département de la Seine-Saint-Denis et membre de l'EPT Grand Paris-Grand Est, bénéficie d'un cadre de vie attractif et boisé avec la proximité du Parc de la Poudrerie et à la limite de la zone urbanisée de la région parisienne.
Desservie par le RER B et la Nationale 3, la Ville connait un fort dynamisme urbain et de nombreux projets avec la perspective d'atteindre plus de 10 000 habitants dans les prochaines années.
Vivre ensemble, urbanisme, qualité de vie, modernisation, constructions neuves et rénovations d'équipements constituent les principaux axes du mandat en cours.
Ancrée dans un environnement à forts enjeux de développement, la Ville inscrit sa démarche et son action dans une forte proximité aux habitants et d'efficacité de son action publique.
Desservie par le RER B et la Nationale 3, la Ville connait un fort dynamisme urbain et de nombreux projets avec la perspective d'atteindre plus de 10 000 habitants dans les prochaines années.
Vivre ensemble, urbanisme, qualité de vie, modernisation, constructions neuves et rénovations d'équipements constituent les principaux axes du mandat en cours.
Ancrée dans un environnement à forts enjeux de développement, la Ville inscrit sa démarche et son action dans une forte proximité aux habitants et d'efficacité de son action publique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VAUJOURS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de Vaujours recherche un.e assistant.e administrat.if.ive pour sa direction générale des Services. Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'organisation des assemblées municipales, et vous veillez à la conformité juridique des différents actes administratifs. Vous gérez également les portefeuilles d’assurances, d’autorisation de stationnement des taxis.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Pour le Secrétariat général :
- Appui à la rédaction d’arrêtés décisions et délibérations
- Transmission au contrôle de légalité des arrêtés, des décisions et des délibérations (télétransmission, notification, publication, affichage)
- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés (sommaire, reliure, archivage)
- Traitement des demandes de communication de documents administratifs
- Mise à jour des tableaux de bord et de suivi nécessaires à l'activité du service
- Classement et archivage des dossiers
- Participation au projet de la dématérialisation des actes
- Participation à la dynamique engagée dans une logique de travail en pole administratif en vue de la continuité de service (transmissions, création d’outils communs, mutualisation en cas d’urgences et de temps forts, relais internes lors des absences d’un.e assistant.e…).
Pour la vie des Assemblées :
- Organisation des séances du Conseil municipal et des commissions permanentes de la collectivité (réservation/préparation de la salle, ordres du jours, convocations, présences/absences, vérification du quorum, recueil des dossiers des services, envoi des dossiers aux élus, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux)
- Suivi de la procédure administrative relative aux actes administratifs (notamment le recueil de l’ensemble des décisions prises par les services) et leur rendu exécutoire
Pour les assurances :
- Déclaration et suivi de sinistres (courriers, rapports, expertises) auprès des assureurs
- Gestion des dossiers de demandes de reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle en lien avec la Préfecture et les administrés
- Établissement de tableaux de bord et suivi de la sinistralité
- Enregistrement, diffusion et suivi des contraventions
- Assistance à la souscription d'avenants et au renouvellement des marchés d'assurances
Pour la gestion de demandes d’emplacement de taxis :
- Recueil et suivi des demandes
- Elaboration des réponses et des actes réglementaires
Pour le suivi des dossiers de contentieux :
- Elaboration d’outils de suivi favorisant des reportings réguliers et le respect de délais de réponse
- Rédaction de synthèses de situations
- Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal …)
CONDITIONS GÉNÉRALES DE TRAVAIL
- Temps complet (25 CA + 14 RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Politique active de formation des agents
- Prise de poste : 01/07/2024
Pour le Secrétariat général :
- Appui à la rédaction d’arrêtés décisions et délibérations
- Transmission au contrôle de légalité des arrêtés, des décisions et des délibérations (télétransmission, notification, publication, affichage)
- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés (sommaire, reliure, archivage)
- Traitement des demandes de communication de documents administratifs
- Mise à jour des tableaux de bord et de suivi nécessaires à l'activité du service
- Classement et archivage des dossiers
- Participation au projet de la dématérialisation des actes
- Participation à la dynamique engagée dans une logique de travail en pole administratif en vue de la continuité de service (transmissions, création d’outils communs, mutualisation en cas d’urgences et de temps forts, relais internes lors des absences d’un.e assistant.e…).
Pour la vie des Assemblées :
- Organisation des séances du Conseil municipal et des commissions permanentes de la collectivité (réservation/préparation de la salle, ordres du jours, convocations, présences/absences, vérification du quorum, recueil des dossiers des services, envoi des dossiers aux élus, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux)
- Suivi de la procédure administrative relative aux actes administratifs (notamment le recueil de l’ensemble des décisions prises par les services) et leur rendu exécutoire
Pour les assurances :
- Déclaration et suivi de sinistres (courriers, rapports, expertises) auprès des assureurs
- Gestion des dossiers de demandes de reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle en lien avec la Préfecture et les administrés
- Établissement de tableaux de bord et suivi de la sinistralité
- Enregistrement, diffusion et suivi des contraventions
- Assistance à la souscription d'avenants et au renouvellement des marchés d'assurances
Pour la gestion de demandes d’emplacement de taxis :
- Recueil et suivi des demandes
- Elaboration des réponses et des actes réglementaires
Pour le suivi des dossiers de contentieux :
- Elaboration d’outils de suivi favorisant des reportings réguliers et le respect de délais de réponse
- Rédaction de synthèses de situations
- Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal …)
CONDITIONS GÉNÉRALES DE TRAVAIL
- Temps complet (25 CA + 14 RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Politique active de formation des agents
- Prise de poste : 01/07/2024
Profils recherchés
PROFIL, COMPETENCES ET SAVOIR-ETRE
- Niveau de formation minimum BAC+2 dans le domaine du secrétariat/assistance de direction/juridique, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire
- Bonne connaissance de l'environnement territorial
- Parfaite maîtrise de la dactylographie et des outils informatiques
- Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse
- Capacité d’organisation, d'anticipation et de priorisation des tâches
- Capacité d'autonomie et de rigueur
- Grande disponibilité et adaptabilité, liées aux obligations/nécessités de service
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Capacité d'animation de réunions, qualité relationnelle, et être force de propositions
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
- Niveau de formation minimum BAC+2 dans le domaine du secrétariat/assistance de direction/juridique, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire
- Bonne connaissance de l'environnement territorial
- Parfaite maîtrise de la dactylographie et des outils informatiques
- Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse
- Capacité d’organisation, d'anticipation et de priorisation des tâches
- Capacité d'autonomie et de rigueur
- Grande disponibilité et adaptabilité, liées aux obligations/nécessités de service
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Capacité d'animation de réunions, qualité relationnelle, et être force de propositions
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Contact
Contact
0148619675
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par courriel à recrutementrh@ville-vaujours.fr
ou par courrier à :
Monsieur le Maire
Mairie
20 rue Alexandre Boucher
93410 VAUJOURS
ou par courrier à :
Monsieur le Maire
Mairie
20 rue Alexandre Boucher
93410 VAUJOURS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.