Gestionnaire administratif et référent communication (h/f)
Offre n° O092240704000174
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
SURESNES CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Vous assurez le suivi budgétaire et comptable, ainsi que le suivi des procédures administratives de la direction.
Vous participez à l’organisation d’événements et centralisez les éléments de communication au niveau de la Direction.
Vous participez à l’organisation d’événements et centralisez les éléments de communication au niveau de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Gestion budgétaire et comptable :
Être le correspondant « Budget » et « Commande publique » de la Direction
Participer à l’élaboration du budget et effectuer sa saisie
Réaliser le suivi du budget (dépenses et recettes dont suivi des subventions)
Assurer le suivi des factures et la gestion des commandes sur SEDIT
Demander les devis et engager les dépenses
Communication / Information :
Centraliser les informations et assurer la transmission régulière des informations au Directeur
Communiquer en interne et en externe les informations liées aux activités de la Direction
Alimenter le site intranet de la Direction
Représenter la Direction aux Comités de rédaction du Suresnes Mag
Centraliser les demandes de communication des différentes unités de la Direction
Organisation d’événements :
Participer à l’organisation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation [Cérémonie des Nouveaux Français (4 cérémonies par an)], en lien avec le Chef du service
Organiser, en lien avec la responsable de l’unité Emploi, les cérémonies de remise des Médailles du Travail (2 cérémonies par an), renseigner les salariés suresnois sur l’obtention de ces médailles et recevoir les personnes ne pouvant venir à la cérémonie pour leur remettre les médailles
Rédiger et diffuser les notes de service pour l’organisation des événements du pôle
Tenir à jour le calendrier des événements de la Direction
Participer à l’organisation logistique des événements de la Direction
Gestion administrative :
Mettre en ligne les arrêtés, décisions et délibérations sur Acropolis et suivre leur validation (Référent logiciel ACROPOLIS)
Être le référent ELISE (logiciel courrier)
Rédiger des courriers simples et mettre en ligne des courriers
Réceptionner, trier et suivre les tableaux de bord Elise des différents services
Élaborer et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi
Être le correspondant RH : réaliser et tenir à jour le planning des congés des agents du pôle
Assurer le suivi des procédures RH (procédures personnel entrant et sortant / badge / PC / téléphone / saisie sur le SIRH des absences, enfants malades, récupérations)
Être le référent Covid (commande mensuelle du matériel et distribution, élaboration des arrêtés Pass sanitaire)
Polyvalence :
Assurer l’accueil téléphonique et remplacer l’agent d’accueil du service Emploi, Développement Économique et Commerce
Répondre à des courriers administratifs simples
Effectuer du classement de dossiers
Gérer les agendas, les réservations de salle et les plannings du directeur et des cadres de la direction
Être le correspondant « Budget » et « Commande publique » de la Direction
Participer à l’élaboration du budget et effectuer sa saisie
Réaliser le suivi du budget (dépenses et recettes dont suivi des subventions)
Assurer le suivi des factures et la gestion des commandes sur SEDIT
Demander les devis et engager les dépenses
Communication / Information :
Centraliser les informations et assurer la transmission régulière des informations au Directeur
Communiquer en interne et en externe les informations liées aux activités de la Direction
Alimenter le site intranet de la Direction
Représenter la Direction aux Comités de rédaction du Suresnes Mag
Centraliser les demandes de communication des différentes unités de la Direction
Organisation d’événements :
Participer à l’organisation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation [Cérémonie des Nouveaux Français (4 cérémonies par an)], en lien avec le Chef du service
Organiser, en lien avec la responsable de l’unité Emploi, les cérémonies de remise des Médailles du Travail (2 cérémonies par an), renseigner les salariés suresnois sur l’obtention de ces médailles et recevoir les personnes ne pouvant venir à la cérémonie pour leur remettre les médailles
Rédiger et diffuser les notes de service pour l’organisation des événements du pôle
Tenir à jour le calendrier des événements de la Direction
Participer à l’organisation logistique des événements de la Direction
Gestion administrative :
Mettre en ligne les arrêtés, décisions et délibérations sur Acropolis et suivre leur validation (Référent logiciel ACROPOLIS)
Être le référent ELISE (logiciel courrier)
Rédiger des courriers simples et mettre en ligne des courriers
Réceptionner, trier et suivre les tableaux de bord Elise des différents services
Élaborer et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi
Être le correspondant RH : réaliser et tenir à jour le planning des congés des agents du pôle
Assurer le suivi des procédures RH (procédures personnel entrant et sortant / badge / PC / téléphone / saisie sur le SIRH des absences, enfants malades, récupérations)
Être le référent Covid (commande mensuelle du matériel et distribution, élaboration des arrêtés Pass sanitaire)
Polyvalence :
Assurer l’accueil téléphonique et remplacer l’agent d’accueil du service Emploi, Développement Économique et Commerce
Répondre à des courriers administratifs simples
Effectuer du classement de dossiers
Gérer les agendas, les réservations de salle et les plannings du directeur et des cadres de la direction
Profils recherchés
Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat.
Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques propres au domaine. : Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel et Power point), Contact, Sedit.
Aptitudes / Qualités : Sens de l’écoute et des relations humaines. Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie, qualités relationnelles, aptitudes à la rédaction, écoute, rapidité d’exécution.
Informations complémentaires
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Poste à pourvoir rapidement.
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.
Techniques / Pratiques : Met en œuvre les pratiques propres au domaine. : Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel et Power point), Contact, Sedit.
Aptitudes / Qualités : Sens de l’écoute et des relations humaines. Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l’information, sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie, qualités relationnelles, aptitudes à la rédaction, écoute, rapidité d’exécution.
Informations complémentaires
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Poste à pourvoir rapidement.
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.
Contact
Contact
0141181920
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Consultez notre offre et postulez sur:
Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
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Mairie, 2 rue Carnot - BP 24
92151 SURESNES CEDEX
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.