Les missions générales du poste d'Assistante de Direction s'articulent autour de pôles d'intervention : La communication, l'organisation, la documentation.

• Assurer les missions d’accueil et de secrétariat de la direction du contrôle de l’urbanisme et de la prévention des risques sanitaires et bâtimentaires.

• Gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses provenant des agents de la direction, des services avec lesquels la direction est amenée à travailler, échanger ou du responsable hiérarchique

3 – MISSIONS
1. Accueillir téléphoniquement et physiquement des administrés et les institutions en lien avec la direction :
- Assurer le pré-accueil des pétitionnaires, identifier leur demande.
- Traiter les contacts des agents de la direction : gestion du planning, filtrage des interlocuteurs ; transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.

2.Répondre aux demandes générales physiques ou téléphoniques concernant :
– La situation au regard des règles en matière de santé, de salubrité et de sécurité publiques ainsi que la communication des documents afférents.
– Les renseignements relatifs aux missions régaliennes de la direction notamment en hygiène de l’habitat.
– La communication des certificats d’hygiène délivrés dans le cadre d’une vente d’un bien privé sur la ville.
3.Assurer l'alimentation des fournitures spécifiques à la direction et des documents en libre accès à l'accueil de la direction notamment :
– La fiche de signalement en hygiène de l’habitat annexée des numéros utiles et du déroulement de la procédure administrative
– La liste des documents à fournir dans le cadre du permis de louer (APML et DML)
4.Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction ; notamment :
– Réceptionner le courrier et l’ensemble des pièces relatives aux dossiers en cours en hygiène de l’habitat et dans le cadre de contrôles en hygiène alimentaire d’un établissement.
– Mettre sous dossiers les diverses demandes et gérer le classement de ces dossiers et veiller à leur archivage, le cas échéant.
– Saisir l'ensemble des données relatives aux insalubrités et périls
– Suivre les transmissions de parapheurs pour signature aux élus
5.Assurer le suivi administratif des missions de la direction, notamment :
– Mettre en forme des supports de réunions conçus par la directrice.
– Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision sur la base de prise de notes de la directrice
– Traiter, exploiter, suivre une partie des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques (contrats ponctuels et marché), tenir à jour plusieurs fichiers).

Compétences :
Relationnelles :

• Civilité, politesse et courtoisie.
• Sens de l’écoute et de la reformulation.
• Diplomatie.
• Discrétion.

D’organisation :

• Rigueur, organisation et méthode.
• Disponibilité vis- à- vis du directeur auprès duquel vous travaillez.

D’adaptation:

• Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail.

Qualités humaines :

• Ouverture d’esprit.
• Sens relationnel et du contact.
• Capacité d’adaptation et flexibilité.
• Dynamisme.
• Réactivité.

Compétences managériales (s’il y a lieu) : Sans objet.

5 - EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
• Dans un poste identique : expérience demandée dans une autre collectivité
• Dans des postes voisins :

6 - CONDITIONS D’ACCÈS
• Diplôme (s) : diplôme de niveau 3ème
• Catégorie hiérarchique : C
• Grade cible : Adjoint administratif
7 - CONDITIONS DE TRAVAIL
• Durée hebdomadaire du travail : 36h30 heures