Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O093240422000214
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Sevran est une ville dynamique, jeune et vivante de 50 000 habitants. La politique municipale est l'amélioration et l'adaptation constante des services publics pour répondre aux besoins des Sevranais, améliorer leur bien-être et le vivre ensemble. Elle a à coeur de porter les valeurs républicaines que sont la laïcité, l'égalité et la solidarité. Avec 2 nouvelles gares du métro du Grand Paris, de vastes espaces verts et ouverts comme le canal de l'Ourcq et le parc forestier de la Poudrerie, une population diversifiée et un riche tissu associatif, elle dispose d'atouts forts pour améliorer le quotidien des Sevranais et œuvrer pour leur avenir. Voilà le projet que portent ensemble les agents de la Ville.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 28 avenue du Général Leclerc, Sevran (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'assistant.e de direction (H/F) travaille en collaboration avec l'ensemble des assistantes administratives de la DGST ( Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable) dans les domaines administratif et comptable. Ses missions seront mutualisées entre la DGST et le directeur de la Maitrise d'ouvrage. L'assistant.e gère les mails (trier, lire, répondre en prenant le soin d'avoir les informations nécessaires), gère les agendas (prise de rendez-vous, réservation de salle), assiste aux différentes réunions (prise de note, saisie des comptes-rendus et diffusion). Suit et valide les congés des agents placés sous la responsabilité de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage.
Missions / conditions d'exercice
1. gérer les mails (trier, lire, répondre en prenant le soin d'avoir les informations nécessaires pour le traitement de ces derniers),
2. tenir à jour les agendas (prise de rendez-vous, réservation de salle),
3. assister aux réunions (prise de note, saisie des comptes-rendus et diffusion),
4. travailler en lien avec l'ensemble des assistantes administratives de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable) dans les domaines administratif et comptable,
5. suivre et valider les congés placés sous la responsabilité de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,
6. faire la saisie de toute la correspondance de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage (courrier, arrêté, délibérations, mails ...),
7. enregistrer les parapheurs de l'ensemble de la DGST, assurer le suivi de ces derniers (circuit de validation et de signature),
8. enregistrer le courrier entrant, faire les courriers réponses, assurer le suivi des signatures et procéder au scan avant l'envoi de ces derniers,
9. travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST,
10. assurer l'accueil téléphonique de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage, travailler avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable),
11. procéder au classement, à l'archivage numérique de toute la correspondance et l'archivage en boîte d'archives de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,
12. être attentive aux différentes demandes qui peuvent émaner des autres services, des riverains, des élus, des différentes administrations (Préfecture, EPT Paris Terre d'Envol,....).
13. préparer les dossiers pour les réunions de la DGST et du Directeur Maîtrise d'Ouvrage (photocopies, mises en pages des documents administratifs et tableurs).
14. faire les ordres de service et les bons de commande si besoin.
2. tenir à jour les agendas (prise de rendez-vous, réservation de salle),
3. assister aux réunions (prise de note, saisie des comptes-rendus et diffusion),
4. travailler en lien avec l'ensemble des assistantes administratives de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable) dans les domaines administratif et comptable,
5. suivre et valider les congés placés sous la responsabilité de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,
6. faire la saisie de toute la correspondance de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage (courrier, arrêté, délibérations, mails ...),
7. enregistrer les parapheurs de l'ensemble de la DGST, assurer le suivi de ces derniers (circuit de validation et de signature),
8. enregistrer le courrier entrant, faire les courriers réponses, assurer le suivi des signatures et procéder au scan avant l'envoi de ces derniers,
9. travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST,
10. assurer l'accueil téléphonique de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage, travailler avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable),
11. procéder au classement, à l'archivage numérique de toute la correspondance et l'archivage en boîte d'archives de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,
12. être attentive aux différentes demandes qui peuvent émaner des autres services, des riverains, des élus, des différentes administrations (Préfecture, EPT Paris Terre d'Envol,....).
13. préparer les dossiers pour les réunions de la DGST et du Directeur Maîtrise d'Ouvrage (photocopies, mises en pages des documents administratifs et tableurs).
14. faire les ordres de service et les bons de commande si besoin.
Profils recherchés
* Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire.
Connaissances requises :
* connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
* connaissance des procédures administrative et comptable,
* connaissance des outils informatique (Libre Office, Atal, Astre, Kdélib,...).
Compétences techniques requises :
* excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations,...),
* bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
* excellente maîtrise de l'orthographe.
Compétences relationnelles :
1. qualité rédactionnelle,
2. discrétion professionnelle,
3. ponctuelle,
4. sérieuse,
5. travail en équipe,
6. fait preuve d'initiative.
Poste :
- Temps de travail :
37 heures sur 5 jours :
du lundi au jeudi :
09 h 00 à 12 h 00 (12 heures) et de 13 h 00 à 17 h 30 (18 heures)
le vendredi :
09 h 00 à 12 h 00 (3 heures) et de 13 h 00 à 17 h 00 (4 heures)
- IFSE : groupe 5 niveau 1 :
-NBI pour les fonctionnaires : 10 points.
* Caractéristiques particulières du poste :
- Travail en bureau.
- Permis B obligatoire.
Poste à pourvoir dès que possible
Connaissances requises :
* connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
* connaissance des procédures administrative et comptable,
* connaissance des outils informatique (Libre Office, Atal, Astre, Kdélib,...).
Compétences techniques requises :
* excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations,...),
* bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
* excellente maîtrise de l'orthographe.
Compétences relationnelles :
1. qualité rédactionnelle,
2. discrétion professionnelle,
3. ponctuelle,
4. sérieuse,
5. travail en équipe,
6. fait preuve d'initiative.
Poste :
- Temps de travail :
37 heures sur 5 jours :
du lundi au jeudi :
09 h 00 à 12 h 00 (12 heures) et de 13 h 00 à 17 h 30 (18 heures)
le vendredi :
09 h 00 à 12 h 00 (3 heures) et de 13 h 00 à 17 h 00 (4 heures)
- IFSE : groupe 5 niveau 1 :
-NBI pour les fonctionnaires : 10 points.
* Caractéristiques particulières du poste :
- Travail en bureau.
- Permis B obligatoire.
Poste à pourvoir dès que possible
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@ville-sevran.fr
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation directement par mail : recrutement@ville-sevran.fr
Monsieur le Maire
Mairie de Sevran
28 avenue du Général Leclerc
93270 SEVRAN
Régime indemnitaire, prime annuelle, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, COS.
Monsieur le Maire
Mairie de Sevran
28 avenue du Général Leclerc
93270 SEVRAN
Régime indemnitaire, prime annuelle, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, COS.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.