Assistant administratif (h/f)
Offre n° O093240607001091
Publiée le 07/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
06/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’agent est chargé d’assister la Directrice pour le bon fonctionnement de la Direction du Foncier & de l’urbanisme réglementaire en assurant une mission appuyée d’assistant de direction. En complément de cette mission principale, il mène une mission d’accompagnement administratif spécifique auprès des services droit des sols & foncier & remplace l’agent d’accueil ponctuellement.
Missions / conditions d'exercice
ASSISTANTE DE DIRECTION :
- Diffusion & communication des informations à l’ensemble de l’équipe
- Travail de secrétariat : Courriers, compte-rendus de réunion, documents divers/ Tableaux excel/ Tenue des chrono courriers Ville-GPGE/ Réalisation de présentations powerpoint
- Constitution des dossiers (notamment de la CAU) - Classement- Archivage
- Elaboration & tenue de tableaux de bord pour les dossiers fonciers & transversaux à la Direction
- Organisation des réunions, des permanences d’enquête…
- Rédaction de compte-rendus de réunion/ relevés de décision
- Mises à jour de la documentation de la Direction
- Au besoin & ponctuellement, commande de fournitures & demandes de travaux dans les locaux de l’Annexe
ACCOMPAGNEMENT ADMINISTRATIF DEDIE :
TÂCHES DEDIEES AU DROIT DES SOLS
- Enregistrement double dans le logiciel Métier + fichier excel des demandes des Certificats d’Urbanisme arrivées via la plateforme GNAU ou par courriers / Impression des documents & numérotation des demandes
- Au retour des CU signés, complétude du fichier excel avec les dates de signature et d’envoi. Numérisation des documents pour envoi par mail ou via le Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme si CU dématérialisé
- Demandes de recherches de PC … auprès du service des Archives selon les demandes des notaires, des administrés ou des services communaux/ Numérisation ou reprographie de documents + envoi
TÂCHES DEDIEES AU FONCIER
- Enregistrement des Déclarations d’Intention d’Aliéner sur le registre papier/ Contrôle de la complétude & exactitude des données/ Vérification systématique des alignements
- Rédaction des demandes de pièces (courriels-courriers)
- Préparation des fiches d’ instruction sur le Logiciel Métiers/ Envoi aux notaires + tenue registre
- Enregistrement – vérification & traitement des déclarations de cessions de bail commercial ou fonds de commerce
- Gestion de l’ensemble des demandes & réponses aux courriels des adresses génériques : droit des sols & foncier
REMPLACEMENT A L’ACCUEIL & AU STANDARD :
- Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique de l’Annexe lorsque l’agent d’accueil est absent.
- Renseigner & répondre aux premières demandes des personnes
- Filtrer les entrées & les appels téléphoniques/ Prendre les messages
- Sérier les urgences
- Diffusion & communication des informations à l’ensemble de l’équipe
- Travail de secrétariat : Courriers, compte-rendus de réunion, documents divers/ Tableaux excel/ Tenue des chrono courriers Ville-GPGE/ Réalisation de présentations powerpoint
- Constitution des dossiers (notamment de la CAU) - Classement- Archivage
- Elaboration & tenue de tableaux de bord pour les dossiers fonciers & transversaux à la Direction
- Organisation des réunions, des permanences d’enquête…
- Rédaction de compte-rendus de réunion/ relevés de décision
- Mises à jour de la documentation de la Direction
- Au besoin & ponctuellement, commande de fournitures & demandes de travaux dans les locaux de l’Annexe
ACCOMPAGNEMENT ADMINISTRATIF DEDIE :
TÂCHES DEDIEES AU DROIT DES SOLS
- Enregistrement double dans le logiciel Métier + fichier excel des demandes des Certificats d’Urbanisme arrivées via la plateforme GNAU ou par courriers / Impression des documents & numérotation des demandes
- Au retour des CU signés, complétude du fichier excel avec les dates de signature et d’envoi. Numérisation des documents pour envoi par mail ou via le Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme si CU dématérialisé
- Demandes de recherches de PC … auprès du service des Archives selon les demandes des notaires, des administrés ou des services communaux/ Numérisation ou reprographie de documents + envoi
TÂCHES DEDIEES AU FONCIER
- Enregistrement des Déclarations d’Intention d’Aliéner sur le registre papier/ Contrôle de la complétude & exactitude des données/ Vérification systématique des alignements
- Rédaction des demandes de pièces (courriels-courriers)
- Préparation des fiches d’ instruction sur le Logiciel Métiers/ Envoi aux notaires + tenue registre
- Enregistrement – vérification & traitement des déclarations de cessions de bail commercial ou fonds de commerce
- Gestion de l’ensemble des demandes & réponses aux courriels des adresses génériques : droit des sols & foncier
REMPLACEMENT A L’ACCUEIL & AU STANDARD :
- Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique de l’Annexe lorsque l’agent d’accueil est absent.
- Renseigner & répondre aux premières demandes des personnes
- Filtrer les entrées & les appels téléphoniques/ Prendre les messages
- Sérier les urgences
Profils recherchés
Compétences ou formation(s) obligatoire(s) :
- Outils bureautiques : word- excel- powerpoint-Outlook & Teams- Planner-Access
Diplôme(s) souhaité(s) :
- Baccalauréat ou BTS de secrétariat ou VAE confirmée
Savoirs :
Connaître l’environnement territorial et notamment l’organisation des services municipaux
Connaissances de base en matière d’autorisations droit des sols & de cadastre ( Division parcellaire-alignements…) + aptitude à les développer
Savoir chercher les données utiles sur Géoportail- VisDGI- SIG de GPGE….
Savoirs faire :
• Maîtriser les outils informatiques : Word – Excel – Outlook- Teams- Planner…
• Etre capable d’utiliser des outils spécifiques VisDGI- SIG de GPGE- Géoprtail….
• Maîtriser les logiciels métier : Droit de cités –et la plateforme de dématérialisation : le GNAU/ Ciril & E- Atal- Planner
• Compétences rédactionnelles
• Goût pour la polyvalence
- Outils bureautiques : word- excel- powerpoint-Outlook & Teams- Planner-Access
Diplôme(s) souhaité(s) :
- Baccalauréat ou BTS de secrétariat ou VAE confirmée
Savoirs :
Connaître l’environnement territorial et notamment l’organisation des services municipaux
Connaissances de base en matière d’autorisations droit des sols & de cadastre ( Division parcellaire-alignements…) + aptitude à les développer
Savoir chercher les données utiles sur Géoportail- VisDGI- SIG de GPGE….
Savoirs faire :
• Maîtriser les outils informatiques : Word – Excel – Outlook- Teams- Planner…
• Etre capable d’utiliser des outils spécifiques VisDGI- SIG de GPGE- Géoprtail….
• Maîtriser les logiciels métier : Droit de cités –et la plateforme de dématérialisation : le GNAU/ Ciril & E- Atal- Planner
• Compétences rédactionnelles
• Goût pour la polyvalence
Contact
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.