Gestionnaire commande publique, assistance administrative du pôle énergies, entretien et maintenance (H/F)
Offre n° O086250324000555
Publiée le 24/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Avenue du Futuroscope, Chasseneuil-du-Poitou (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
25/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un Gestionnaire Commande Publique, Assistance administrative dans les domaines Energies, Entretien et Maintenance (H/F) au sein de la Direction des Bâtiments par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement et d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du grade de rédacteur territorial.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l’autorité Hiérarchique du responsable du Pôle Administratif et Financier et sous l’autorité fonctionnelle du responsable du pôle Energie, Entretien et maintenance :
En qualité de gestionnaire de la commande publique et comptable, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• Assurer la préparation administrative et les mises en concurrence des marchés publics (hors CCTP), des contrats, avenants, sous-traitants et réceptions de travaux relatifs aux opérations de la direction.
• Travailler en lien avec les techniciens et les ingénieurs de la Direction sur les calendriers de demandes de dépôt des consultations, réception des plis…
• En chaque début d’année civile, créer les opérations et les engagements d’AP dans le logiciel Astre GF.
• Gérer l’exécution administrative et comptable de ces marchés.
o Assurer l’exécution administrative et comptable des différents marchés (notifications, avances, gestion des retenues de garanties, avenants engagements…),
o Faire valider ces documents par le responsable administratif et financier et les chargés d’opérations concernés,
o Communiquer l’état d’avancement administratif des marchés de la Direction.
o Assurer le suivi des pièces administratives des marchés, et rendre compte régulièrement sur l’état d’avancement.
o Assurer la réception des plis.
o Procéder à la saisie numérique des documents sur le réseau informatique, selon les procédures en vigueurs, afin de permettre l’accès aux agents de la Direction: AE signé, DPGF signé ou non, CCAP ou CCTP signés, offre complète du candidat retenu.
• En lien avec le responsable administratif et financier, participer au suivi financier des investissements réalisés dans les bâtiments départementaux (réalisation de tableaux de bord et de bases de données).
• Participer à la rédaction des rapports de l’Assemblée délibérante.
• Classement et archivage des documents de marchés publics, contrats et conventions.
• Pour certaines opérations, assurer le traitement des opérations financières (engagements, factures, selon les procédures internes retenues).
En qualité d’assistant(e) administratif et financier du pôle Energies, Entretien et Maintenance, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• d’assister selon les besoins, le responsable du pôle Energies, Entretien et Maintenance et le technicien référent du pôle,
• de participer aux procédures de consultation et à la rédaction des pièces administratives de la commande publique du pôle,
• de contribuer à la préparation des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• d’assurer le suivi des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• de participer à l’élaboration et suivre les procédures administratives et juridiques relatives aux dossiers de subventionnement de la Direction au titre des économies d’énergies,
• Participer à la définition des orientations budgétaires stratégiques de la direction.
• Assurer la préparation administrative, juridique et budgétaire des contrats et conventions réalisés dans le cadre des activités du pôle.
Niveau de responsabilité :
Responsabilité de l’élaboration et du suivi de procédures liées à la commande publique et à l’exécution de marchés de la Direction,
Responsabilité du suivi du budget du pôle Energies, Entretien et Maintenance de la Direction,
Garant de la bonne tenue des dossiers juridiques (exécution des marchés) numériques de la Direction,
Aptitude à tenir informés la hiérarchie sur les dossiers.
Etre force de proposition pour la bonne mise en œuvre et exécution des actes administratifs.
Conditions de travail :
Résidence administrative et lieu de travail : CHASSENEUIL DU POITOU, Téléport 1 immeuble @3.
Bureau partagé.
Activité à temps plein.
Poste informatique (portable) avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers.
Tickets restaurant.
Spécificité du poste :
- Forte autonomie dans l’organisation du travail.
- Capacité d’écoute et d’accompagnement des agents.
- Force de proposition dans le domaine de la commande publique.
- Très bonnes capacités rédactionnelle, d’écoute et de communication avec de multiples interlocuteurs, dans le souci constant de l’intérêt de la collectivité.
En qualité de gestionnaire de la commande publique et comptable, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• Assurer la préparation administrative et les mises en concurrence des marchés publics (hors CCTP), des contrats, avenants, sous-traitants et réceptions de travaux relatifs aux opérations de la direction.
• Travailler en lien avec les techniciens et les ingénieurs de la Direction sur les calendriers de demandes de dépôt des consultations, réception des plis…
• En chaque début d’année civile, créer les opérations et les engagements d’AP dans le logiciel Astre GF.
