ASSISTANTE DE DIRECTION
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Offre n° O091241107000401
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Les Ulis, plus jeune ville de l'Essonne, est une ville dynamique de 25 000 habitants. Située à seulement 25 km de Paris, elle bénéficie du rayonnement du Plateau de Saclay mais aussi du Parc d'Activité de Courtabœuf qui compte plus de 1 200 entreprises.
Riche de ses 100 hectares d'espaces verts, elle est classée 3e fleur au concours régional des villes et villages fleuris et détient aussi le Trophée Fleur verte du Conseil Départemental de l'Essonne.
Enfin, Les Ulis c'est aussi une ville en phase avec son temps puisqu'elle dispose depuis février 2021 de 5 arobases au label Ville Internet.
Riche de ses 100 hectares d'espaces verts, elle est classée 3e fleur au concours régional des villes et villages fleuris et détient aussi le Trophée Fleur verte du Conseil Départemental de l'Essonne.
Enfin, Les Ulis c'est aussi une ville en phase avec son temps puisqu'elle dispose depuis février 2021 de 5 arobases au label Ville Internet.
Lieu de travail
Rue du Morvan, Les Ulis (Essonne)
Poste à pourvoir le
08/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Gestion et suivi des agendas du DSTB
Mise en place, en cas d’absence, de l’organisation des assistantes des ST
Relecture des parapheurs de l’ensemble des ST
Organisation administrative diverse (coordination entre les services, diffusion d’information, organisation de réunions …)
Accueil physique et téléphonique
Gestion du courrier « arrivée » de l’ensemble des ST
Gestion et rédaction du courrier « départ » du DSTB - Saisir, mettre en forme et diffuser divers documents (notes, présentations etc…) pour le DSTB
Organisation de Comités (notamment le comité chauffage urbain)
Création des délibérations et décisions sous le logiciel Acte-Office
Participation aux réunions hebdomadaires avec l’équipe des ST (prise de notes et comptes rendus)
Assister le service aménagement urbain dans la rédaction de courriers, compte-rendu, arrêtés…
Gestion des demandes d’intervention pour certaines entreprises (éclairage public, assainissement, …) et en remplacement des absents
Gestion et suivi de l’utilisation des véhicules de service
Suivi du tableau des congés RH, du DSTB
Saisie éventuelle des budgets des services techniques sous le logiciel SEDIT GF
Gestion et suivi des commandes diverses dans E-Atal
Lecture des messages dans la boite de réception du DSTB et réagir suivant l’importance ou l’urgence
Mise à jour des outils de suivi de la direction (tableau XLS)
Participation aux fonctions d’organisation des Ressources Humaines de la DSTB, notamment en termes de déclaration d’heures, de paye, de formation (interne et externe), de congés
Mise en place, en cas d’absence, de l’organisation des assistantes des ST
Relecture des parapheurs de l’ensemble des ST
Organisation administrative diverse (coordination entre les services, diffusion d’information, organisation de réunions …)
Accueil physique et téléphonique
Gestion du courrier « arrivée » de l’ensemble des ST
Gestion et rédaction du courrier « départ » du DSTB - Saisir, mettre en forme et diffuser divers documents (notes, présentations etc…) pour le DSTB
Organisation de Comités (notamment le comité chauffage urbain)
Création des délibérations et décisions sous le logiciel Acte-Office
Participation aux réunions hebdomadaires avec l’équipe des ST (prise de notes et comptes rendus)
Assister le service aménagement urbain dans la rédaction de courriers, compte-rendu, arrêtés…
Gestion des demandes d’intervention pour certaines entreprises (éclairage public, assainissement, …) et en remplacement des absents
Gestion et suivi de l’utilisation des véhicules de service
Suivi du tableau des congés RH, du DSTB
Saisie éventuelle des budgets des services techniques sous le logiciel SEDIT GF
Gestion et suivi des commandes diverses dans E-Atal
Lecture des messages dans la boite de réception du DSTB et réagir suivant l’importance ou l’urgence
Mise à jour des outils de suivi de la direction (tableau XLS)
Participation aux fonctions d’organisation des Ressources Humaines de la DSTB, notamment en termes de déclaration d’heures, de paye, de formation (interne et externe), de congés
Missions / conditions d'exercice
Avoir une bonne maîtrise de l'accueil et du filtrage
Posséder des capacités rédactionnelles
Maîtriser la bureautique
Capacité d’organisation et de gestion du temps
Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les services municipaux, les entreprises extérieures et les habitants
Etre méthodique
Etre polyvalent(e)
Faire preuve d’adaptabilité
Discrétion et respect de la confidentialité
Savoir travailler en équipe
Autonomie
Souplesse et diplomatie
Posséder des capacités rédactionnelles
Maîtriser la bureautique
Capacité d’organisation et de gestion du temps
Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les services municipaux, les entreprises extérieures et les habitants
Etre méthodique
Etre polyvalent(e)
Faire preuve d’adaptabilité
Discrétion et respect de la confidentialité
Savoir travailler en équipe
Autonomie
Souplesse et diplomatie
Profils recherchés
Formation en assistanat de direction
Contact et modalités de candidature
Contact
0169293400
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Rue du Morvan
91940 LES ULIS
Candidature à envoyer par courriel à l'adresse suivante : DRH@lesulis.fr
Monsieur le Maire
Rue du Morvan
91940 LES ULIS
Candidature à envoyer par courriel à l'adresse suivante : DRH@lesulis.fr
Adresse de l'employeur
Mairie des ULIS
>Rue du Morvan
91940 LES ULIS
>Rue du Morvan
91940 LES ULIS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.