Assistant(e) de direction
Offre n° O090250116000199
Publiée le 16/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Centre Communal d’Action Sociale de la Ville de Belfort est un établissement public communal
dont la mission consiste à mettre en œuvre la politique de solidarité de la Ville de Belfort
en étroite collaboration avec les autres institutions et associations locales.
dont la mission consiste à mettre en œuvre la politique de solidarité de la Ville de Belfort
en étroite collaboration avec les autres institutions et associations locales.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
14 bis rue du général strolz -cs 70467, Belfort (Territoire de Belfort)
Poste à pourvoir le
18/06/2025
Date limite de candidature
16/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
En fonction de la grille de la FPT
Descriptif de l'emploi
Les missions du CCAS
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de la Ville de Belfort est un établissement public communal dont la mission consiste à mettre en œuvre la politique de solidarité de la Ville de Belfort en étroite liaison avec les autres institutions et associations locales.
Composé d'environ 100 agents, le CCAS de Belfort est organisé en 5 services : le Pôle Séniors agit en faveur du maintien en autonomie avec un bouquet de services en direction des personnes âgées et / ou en situation de handicap; le Pôle Solidarité, qui anime une action générale de solidarité (prévention et accompagnement) ; le Pôle Prévention Santé, qui organise des actions collectives de promotion de la santé ; la Mission Inclusion et Vie associative promouvant l'accessibilité physique et sociale des personnes en situation de handicap ainsi que l'Insertion professionnelle des personnes en difficulté ; la Mission Belfort Ville Amie des Aînés.
Les missions du service Pôle Fonctions Supports
Elles visent à permettre le fonctionnement administratif, financier et règlementaire du CCAS afin de mener à bien ses missions.
Elles comprennent les finances, l'administration générale et les ressources humaines.
Mission principale/finalité du poste
L'agent assiste le directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Pour cela, il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de la Ville de Belfort est un établissement public communal dont la mission consiste à mettre en œuvre la politique de solidarité de la Ville de Belfort en étroite liaison avec les autres institutions et associations locales.
Composé d'environ 100 agents, le CCAS de Belfort est organisé en 5 services : le Pôle Séniors agit en faveur du maintien en autonomie avec un bouquet de services en direction des personnes âgées et / ou en situation de handicap; le Pôle Solidarité, qui anime une action générale de solidarité (prévention et accompagnement) ; le Pôle Prévention Santé, qui organise des actions collectives de promotion de la santé ; la Mission Inclusion et Vie associative promouvant l'accessibilité physique et sociale des personnes en situation de handicap ainsi que l'Insertion professionnelle des personnes en difficulté ; la Mission Belfort Ville Amie des Aînés.
Les missions du service Pôle Fonctions Supports
Elles visent à permettre le fonctionnement administratif, financier et règlementaire du CCAS afin de mener à bien ses missions.
Elles comprennent les finances, l'administration générale et les ressources humaines.
Mission principale/finalité du poste
L'agent assiste le directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Pour cela, il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Missions / conditions d'exercice
Les missions du service Pôle Fonctions Supports
Elles visent à permettre le fonctionnement administratif, financier et règlementaire du CCAS afin de mener à bien ses missions.
Elles comprennent les finances, l'administration générale et les ressources humaines.
Mission principale/finalité du poste
L'agent assiste le directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Pour cela, il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Activités du poste :
Les activités du poste sont les suivantes :
- Secrétariat de direction,
- Gestion des instances du CCAS,
- Rédaction de documents et veille documentaire,
- Référent communication,
- Référent numérique.
Secrétariat de direction
- Gestion des agendas,
- Organisation de réunions (convocations, contacts téléphoniques, réservation de salles...),
- Traitement des appels téléphoniques de la direction,
- Classement et archivage.
Gestion des instances du CCAS
- Suivi du Conseil d'Administration :
* Convocations, préparation de rapports et transmission des dossiers,
* Participation aux séances,
* Rédaction du compte-rendu et des délibérations,
* Gestion des procédures dématérialisées :
Logiciel APA et Airsdélib : dépôt des rapports, suivi des validations, ordre du jour numérique, dépôt des délibérations, publication intranet.
Logiciel IXParapheur : transmission des délibérations au contrôle de légalité
* Suivi des conventions adoptées en séance (rédaction de courriers, suivi des signatures, transmission en Préfecture).
- Suivi des autres instances du CCAS (Comité Technique, Comité d'Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) : convocation, préparation des rapports et des dossiers,
- Participation à la mise en place du Comité Social Territorial.
-
Rédaction de documents et veille documentaire
- Rédaction de courriers, notes et rapports pour la direction,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Préparation du rapport d'activités du CCAS,
- Rédaction d'arrêtés du Maire et / ou du Président du CCAS : composition des instances, délégations de signature, de pouvoir, nomination des représentants d'associations...
