Assistant de direction des services techniques Spécificités liées à la Direction de l'espace Public (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093230601060829
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place du 11 novembre 1918, Clichy-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction des services techniques et sous l'autorité de la directrice des
espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
- Accueil physique, numérique et téléphonique
- Organisation des agendas et réunion
- Prise de note et compte rendu
- Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEPMT
- Situation de modération aux services techniques
espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
- Accueil physique, numérique et téléphonique
- Organisation des agendas et réunion
- Prise de note et compte rendu
- Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEPMT
- Situation de modération aux services techniques
Missions / conditions d'exercice
Les missions du poste
Spécificités liées au Poste DEPMT :
L'agent bénéficie d'une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des
tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes
du pôle.
- Concours Maisons Fleuries : organisation du concours, du circuit, remise
des diplômes et distribution des prix.
- Mise à jour des listes de concessionnaires.
- Gestion des arrêtés et décisions municipales : établit les actes
réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de
la Direction.
- Etablissement des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie
sur instruction de la Direction.
- Etablissement pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires
des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs
communaux.
Missions communes aux Assistantes DST
Travaux bureautique secrétariat DEPMT :
- Accueil téléphonique et orientation.
- Prise de note et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu.
- Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers " départs "
des ST.
- Classement dans le classeur chrono général des courriers ST.
- Suivi des Tell my city.
- Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles -
convocations - rappel de réunions.
- Gestion de la messagerie électronique commune aux ST.
- Gestion et transmission de l'information.
- Classement et archivage de documents.
- Rédaction d'actes administratifs, suivi et notification.
- Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux
sollicitations si possible.
- Renseignements et informations services internes, information par courrier
électronique.
- Gestion des congés et absences : mise à jour du planning.
- Suivi de l'affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.
L'agent bénéficie d'une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches
prédéfinies, et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l'assistante DPB.
Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)
- Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH.
- Rédaction de courriers sur MAARCH.
- Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin.
- Modérateur du logiciel " Tell My City ".
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent (appels
téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si
possible.
- Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins.
- Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux
" entrants " pour suivi des mains courantes et courriers signalés.
- Saisie informatique de bon de commande au besoin.
- Suivi tableau des courriers signalés en interne.
- Distribution des sacs de déchets verts.
- Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins.
- Remise et suivi des cartes de carburant.
- Tenue du cahier d'appel.
Spécificités liées au Poste DEPMT :
L'agent bénéficie d'une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des
tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes
du pôle.
- Concours Maisons Fleuries : organisation du concours, du circuit, remise
des diplômes et distribution des prix.
- Mise à jour des listes de concessionnaires.
- Gestion des arrêtés et décisions municipales : établit les actes
réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de
la Direction.
- Etablissement des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie
sur instruction de la Direction.
- Etablissement pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires
des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs
communaux.
Missions communes aux Assistantes DST
Travaux bureautique secrétariat DEPMT :
- Accueil téléphonique et orientation.
- Prise de note et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu.
- Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers " départs "
des ST.
- Classement dans le classeur chrono général des courriers ST.
- Suivi des Tell my city.
- Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles -
convocations - rappel de réunions.
- Gestion de la messagerie électronique commune aux ST.
- Gestion et transmission de l'information.
- Classement et archivage de documents.
- Rédaction d'actes administratifs, suivi et notification.
- Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux
sollicitations si possible.
- Renseignements et informations services internes, information par courrier
électronique.
- Gestion des congés et absences : mise à jour du planning.
- Suivi de l'affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.
L'agent bénéficie d'une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches
prédéfinies, et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l'assistante DPB.
Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)
- Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH.
- Rédaction de courriers sur MAARCH.
- Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin.
- Modérateur du logiciel " Tell My City ".
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent (appels
téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si
possible.
- Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins.
- Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux
" entrants " pour suivi des mains courantes et courriers signalés.
- Saisie informatique de bon de commande au besoin.
- Suivi tableau des courriers signalés en interne.
- Distribution des sacs de déchets verts.
- Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins.
- Remise et suivi des cartes de carburant.
- Tenue du cahier d'appel.
Profils recherchés
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement territorial, Connaissance générale de
l'organisation de la collectivité,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Organisation de réunions,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
- Connaissance des règles de maîtrise d'ouvrage public et des marchés publics,
- Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
- Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
- Capacité d'analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique,
- Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
- Capacité à rendre compte - Capacité à communiquer et faire preuve de
pédagogie,
- Ponctualité, assiduité,
- Autonomie dans l'organisation et réalisation du travail,
- Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
- Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.
- Connaissance de l'environnement territorial, Connaissance générale de
l'organisation de la collectivité,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Organisation de réunions,
- Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
- Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
- Connaissance des règles de maîtrise d'ouvrage public et des marchés publics,
- Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
- Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
- Capacité d'analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique,
- Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
- Capacité à rendre compte - Capacité à communiquer et faire preuve de
pédagogie,
- Ponctualité, assiduité,
- Autonomie dans l'organisation et réalisation du travail,
- Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
- Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.
Contact et modalités de candidature
Contact
0143889604
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur la Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : recrutement@clichysousbois.fr
Monsieur la Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : recrutement@clichysousbois.fr
Adresse de l'employeur
Clichy-sous-Bois
>Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
>Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.