Assistant(e) de Direction
Offre n° O091240927000877
Publiée le 27/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 26 700 habitants, Etampes est reconnue pour être le premier patrimoine historique de l'Essonne et labellisée Pays d'Art et d'Histoire.
Capitale du Sud-Essonne, ville Sous-préfecture située à moins d'une heure de Paris, Etampes est accessible par voie routière et desservie par le TER et le RER C.
Très volontariste en matière de parité de genre, d'emploi et de politique handicap, la Ville engage une dépense annuelle d'environ 20 millions d'euros pour sa masse salariale.
Capitale du Sud-Essonne, ville Sous-préfecture située à moins d'une heure de Paris, Etampes est accessible par voie routière et desservie par le TER et le RER C.
Très volontariste en matière de parité de genre, d'emploi et de politique handicap, la Ville engage une dépense annuelle d'environ 20 millions d'euros pour sa masse salariale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place de l'Hôtel de Ville, Étampes (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice de la Cohésion Sociale, l’assistant(e) aura pour mission d’apporter une aide permanente auprès de la directrice de la Cohésion Sociale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de coordination, de communication, d’intimation, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
• Missions principales :
- Organiser et tenir l’agenda partagé, préparer les réunions, organiser les déplacements, les prise de rendez-vous et réservation de salle
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Gérer l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisine des documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Rédiger les comptes rendus de réunions
- Suivre les projets et activité de la direction
- Organiser et planifier les réunions
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Participer aux réunions partenariales
- Assurer l’organisation logistique des réunions
- Soutenir les collaborateurs de la direction en termes de secrétariat, respect des procédures, gestion administrative….
- Gérer le courrier (départ et arrivée)
- Organiser et tenir l’agenda partagé, préparer les réunions, organiser les déplacements, les prise de rendez-vous et réservation de salle
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Gérer l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisine des documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Rédiger les comptes rendus de réunions
- Suivre les projets et activité de la direction
- Organiser et planifier les réunions
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Participer aux réunions partenariales
- Assurer l’organisation logistique des réunions
- Soutenir les collaborateurs de la direction en termes de secrétariat, respect des procédures, gestion administrative….
- Gérer le courrier (départ et arrivée)
Profils recherchés
• Savoir :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’environnement institutionnel et juridique des collectivités locales
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Règles d’orthographes, syntaxe et grammaire
• Savoir-faire :
- Technique de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Capacité rédactionnelle
- Maitriser l’outil informatique
- Connaitre les instances, processus et circuit de décision
• Savoir-être :
- Etre rigoureux et organisé
- Capacité à travailler en équipe
- Sens relationnel
- réactivité
- Confidentialité et discrétion
- Capacité à communiquer
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’environnement institutionnel et juridique des collectivités locales
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Règles d’orthographes, syntaxe et grammaire
• Savoir-faire :
- Technique de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Capacité rédactionnelle
- Maitriser l’outil informatique
- Connaitre les instances, processus et circuit de décision
• Savoir-être :
- Etre rigoureux et organisé
- Capacité à travailler en équipe
- Sens relationnel
- réactivité
- Confidentialité et discrétion
- Capacité à communiquer
Contact et modalités de candidature
Contact
0160816010
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
à l'attention de Monsieur le Maire
Mairie d'Etampes
2, Place de l'Hôtel de Ville
91150 ETAMPES
ou par mail à l'adresse: emplois@mairie-etampes.fr
à l'attention de Monsieur le Maire
Mairie d'Etampes
2, Place de l'Hôtel de Ville
91150 ETAMPES
ou par mail à l'adresse: emplois@mairie-etampes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.