- Recherche de documents réglementaires : Code Général des Collectivités Territoriales, Code de l'Action Sociale et des Familles, mise à jour du règlement intérieur des instances...)
Référent communication
- Réalisation de documents de communication en lien avec la Ville de Belfort,
- Suivi du site internet,
- Mise à jour des informations relatives au CCAS sur l'écran d'accueil,
- Planification et coordination des opérations de communication.
Référent numérique
- Coordination des demandes transmises à la Direction des Systèmes Informatiques,
- Mise en place et suivi des procédures de dématérialisation,
- Recensement annuel des besoins informatiques des services,
- Mise en œuvre du logiciel Airsdélib.
Elles visent à permettre le fonctionnement administratif, financier et règlementaire du CCAS afin de mener à bien ses missions.
Elles comprennent les finances, l'administration générale et les ressources humaines.
Mission principale/finalité du poste
L'agent assiste le directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Pour cela, il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Activités du poste :
Les activités du poste sont les suivantes :
- Secrétariat de direction,
- Gestion des instances du CCAS,
- Rédaction de documents et veille documentaire,
- Référent communication,
- Référent numérique.
Secrétariat de direction
- Gestion des agendas,
- Organisation de réunions (convocations, contacts téléphoniques, réservation de salles...),
- Traitement des appels téléphoniques de la direction,
- Classement et archivage.
Gestion des instances du CCAS
- Suivi du Conseil d'Administration :
* Convocations, préparation de rapports et transmission des dossiers,
* Participation aux séances,
* Rédaction du compte-rendu et des délibérations,
* Gestion des procédures dématérialisées :
Logiciel APA et Airsdélib : dépôt des rapports, suivi des validations, ordre du jour numérique, dépôt des délibérations, publication intranet.
Logiciel IXParapheur : transmission des délibérations au contrôle de légalité
* Suivi des conventions adoptées en séance (rédaction de courriers, suivi des signatures, transmission en Préfecture).
- Suivi des autres instances du CCAS (Comité Technique, Comité d'Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) : convocation, préparation des rapports et des dossiers,
- Participation à la mise en place du Comité Social Territorial.
-
Rédaction de documents et veille documentaire
- Rédaction de courriers, notes et rapports pour la direction,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Préparation du rapport d'activités du CCAS,
- Rédaction d'arrêtés du Maire et / ou du Président du CCAS : composition des instances, délégations de signature, de pouvoir, nomination des représentants d'associations...
- Recherche de documents réglementaires : Code Général des Collectivités Territoriales, Code de l'Action Sociale et des Familles, mise à jour du règlement intérieur des instances...)
Référent communication
- Réalisation de documents de communication en lien avec la Ville de Belfort,
- Suivi du site internet,
- Mise à jour des informations relatives au CCAS sur l'écran d'accueil,
- Planification et coordination des opérations de communication.
Référent numérique
- Coordination des demandes transmises à la Direction des Systèmes Informatiques,
- Mise en place et suivi des procédures de dématérialisation,
- Recensement annuel des besoins informatiques des services,
- Mise en œuvre du logiciel Airsdélib.
Profils recherchés
Savoirs
Bac + 2 assistante de direction ou équivalent
Maitrise des circuits des décisions dans les collectivités locales
Techniques d'archivage
Savoir faire
Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation) et informatiques (logiciel Hermès, iX Parapheur, OK Actes, CITIZEN, SILOXANE, INTERVAX)
Capacité rédactionnelle
Savoir être
Réactivité, rigueur et autonomie
Sens du relationnel avec un public varié (agents, chefs de service, interlocuteurs extérieurs...)
Sens du travail en équipe
Capacité de planification, sens de l'organisation et respect des délais
Sens de la gestion des priorités
Discrétion dans le respect strict de l'obligation de réserve
Nécessités de service particulières
Permanence jusqu'à 17h30
Dépassement horaire selon les nécessités de service
Bac + 2 assistante de direction ou équivalent
Maitrise des circuits des décisions dans les collectivités locales
Techniques d'archivage
Savoir faire
Bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation) et informatiques (logiciel Hermès, iX Parapheur, OK Actes, CITIZEN, SILOXANE, INTERVAX)
Capacité rédactionnelle
Savoir être
Réactivité, rigueur et autonomie
Sens du relationnel avec un public varié (agents, chefs de service, interlocuteurs extérieurs...)
Sens du travail en équipe
Capacité de planification, sens de l'organisation et respect des délais
Sens de la gestion des priorités
Discrétion dans le respect strict de l'obligation de réserve
Nécessités de service particulières
Permanence jusqu'à 17h30
Dépassement horaire selon les nécessités de service
Contact et modalités de candidature
Contact
0384545656
Informations complémentaires
Envoie CV et lettre de motivation obligatoire.
Adresse de l'employeur
CCAS BELFORT
>14 bis rue du général strolz -cs 70467
90008 Belfort cedex
>14 bis rue du général strolz -cs 70467
90008 Belfort cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.