Pourquoi nous avons besoin de vous ?
Après plus de 20 ans à Sceaux, notre collègue nous quitte pour profiter de sa retraite. Nous créons à cet occasion un poste au sein du nouveau service Gestion administrative et comptable, dans le pôle Equipements et cadre de vie. Le poste est situé à l’hôtel de ville, 122 rue Houdan.

Avec qui allez-vous travailler ?
Les assistantes administrative et comptable : Jocelyne, Corinne et Barbara
Le chargé de projets du pôle : Serge
L’ensemble des équipes du pôle
Et Marie-Christine, la cheffe de service

Quel sera votre environnement de travail ?
L’espace public et le patrimoine bâti particulièrement soignés à Sceaux, ville qui compte plusieurs monuments protégés au titre des monuments historiques, ainsi que des sites classés pour la protection de l’environnement
De nombreux projets immobiliers et d’aménagement
L’équipe du pôle Equipement et Cadre de vie, dynamique et soudée
Le travail de partenariat avec les autres pôles de la Ville

Quelles seront vos missions ?
Vous assurerez des fonctions de gestion administrative et comptable du patrimoine de la Ville et le suivi administratif et financier des marchés relatifs aux grandes et moyennes opérations
Gestion du patrimoine
Rédiger les conventions financières, baux et contrats et les suivre jusqu’à la signature
Calculer les charges liées au patrimoine privé de la Ville et transmettre les données au service financier
Etablir des tableaux de bord de reporting, anticiper les échéances, mettre en place des alertes
Etablir l’état des lieux des entrées et sorties et transmettre les informations relatives à l’état du bien au service bâtiment
Suivre les opérations de gestion locative des parkings et des biens privés de la ville et assurer l’interface avec les locataires
Rédiger des décisions et des courriers
Participer au montage du budget lié à la gestion du patrimoine de la Ville
Gestion des opérations
Participer au montage des dossiers de marchés publics des grandes et moyennes opérations (sur les bâtiments et dans l’espace public), en lien avec le chargé de projets et/ou le chef de service en charge du projet, jusqu’à la clôture des opérations
Effectuer le suivi financier de l’exécution des marchés (tenue d’un tableau de suivi, échéancier)
Rédiger les différents actes administratifs et comptables lies aux opérations (bons de commandes, ordres de service, notes, courriers aux entreprises ou aux maitres d’œuvres, etc.)
Assurer l’interface avec le maitre d’œuvre et participer aux réunions de démarrage des opérations
Gérer les relances de factures et vérifier la conformité des factures et des états d’acomptes produits par le maitre d’œuvre, assurer et garantir la transmission des données au service financier
Assurer l’interface avec les MOE et les services sur le volet financier et administratif
Apporter une assistance au montage des dossiers de demandes de subventions, en lien avec la cheffe du service
Participer au montage et au suivi du budget pour les grandes et moyennes opérations.

Vous reconnaissez-vous ?
De préférence diplômé de niveau bac à bac + 2 en secrétariat ou gestion des administrations, vous possédez les compétences suivantes :
Bonne connaissance des métiers techniques, de leurs spécificités et de leurs contraintes
Curiosité et intérêt pour les domaines techniques
Connaissance du code des Marchés Publics
Maîtrise des logiciels bureautique : Word, Excel, Outlook
Capacités d’adaptation et d’apprentissage rapide
Rigueur, organisation et aisance rédactionnelle
Discrétion et dynamisme
Techniques d’accueil de publics très divers, internes et externes
Aptitudes au travail en transversalité
La connaissance du logiciel métier Ciril Finances serait un plus !

Et votre contrat ? Votre temps de travail ?
C’est un emploi permanent de catégorie B à pourvoir dès que possible à temps complet
Vous travaillerez 37h30 par semaine, du lundi au vendredi de 8h30-12 h / 13h30-17h30
Ponctuellement en dehors de ces horaires en cas de réunion publique

Pourquoi rejoindre Sceaux ?
Parce que nous participons activement à la qualité de vie au travail pour que vous puissiez concilier sereinement vie personnelle et vie professionnelle : le CNAS, la participation mutuelle et prévoyance, les activités sportives, le télétravail, la participation aux locations de vacances et accueils de loisirs, l’accès favorisé à la formation, le forfait mobilité pour les déplacements doux et vertueux, le prêt de VAE, le parcours d’accueil et d’intégration, la charte qualité, le cadre de travail exceptionnel en Ile-de-France...