Secrétariat du maire - Assistante Direction générale
Offre n° O091241212000518
Publiée le 12/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
4900 habitants
Lieu de travail
Place de la Mairie, Nozay (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, RIFSEEP, CNAS
Descriptif de l'emploi
Assistanat administratif, coordination des agendas et d’organisation des rendez-vous et réunions, en lien avec le maire, les élus et la direction générale des services.
Sous la responsabilité du (de la) Directeur(-trice) général(- e) des services
Sous la responsabilité du (de la) Directeur(-trice) général(- e) des services
Missions / conditions d'exercice
- Accueil téléphonique et physique
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Interface entre la Direction générale et ses interlocuteurs : transmettre les messages, e-mails aux interlocuteurs concernés
- Organiser et planifier les rendez-vous, réunions de travail, manifestations, évènements et déplacements du Maire et du DGS
Gestion des agendas, rappel des échéances importantes
- Réalisation et mise en forme de documents, courriers, notes et comptes rendus divers : prises de notes, classement et archivage
- Rédaction d’actes administratifs (arrêtés, décisions, contrats, conventions, jurés d’assises…) : télétransmission des actes, gestion des registres
- Préparer et assurer le suivi des conseils municipaux et rédaction des procès-verbaux
- Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
- Réaliser et renseigner différents tableaux de bord (courriers, actes administratifs, invitations réunions, signalements des administrés…)
- Organiser les permanences du samedi matin avec les élus
- Organisation de la soirée des élus et des agents
- Encadrement de l’appariteur, réalisation du planning et suivi de ses missions
Autonomie dans l’organisation du travail, goût de l’initiative et des responsabilités
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Interface entre la Direction générale et ses interlocuteurs : transmettre les messages, e-mails aux interlocuteurs concernés
- Organiser et planifier les rendez-vous, réunions de travail, manifestations, évènements et déplacements du Maire et du DGS
Gestion des agendas, rappel des échéances importantes
- Réalisation et mise en forme de documents, courriers, notes et comptes rendus divers : prises de notes, classement et archivage
- Rédaction d’actes administratifs (arrêtés, décisions, contrats, conventions, jurés d’assises…) : télétransmission des actes, gestion des registres
- Préparer et assurer le suivi des conseils municipaux et rédaction des procès-verbaux
- Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
- Réaliser et renseigner différents tableaux de bord (courriers, actes administratifs, invitations réunions, signalements des administrés…)
- Organiser les permanences du samedi matin avec les élus
- Organisation de la soirée des élus et des agents
- Encadrement de l’appariteur, réalisation du planning et suivi de ses missions
Autonomie dans l’organisation du travail, goût de l’initiative et des responsabilités
Profils recherchés
• Le « savoir » :
Connaissances du fonctionnement des institutions et des collectivités territoriales.
Connaissance des techniques de secrétariat de direction et maîtrise des outils informatiques (bureautique, internet)
Connaissance de la communication
• Le « savoir-faire » :
Savoir gérer plusieurs tâches en même temps
Savoir gérer ses priorités et les urgences
Sens de l’anticipation
Savoir avertir et alerter
Sens de la rigueur
Savoir adapter sa communication
Savoir conseiller
• Le savoir être » :
Qualités relationnelles
Discrétion
Adaptabilité
Réactivité
Autonomie
Initiative
Secret professionnel
Connaissances du fonctionnement des institutions et des collectivités territoriales.
Connaissance des techniques de secrétariat de direction et maîtrise des outils informatiques (bureautique, internet)
Connaissance de la communication
• Le « savoir-faire » :
Savoir gérer plusieurs tâches en même temps
Savoir gérer ses priorités et les urgences
Sens de l’anticipation
Savoir avertir et alerter
Sens de la rigueur
Savoir adapter sa communication
Savoir conseiller
• Le savoir être » :
Qualités relationnelles
Discrétion
Adaptabilité
Réactivité
Autonomie
Initiative
Secret professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0164495827
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place de la Mairie
91620 NOZAY
Monsieur le Maire
Place de la Mairie
91620 NOZAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.