Assistant de direction (h/f)
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Offre n° O092240605000268
Publiée le 05/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.
L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société
- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance
- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix
- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires).
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société
- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance
- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix
- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires).
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Site web de l'employeur
Lieu de travail
57 rue des Longues Raies, Nanterre (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion des flux : courriers, parapheurs ...), Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure, prendre en charge le suivi complet de dossiers ( gestion budgétaire et comptable, gestion des fiches MAPA...) ou d'évènements spécifiques (organisation de réunions mutualisées ...).
Missions / conditions d'exercice
Gérer les flux entrant et sortant de la Direction :
- Enregistrement,
- Contrôle de la complétude des parapheurs, relecture
- Orientation et distribution,
- Suivi des courriers dématérialisés
- Réception des plis (copies de sauvegardes, échantillons, panneaux)
Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, fiches workflow, des outils de pilotage)
Préparer et organiser les réunions transversales (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
Organiser les rendez-vous, le planning de la direction
Assurer la gestion administrative des fiches de marché à procédure adaptée de type A (inférieur à 40 000 € HT) :
- enregistrer, contrôler et traiter par voie dématérialisée des fiches de validation des MAPA A – MAPA B simplifiés
- Tenir et mettre à jour le tableau de bord de suivi dédié.
- Transmettre mensuellement le tableau des marchés inférieurs à 40 000 € HT auprès des pôles et/ou directions pour l’obtention des dates de notification, des titulaires et des montants engagés.
- Conseil aux Directions métiers et fonctionnelles
Suivi de l’exécution budgétaire et comptable de la Direction :
- Etablir les commandes d’ouvrages, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter le budget de la Direction : demandes d’engagements comptables, services faits sur le logiciel dédié.
- Gérer le budget et commande liées aux publications des marchés publics : gestion et commande des forfaits, passation de marchés pour publications ponctuelles ;
- Enregistrement,
- Contrôle de la complétude des parapheurs, relecture
- Orientation et distribution,
- Suivi des courriers dématérialisés
- Réception des plis (copies de sauvegardes, échantillons, panneaux)
Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, fiches workflow, des outils de pilotage)
Préparer et organiser les réunions transversales (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
Organiser les rendez-vous, le planning de la direction
Assurer la gestion administrative des fiches de marché à procédure adaptée de type A (inférieur à 40 000 € HT) :
- enregistrer, contrôler et traiter par voie dématérialisée des fiches de validation des MAPA A – MAPA B simplifiés
- Tenir et mettre à jour le tableau de bord de suivi dédié.
- Transmettre mensuellement le tableau des marchés inférieurs à 40 000 € HT auprès des pôles et/ou directions pour l’obtention des dates de notification, des titulaires et des montants engagés.
- Conseil aux Directions métiers et fonctionnelles
Suivi de l’exécution budgétaire et comptable de la Direction :
- Etablir les commandes d’ouvrages, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter le budget de la Direction : demandes d’engagements comptables, services faits sur le logiciel dédié.
- Gérer le budget et commande liées aux publications des marchés publics : gestion et commande des forfaits, passation de marchés pour publications ponctuelles ;
Profils recherchés
• Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
• Techniques de secrétariat
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Statut de la fonction publique territoriale
• Finances publiques
• Commande publique
• Aptitude au travail transversal
• Connaissance de la structure et du fonctionnement de la collectivité
• Autonomie et sens de l’analyse des situations
• Qualités relationnelles essentielles (travail en milieu ouvert, point de passage)
• Patience et bienveillance
• Rigueur et sens de l’autonomie
• Grande capacité d’adaptation
• Sens de la diplomatie et de la confidentialité
• Aptitude à l’encadrement
• Techniques de secrétariat
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Statut de la fonction publique territoriale
• Finances publiques
• Commande publique
• Aptitude au travail transversal
• Connaissance de la structure et du fonctionnement de la collectivité
• Autonomie et sens de l’analyse des situations
• Qualités relationnelles essentielles (travail en milieu ouvert, point de passage)
• Patience et bienveillance
• Rigueur et sens de l’autonomie
• Grande capacité d’adaptation
• Sens de la diplomatie et de la confidentialité
• Aptitude à l’encadrement
Contact et modalités de candidature
Contact
0806000092
Informations complémentaires
Postulez en ligne sur le site https://recrutement.hauts-de-seine.fr/
Adresse de l'employeur
Département des Hauts-de-Seine
>57 rue des Longues Raies
92731 NANTERRE CEDEX
>57 rue des Longues Raies
92731 NANTERRE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.