Assistant de direction (h/f)
Offre n° O092240722000224
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PUTEAUX CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
- Tri, classement et archivage de documents administratifs et financiers
- Suivi des contrats, des factures, des bons de commande, renouvellement des abonnements pour garantir la conformité et l’accessibilité des documents, déclaration CFC (contrat panorama de presse numérique chaque semestre et droits de reproduction- copies internes professionnelles, etc
- Suivi des contrats, des factures, des bons de commande, renouvellement des abonnements pour garantir la conformité et l’accessibilité des documents, déclaration CFC (contrat panorama de presse numérique chaque semestre et droits de reproduction- copies internes professionnelles, etc
Missions / conditions d'exercice
Gestion Financière
- Gestion du budget annuel
- Saisie des inscriptions budgétaires
- Suivi des dépenses et des recettes
- Préparation des bons de commande et rapprochement des factures pour assurer une gestion précise et efficace
- Gérer les contrats
- Comparer les offres des fournisseurs et rechercher les meilleurs prix et conditions
Gestion d’une photothèque
- Organiser et gérer la photothèque numérique : classer, cataloguer et indexer les photos
- Assurer la gestion des droits d’utilisation des images (droit à l’image, droits d’auteur)
- Répondre aux demandes internes de recherche et de fourniture de visuels
- Collaborer avec les équipes de communication pour identifier et sélectionner les visuels nécessaires pour les supports de communication (brochures, site internet, réseaux sociaux, etc.)
- Participer à la création et à la mise à jour de contenus visuels
Gestion des Ressources Humaines
- Gestion des plannings et des congés, ainsi que l'accompagnement des nouveaux agents dans leurs démarches administratives
- Coordination avec les services appropriés pour les besoins en équipements matériels et logiciels des nouveaux employés
- Gestion du budget annuel
- Saisie des inscriptions budgétaires
- Suivi des dépenses et des recettes
- Préparation des bons de commande et rapprochement des factures pour assurer une gestion précise et efficace
- Gérer les contrats
- Comparer les offres des fournisseurs et rechercher les meilleurs prix et conditions
Gestion d’une photothèque
- Organiser et gérer la photothèque numérique : classer, cataloguer et indexer les photos
- Assurer la gestion des droits d’utilisation des images (droit à l’image, droits d’auteur)
- Répondre aux demandes internes de recherche et de fourniture de visuels
- Collaborer avec les équipes de communication pour identifier et sélectionner les visuels nécessaires pour les supports de communication (brochures, site internet, réseaux sociaux, etc.)
- Participer à la création et à la mise à jour de contenus visuels
Gestion des Ressources Humaines
- Gestion des plannings et des congés, ainsi que l'accompagnement des nouveaux agents dans leurs démarches administratives
- Coordination avec les services appropriés pour les besoins en équipements matériels et logiciels des nouveaux employés
Profils recherchés
Gestion administrative
- Réalisation du PowerPoint pour le conseil municipal
- Participer aux dossiers d’appel d’offres
- Planification de réunions et coordination des rendez-vous
- Suivi des envois postaux et des mailings pour garantir une distribution ponctuelle de l'information
- Recensement des besoins lors de la campagne de formation pour répondre aux exigences de développement professionnel
- répondre aux appels téléphoniques et traiter les courriers électroniques
- Assurer le suivi et l’organisation des dossiers administratifs
- Effectuer les commandes régulières de fournitures de bureau telles que le papier A4, A3, les cartouches d'encre, les enveloppes, les stylos, etc
- Veiller à ce que les niveaux de stock soient maintenus à un niveau approprié pour éviter les pénuries ou les surplus
- Contrôler et saisir les notes de frais/budget mission
- Faire les autorisations de conduite
- Publipostage (création étiquette destinées à l’envoi journal de la Ville)
- Réalisation du PowerPoint pour le conseil municipal
- Participer aux dossiers d’appel d’offres
- Planification de réunions et coordination des rendez-vous
- Suivi des envois postaux et des mailings pour garantir une distribution ponctuelle de l'information
- Recensement des besoins lors de la campagne de formation pour répondre aux exigences de développement professionnel
- répondre aux appels téléphoniques et traiter les courriers électroniques
- Assurer le suivi et l’organisation des dossiers administratifs
- Effectuer les commandes régulières de fournitures de bureau telles que le papier A4, A3, les cartouches d'encre, les enveloppes, les stylos, etc
- Veiller à ce que les niveaux de stock soient maintenus à un niveau approprié pour éviter les pénuries ou les surplus
- Contrôler et saisir les notes de frais/budget mission
- Faire les autorisations de conduite
- Publipostage (création étiquette destinées à l’envoi journal de la Ville)
Contact
Contact
0146929292
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Mairie, 131 rue de la République
92801 PUTEAUX CEDEX
Madame le Maire
Mairie, 131 rue de la République
92801 PUTEAUX CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.