Assistant de direction - Direction Générale des Services (h/f)
Offre n° O092250101391624
Publiée le 11/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de la R?publique, Colombes (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
11/03/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'Assistant(e) de Direction :
* Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d'optimiser la gestion de leur activité.
* Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
* Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d'optimiser la gestion de leur activité.
* Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
Missions / conditions d'exercice
L'Assistant(e) de Direction :
* Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d'optimiser la gestion de leur activité.
* Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
Activités principales :
* Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes se présentant ou contactant la direction générale des services
* Organise les réunions, les rendez-vous, gère l'agenda
* Commande les fournitures pour la Direction générale
* Enregistre et suit les notes internes et les courriers sur MAARCH
* Rédige des notes, des courriers et des comptes rendus de réunions
* Assure le suivi de dossiers spécifiques (astreintes, réunions de Majorité, formation des directeurs, gestion des congés...).
* Gestion de la régie de la Direction générale
* Organise le classement et en assure le suivi
Activités secondaires :
* Assure l'intérim du secrétariat de la direction générale durant les congés de l'assistante
* Suivi des courriers de l'ensemble du pôle
* Recherche et diffusion d'informations
* Participe à la mise en place de procédures
* Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d'optimiser la gestion de leur activité.
* Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
Activités principales :
* Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes se présentant ou contactant la direction générale des services
* Organise les réunions, les rendez-vous, gère l'agenda
* Commande les fournitures pour la Direction générale
* Enregistre et suit les notes internes et les courriers sur MAARCH
* Rédige des notes, des courriers et des comptes rendus de réunions
* Assure le suivi de dossiers spécifiques (astreintes, réunions de Majorité, formation des directeurs, gestion des congés...).
* Gestion de la régie de la Direction générale
* Organise le classement et en assure le suivi
Activités secondaires :
* Assure l'intérim du secrétariat de la direction générale durant les congés de l'assistante
* Suivi des courriers de l'ensemble du pôle
* Recherche et diffusion d'informations
* Participe à la mise en place de procédures
Profils recherchés
Connaissances techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, fonctions avancées)
* Connaissance des logiciels : Zimbra, Airs Délib
Savoir faire et savoir être :
* Rigueur et organisation
* Discrétion et réserve
* Sens de l'initiative et de l'accueil du public
* Goût pour le travail en équipe
* Polyvalence, esprit d'initiative
* Disponibilité
* Autonomie
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, fonctions avancées)
* Connaissance des logiciels : Zimbra, Airs Délib
Savoir faire et savoir être :
* Rigueur et organisation
* Discrétion et réserve
* Sens de l'initiative et de l'accueil du public
* Goût pour le travail en équipe
* Polyvalence, esprit d'initiative
* Disponibilité
* Autonomie
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.