Référent du secteur affaires générales (h/f)
Offre n° O092240902000111
Publiée le 02/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département des Hauts-de-Seine en Île-de-France, la ville de Boulogne-Billancourt compte 120 071 habitants. 1e ville de la région Île-de-France après Paris et 36e ville de France, elle bénéficie d'un patrimoine architectural et urbain d'une exceptionnelle diversité.
Boulogne-Billancourt jouit d'un dynamisme lié à la pluralité de ses fonctions urbaines : 2e pôle d'emploi du département des Hauts-de-Seine, parc résidentiel, armature commerciale équilibrée dont l'attractivité dépasse largement les limites du territoire communal ainsi que d'équipements de proximité adaptés aux besoins de la population.
Une ville d'exception pour son cadre de vie, son rayonnement culturel ainsi que son attractivité économique.
Boulogne-Billancourt jouit d'un dynamisme lié à la pluralité de ses fonctions urbaines : 2e pôle d'emploi du département des Hauts-de-Seine, parc résidentiel, armature commerciale équilibrée dont l'attractivité dépasse largement les limites du territoire communal ainsi que d'équipements de proximité adaptés aux besoins de la population.
Une ville d'exception pour son cadre de vie, son rayonnement culturel ainsi que son attractivité économique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 26 avenue André Morizet, Boulogne-Billancourt (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable de l’unité Back Office Vie Citoyenne, vous êtes chargé d’instruire les demandes de formalités administratives (Affaires Générales, Elections, CNI, passeport) auprès des usagers et d’en assurer le back-office.
Missions / conditions d'exercice
1) Activités principales :
- Contrôler les dossiers Affaires générales traités par les agents de l'Unité Formalités administratives (notamment, attestations d'accueil, certificat de vie, recensement citoyen…),
- Assurer la prise en charge directe de dossiers d'usagers : recensement citoyen en ligne, retours de signature des attestations d'accueil, enregistrer et suivre les syndicats professionnels, cotation et paraphe de registres de sociétés…,
- Suivre les dossiers du secteur avec les services déconcentrés de l'Etat,
- Rédiger des notes et courriers,
- Créer et mettre à jour des notices d'information à destination du public et des fiches de procédure interne,
- Veiller sur le secteur d'activités,
- Mettre à jour les statistiques et tableaux de bord,
- Prendre en charge des appels téléphoniques du groupement,
- Archiver et classer les dossiers du secteur.
2) Activités ponctuelles :
- Conseiller les agents de l'Unité Formalités administratives en cas de besoin,
- Effectuer l’accueil physique et notamment le jeudi en nocturne, le samedi matin et, à la demande d'un supérieur hiérarchique chaque fois que nécessaire,
- Participer aux tâches des autres secteurs de l'Unité Back office Vie citoyenne,
- Archiver et classer les dossiers du secteur,
- Participer à l'organisation des élections (préparation des scrutins et journées de scrutins).
- Contrôler les dossiers Affaires générales traités par les agents de l'Unité Formalités administratives (notamment, attestations d'accueil, certificat de vie, recensement citoyen…),
- Assurer la prise en charge directe de dossiers d'usagers : recensement citoyen en ligne, retours de signature des attestations d'accueil, enregistrer et suivre les syndicats professionnels, cotation et paraphe de registres de sociétés…,
- Suivre les dossiers du secteur avec les services déconcentrés de l'Etat,
- Rédiger des notes et courriers,
- Créer et mettre à jour des notices d'information à destination du public et des fiches de procédure interne,
- Veiller sur le secteur d'activités,
- Mettre à jour les statistiques et tableaux de bord,
- Prendre en charge des appels téléphoniques du groupement,
- Archiver et classer les dossiers du secteur.
2) Activités ponctuelles :
- Conseiller les agents de l'Unité Formalités administratives en cas de besoin,
- Effectuer l’accueil physique et notamment le jeudi en nocturne, le samedi matin et, à la demande d'un supérieur hiérarchique chaque fois que nécessaire,
- Participer aux tâches des autres secteurs de l'Unité Back office Vie citoyenne,
- Archiver et classer les dossiers du secteur,
- Participer à l'organisation des élections (préparation des scrutins et journées de scrutins).
Profils recherchés
Titulaire d’un bac, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.
Rigoureux, vous avez une appétence pour le droit civil et disposez d’une bonne connaissance du code civil. Vous êtes en mesure d’accueillir, de renseigner le public, et d’instruire les dossiers des usagers. Vous appréciez les demandes des usagers au regard des différents documents transmis et/ou à transmettre. Vous maîtrisez les procédures liées aux formalités administratives. Vous contrôlez enfin l’authenticité des documents et attestations fournis.
Vous avez des qualités rédactionnelles.
Doté d’un bon relationnel, vous entretenez des relations avec différents interlocuteurs et services.
Vous disposez d’une bonne maîtrise du code électoral et participez à l’organisation des élections.
Vous êtes officier de l’état-civil délégué et avez le sens du service public.
Rigoureux, vous avez une appétence pour le droit civil et disposez d’une bonne connaissance du code civil. Vous êtes en mesure d’accueillir, de renseigner le public, et d’instruire les dossiers des usagers. Vous appréciez les demandes des usagers au regard des différents documents transmis et/ou à transmettre. Vous maîtrisez les procédures liées aux formalités administratives. Vous contrôlez enfin l’authenticité des documents et attestations fournis.
Vous avez des qualités rédactionnelles.
Doté d’un bon relationnel, vous entretenez des relations avec différents interlocuteurs et services.
Vous disposez d’une bonne maîtrise du code électoral et participez à l’organisation des élections.
Vous êtes officier de l’état-civil délégué et avez le sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0155186000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 26 avenue André Morizet
92104 BOULOGNE BILLANCOURT CEDEX
Ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 26 avenue André Morizet
92104 BOULOGNE BILLANCOURT CEDEX
Ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.