Assistante de direction générale
Offre n° O091240617000668
Publiée le 17/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté d'Agglomération Val d'Yerres Val de Seine située dans le Département de l'Essonne, 178 000 habitants (Boussy-Saint-Antoine, Brunoy, Crosne, Draveil, Epinay-Sous-Sénart, Montgeron, Quincy-Sous-Sénart, Vigneux-sur-Seine, Yerres), à 20 km au sud-est de Paris, desservie par la ligne D du RER et à 25 minutes de la gare de Lyon,
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BRUNOY CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
16/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire - 38 heures hebdomadaires - 25 jours de congés annuels + 17 RTT - CNAS et COS - Participation Mutuelles/Prévoyance - Forfait mobilités durables (vélo/covoiturage) - Politique active en matière de formation
Descriptif de l'emploi
Placé/e sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurerez les missions suivantes :
Assistanat de direction des membres de la Direction Générale : Directeur Général des Services et deux Directeurs Généraux Adjoints, afin d’optimiser la gestion de leur activité,
Organisation et fonctionnement en binôme : poste basé à l’annexe (Draveil),
Prise en charge de suivi de dossiers et/ou d’événements spécifiques.
Assistanat de direction des membres de la Direction Générale : Directeur Général des Services et deux Directeurs Généraux Adjoints, afin d’optimiser la gestion de leur activité,
Organisation et fonctionnement en binôme : poste basé à l’annexe (Draveil),
Prise en charge de suivi de dossiers et/ou d’événements spécifiques.
Missions / conditions d'exercice
Tenue des agendas partagés, et préparation de dossiers pour le Directeur Général et les deux Directeur, Directrice Généraux Adjoints/es, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs,
Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux acteurs,
Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale (orientation, enregistrement, diffusion, suivi des réponses, contrôle des circuits de validation et d’expédition),
Rédaction de courriers, mails, comptes-rendus de réunions,
Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, documents divers,
Organisation des espaces numériques de travail de la Direction Générale : disques réseaux, fichiers partagés, arborescence, plan de classement,
Soutien à l’organisation et préparation avec les Directeurs/rices Généraux des différentes instances : bureaux, commissions, réunions des DGS des communes, réunions des Chefs/fes de service, séminaires, points hebdomadaires avec le Président et/ou les Vice-Présidents/es …,
Animation d’un groupe des Assistants/es de Direction sous le pilotage de la Secrétaire Générale, avec partage des bonnes pratiques (organisation fichiers (GED), procédures administratives, chartes courrier, nommage des fichiers),
Classement, archivage, gestion des fournitures de la Direction Générale,
Suivi budgétaire des crédits de la Direction Générale.
Activités complémentaires
Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction Générale et le Secrétariat Général (missions et projets transverses),
Participation à la définition de procédures de travail transversales,
Participation à l’organisation de l’architecture numérique de travail : espaces collaboratifs, dématérialisation de circuits et de procédures.
Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux acteurs,
Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale (orientation, enregistrement, diffusion, suivi des réponses, contrôle des circuits de validation et d’expédition),
Rédaction de courriers, mails, comptes-rendus de réunions,
Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, documents divers,
Organisation des espaces numériques de travail de la Direction Générale : disques réseaux, fichiers partagés, arborescence, plan de classement,
Soutien à l’organisation et préparation avec les Directeurs/rices Généraux des différentes instances : bureaux, commissions, réunions des DGS des communes, réunions des Chefs/fes de service, séminaires, points hebdomadaires avec le Président et/ou les Vice-Présidents/es …,
Animation d’un groupe des Assistants/es de Direction sous le pilotage de la Secrétaire Générale, avec partage des bonnes pratiques (organisation fichiers (GED), procédures administratives, chartes courrier, nommage des fichiers),
Classement, archivage, gestion des fournitures de la Direction Générale,
Suivi budgétaire des crédits de la Direction Générale.
Activités complémentaires
Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction Générale et le Secrétariat Général (missions et projets transverses),
Participation à la définition de procédures de travail transversales,
Participation à l’organisation de l’architecture numérique de travail : espaces collaboratifs, dématérialisation de circuits et de procédures.
Profils recherchés
Aptitudes requises :
Formation Bac+2 : BTS Assistant/e de Direction ou équivalent,
Expérience confirmée dans des fonctions similaires,
Connaissance de l’environnement territorial indispensable : une expérience en Etablissement Public de Coopération Intercommunal (EPCI) est souhaitée,
Maîtrise de l’informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …).
Vos qualités :
Sens de l’organisation : anticipation, planification, respect des délais,
Qualités rédactionnelles,
Autonomie, savoir rendre compte,
Esprit d’initiative,
Esprit d’équipe, sens du travail en transversalité,
Discrétion et confidentialité.
Poste basé à Draveil jusqu’à l’installation du futur siège à Yerres.
Formation Bac+2 : BTS Assistant/e de Direction ou équivalent,
Expérience confirmée dans des fonctions similaires,
Connaissance de l’environnement territorial indispensable : une expérience en Etablissement Public de Coopération Intercommunal (EPCI) est souhaitée,
Maîtrise de l’informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …).
Vos qualités :
Sens de l’organisation : anticipation, planification, respect des délais,
Qualités rédactionnelles,
Autonomie, savoir rendre compte,
Esprit d’initiative,
Esprit d’équipe, sens du travail en transversalité,
Discrétion et confidentialité.
Poste basé à Draveil jusqu’à l’installation du futur siège à Yerres.
Contact
Informations complémentaires
Merci d’envoyer vos candidatures à l’attention de :
Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Val d’Yerres Val de Seine
par courriel à l’adresse suivante :
emploiformation@vyvs.fr
ou par voie postale :
78, route nationale 6 - B.P. 103 - 91805 BRUNOY CEDEX
Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Val d’Yerres Val de Seine
par courriel à l’adresse suivante :
emploiformation@vyvs.fr
ou par voie postale :
78, route nationale 6 - B.P. 103 - 91805 BRUNOY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.