Assistant H/F 289-23
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Offre n° O093231101273282
Publiée le 29/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
ST OUEN
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
28/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la mission administrative, l'assistante fournit un appui au DGA, Directeurs, chefs de service dans l'organisation du travail, le secrétariat, l'accueil, le suivi des courriers pour le pôle.
Missions / conditions d'exercice
Assurer les missions d'assistante de direction et de planification pour le DGA, directeurs et chefs de service du Pôle
Suit les agendas électroniques des DGA, Directeurs et chefs de service, organise les réunions réserve les salles, accueille les visiteurs internes et externes, assiste aux réunions des directions et services lors d'organisation d'évènements particuliers
Assiste aux réunions de service de la cellule administrative et prend connaissance de la répartition de travail en fonction du plan de charge de la semaine.
Met à jour les différents supports pour le pôle : contacts, listes téléphoniques, congés Aide au support besoins logistiques du pôle : commande cartes de visite, commandes de fournitures, signalement de dysfonctionnements matériels
Assurer la réception, la diffusion et suivi du courrier du pôle ainsi que des mails des boites fonctionnelles (Contact, DT, ...)
Recueille les courriers entrants, enregistrement, scan et diffusion dans le logiciel Elise Consulte chaque jour les mails reçus sur les boites fonctionnelles et s'assure également que tous les mails sont traités
Modifie les courriers et notes, enregistre, imprime, scanne les documents sortants, les insère dans Elise, s'assure que les courriers entrants reçoivent une réponse et vérifie le retour des courriers sortants. Clôture des courriers traités dans Elise.
Envoi de conventions aux partenaires, notifications, traitement des réponses sur le foncier ferroviaire, etc), courriers d'informations des élus sur les décisions prises en Commission permanente, préparation de publipostage, caducité, BPE.
Assurer toute la préparation des commissions thématiques, permanentes, conseils régionaux
Met à jour les agendas (DGA, directeurs, directrice) dès réception des séances prévues des commissions thématiques, permanentes, conseils régionaux concernant le pôle
Organise des réunions préparatoires avec le DGA, directrice et directeurs une semaine avant la livraison des rapports
Suit les questions et réponses des amendements Prépare les dossiers questions/réponses pour le DGA et le cabinet
Appui au pôle
Mise sous boîte des archives, saisie des bordereaux de versement et gestion des boîtes jusqu'au versement au service des archives. Mise à disposition la documentation du pôle, gère les présentoirs et les bibliothèques, circulation des brochures
Suit les agendas électroniques des DGA, Directeurs et chefs de service, organise les réunions réserve les salles, accueille les visiteurs internes et externes, assiste aux réunions des directions et services lors d'organisation d'évènements particuliers
Assiste aux réunions de service de la cellule administrative et prend connaissance de la répartition de travail en fonction du plan de charge de la semaine.
Met à jour les différents supports pour le pôle : contacts, listes téléphoniques, congés Aide au support besoins logistiques du pôle : commande cartes de visite, commandes de fournitures, signalement de dysfonctionnements matériels
Assurer la réception, la diffusion et suivi du courrier du pôle ainsi que des mails des boites fonctionnelles (Contact, DT, ...)
Recueille les courriers entrants, enregistrement, scan et diffusion dans le logiciel Elise Consulte chaque jour les mails reçus sur les boites fonctionnelles et s'assure également que tous les mails sont traités
Modifie les courriers et notes, enregistre, imprime, scanne les documents sortants, les insère dans Elise, s'assure que les courriers entrants reçoivent une réponse et vérifie le retour des courriers sortants. Clôture des courriers traités dans Elise.
Envoi de conventions aux partenaires, notifications, traitement des réponses sur le foncier ferroviaire, etc), courriers d'informations des élus sur les décisions prises en Commission permanente, préparation de publipostage, caducité, BPE.
Assurer toute la préparation des commissions thématiques, permanentes, conseils régionaux
Met à jour les agendas (DGA, directeurs, directrice) dès réception des séances prévues des commissions thématiques, permanentes, conseils régionaux concernant le pôle
Organise des réunions préparatoires avec le DGA, directrice et directeurs une semaine avant la livraison des rapports
Suit les questions et réponses des amendements Prépare les dossiers questions/réponses pour le DGA et le cabinet
Appui au pôle
Mise sous boîte des archives, saisie des bordereaux de versement et gestion des boîtes jusqu'au versement au service des archives. Mise à disposition la documentation du pôle, gère les présentoirs et les bibliothèques, circulation des brochures
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel. / - Expérience de secrétariat.
Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Savoir évaluer, identifier et circonscrire un besoin. / - Savoir rédiger des documents et pièces administratives.
- Savoir choisir et appliquer les procédures appropriées. / - Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, ELISE)
- Savoir organiser son travail en fonction d'un calendrier contraint lors des Commissions thématiques, permanentes et conseils régionaux
Savoir-être :
- Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle. / - Sens des relations humaines et esprit d'équipe
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, adaptabilité. / - Autonomie
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel. / - Expérience de secrétariat.
Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Savoir évaluer, identifier et circonscrire un besoin. / - Savoir rédiger des documents et pièces administratives.
- Savoir choisir et appliquer les procédures appropriées. / - Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, ELISE)
- Savoir organiser son travail en fonction d'un calendrier contraint lors des Commissions thématiques, permanentes et conseils régionaux
Savoir-être :
- Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle. / - Sens des relations humaines et esprit d'équipe
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, adaptabilité. / - Autonomie
Contact
Contact
0153855385
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.