Assistante de direction - Direction de la Transition Écologique et RSO
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O089241004000478
Publiée le 23/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
21, Bd du 14 Juillet BP 552, Sens (Yonne)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
22/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dotées d’un projet de développement ambitieux, basé sur l’attractivité, le service à la population et la qualité de vie, Sens et sa communauté d’agglomération unissent leur force pour répondre aux enjeux de l’administration de demain et répondre de façon efficace aux attentes des citoyens.
Dotées d’une administration mutualisée depuis le 1er Janvier 2016, Sens et l’Agglomération recherchent un : Assistant de direction - Direction des Transitions Écologiques et Sociétales (h/f)
Dotées d’une administration mutualisée depuis le 1er Janvier 2016, Sens et l’Agglomération recherchent un : Assistant de direction - Direction des Transitions Écologiques et Sociétales (h/f)
Missions / conditions d'exercice
• Organiser et gérer l’accueil téléphonique et l’accueil physique (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers éléments d’information, évaluation de l’urgence, organisation de la réponse à apporter)
• Piloter les agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions ou d’événements, interface avec les secrétariats des élus, organisation des déplacements
• Assurer le suivi du courrier et du courrier électronique
• Produire des éléments de bilan d’activité et de tableaux de bord réguliers (indicateur de performance…) en lien avec la direction de la stratégie et du pilotage
• Assurer le suivi du budget : préparation budgétaire, engagement des bons de commande, marchés, validation des factures
• Assurer le suivi des organes de décision tels que les Bureaux, les Conseils (veiller aux échéances et à l’efficience des projets de délibération) et faire l’intermédiaire avec le service des assemblées
• Sécuriser le timing des actes administratifs et procéder à leur rédaction
• Garantir une qualité de service auprès des interlocuteurs (écoute, prise en compte des demandes, suivi des délais de réponse…)
• Participer à la communication des actions et projets de la Direction en lien avec le service communication
• Organiser l’ensemble des événements (invitations….) et être en appui logistique pour la valorisation du projet sur le terrain (matériel, accueil, traiteur….) en lien avec la direction de la communication et de l’événementiel
• Organiser et participer aux réunions, préparer les dossiers nécessaires et les supports de présentation (power point…)
• Assurer le suivi RH (congés, RTT, compte épargne temps, ordres de mission, remboursement de frais, relation avec les agents et le service RH…)
• Organisation, classement et archivage des dossiers
• Repérer et faire remonter à la Direction les difficultés repérées et proposer des solutions
• Piloter les agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions ou d’événements, interface avec les secrétariats des élus, organisation des déplacements
• Assurer le suivi du courrier et du courrier électronique
• Produire des éléments de bilan d’activité et de tableaux de bord réguliers (indicateur de performance…) en lien avec la direction de la stratégie et du pilotage
• Assurer le suivi du budget : préparation budgétaire, engagement des bons de commande, marchés, validation des factures
• Assurer le suivi des organes de décision tels que les Bureaux, les Conseils (veiller aux échéances et à l’efficience des projets de délibération) et faire l’intermédiaire avec le service des assemblées
• Sécuriser le timing des actes administratifs et procéder à leur rédaction
• Garantir une qualité de service auprès des interlocuteurs (écoute, prise en compte des demandes, suivi des délais de réponse…)
• Participer à la communication des actions et projets de la Direction en lien avec le service communication
• Organiser l’ensemble des événements (invitations….) et être en appui logistique pour la valorisation du projet sur le terrain (matériel, accueil, traiteur….) en lien avec la direction de la communication et de l’événementiel
• Organiser et participer aux réunions, préparer les dossiers nécessaires et les supports de présentation (power point…)
• Assurer le suivi RH (congés, RTT, compte épargne temps, ordres de mission, remboursement de frais, relation avec les agents et le service RH…)
• Organisation, classement et archivage des dossiers
• Repérer et faire remonter à la Direction les difficultés repérées et proposer des solutions
Profils recherchés
• Maîtrise des logiciels de bureautique (pack office, Acropolis, Teams, Ciril Finances)
• Maîtrise des outils de communication et bureautique
• Disposer de qualités rédactionnelles
• Connaissance des règles de l’expression orale
• Connaissance globale des collectivités territoriales et de l’administration
• Organisation et autonomie
• Adaptabilité
• Rigueur, discrétion et disponibilité
• Savoir faire preuve de diplomatie et de fermeté
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir prioriser les activités
• Savoir prendre des initiatives, gérer des urgences, alerter, rendre compte à la hiérarchie
• Maîtrise des outils de communication et bureautique
• Disposer de qualités rédactionnelles
• Connaissance des règles de l’expression orale
• Connaissance globale des collectivités territoriales et de l’administration
• Organisation et autonomie
• Adaptabilité
• Rigueur, discrétion et disponibilité
• Savoir faire preuve de diplomatie et de fermeté
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir prioriser les activités
• Savoir prendre des initiatives, gérer des urgences, alerter, rendre compte à la hiérarchie
Contact et modalités de candidature
Contact
0386658900
Informations complémentaires
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU GRAND SENONAIS
>21, Bd du 14 Juillet BP 552
89105 SENS CEDEX
>21, Bd du 14 Juillet BP 552
89105 SENS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.