• Gérer l’exécution administrative et comptable de ces marchés.
o Assurer l’exécution administrative et comptable des différents marchés (notifications, avances, gestion des retenues de garanties, avenants engagements…),
o Faire valider ces documents par le responsable administratif et financier et les chargés d’opérations concernés,
o Communiquer l’état d’avancement administratif des marchés de la Direction.
o Assurer le suivi des pièces administratives des marchés, et rendre compte régulièrement sur l’état d’avancement.
o Assurer la réception des plis.
o Procéder à la saisie numérique des documents sur le réseau informatique, selon les procédures en vigueurs, afin de permettre l’accès aux agents de la Direction: AE signé, DPGF signé ou non, CCAP ou CCTP signés, offre complète du candidat retenu.
• En lien avec le responsable administratif et financier, participer au suivi financier des investissements réalisés dans les bâtiments départementaux (réalisation de tableaux de bord et de bases de données).
• Participer à la rédaction des rapports de l’Assemblée délibérante.
• Classement et archivage des documents de marchés publics, contrats et conventions.
• Pour certaines opérations, assurer le traitement des opérations financières (engagements, factures, selon les procédures internes retenues).
En qualité d’assistant(e) administratif et financier du pôle Energies, Entretien et Maintenance, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• d’assister selon les besoins, le responsable du pôle Energies, Entretien et Maintenance et le technicien référent du pôle,
• de participer aux procédures de consultation et à la rédaction des pièces administratives de la commande publique du pôle,
• de contribuer à la préparation des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• d’assurer le suivi des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• de participer à l’élaboration et suivre les procédures administratives et juridiques relatives aux dossiers de subventionnement de la Direction au titre des économies d’énergies,
• Participer à la définition des orientations budgétaires stratégiques de la direction.
• Assurer la préparation administrative, juridique et budgétaire des contrats et conventions réalisés dans le cadre des activités du pôle.
Niveau de responsabilité :
Responsabilité de l’élaboration et du suivi de procédures liées à la commande publique et à l’exécution de marchés de la Direction,
Responsabilité du suivi du budget du pôle Energies, Entretien et Maintenance de la Direction,
Garant de la bonne tenue des dossiers juridiques (exécution des marchés) numériques de la Direction,
Aptitude à tenir informés la hiérarchie sur les dossiers.
Etre force de proposition pour la bonne mise en œuvre et exécution des actes administratifs.
Conditions de travail :
Résidence administrative et lieu de travail : CHASSENEUIL DU POITOU, Téléport 1 immeuble @3.
Bureau partagé.
Activité à temps plein.
Poste informatique (portable) avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers.
Tickets restaurant.
Spécificité du poste :
- Forte autonomie dans l’organisation du travail.
- Capacité d’écoute et d’accompagnement des agents.
- Force de proposition dans le domaine de la commande publique.
- Très bonnes capacités rédactionnelle, d’écoute et de communication avec de multiples interlocuteurs, dans le souci constant de l’intérêt de la collectivité.
Profils recherchés
Profil attendu :
- Maîtrise des règles administratives, juridiques et financières conditionnant la passation et l’exécution des marchés de travaux et de maintenance des bâtiments.
- Connaissance des procédures relatives aux budgets et comptes des collectivités territoriales.
- Capacités rédactionnelles et de synthèse, qualités d'expression orale pour la présentation des dossiers.
- Sens requis de l'initiative, de l'anticipation, de la pédagogie et de la méthodologie à la gestion de projets, ainsi que de réelles qualités relationnelles (sens du travail en équipe, faculté d’adaptation, de reporting à la hiérarchie).
- Rigoureux et autonome, capacité à négocier, à travailler dans l’urgence, à respecter les délais, à analyser les situations et à trouver des solutions pragmatiques.
- Polyvalent, capacité à s’adapter à la pluralité des demandes, au grand nombre d’interlocuteurs et à des contextes techniques variés.
Savoirs :
- Bonne connaissance du cadre juridique de la commande et des constructions publiques dans toutes leurs composantes (juridique, budgétaire, financière, administrative).
- Bonne connaissance du contexte réglementaire et des procédures administratives (marchés publics, loi MOP, Code du Travail, Code de la Construction et de l’Habitation, réglementation des ERP, CCAG travaux et Moe, etc…).
- Bonne connaissance du mode de fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance de l’exécution et de la gestion des marchés liés à la construction, l’entretien et la maintenance des bâtiments publics.
- Connaissance de la conduite d’opérations (construction, réhabilitation de bâtiments…)
- Maîtrise des logiciels bureautiques et métiers.
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Bon Reporting et capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie.
- Capacités d’analyse, d’organisation et de planification.
- Autonomie dans l’organisation du travail.
- Travail en mode projet et aptitude à l’encadrement et à l'animation d'équipe.
- Être force de proposition auprès de la Direction.
Savoir être
- Ouverture d'esprit, sens des responsabilités et du service.
- Aptitude à la communication et à la négociation.
- Aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Capacité à rédiger de manière claire et concise.
- Sens de l’initiative et de la diplomatie
- Bonne qualité d’écoute.
- Maîtrise des règles administratives, juridiques et financières conditionnant la passation et l’exécution des marchés de travaux et de maintenance des bâtiments.
- Connaissance des procédures relatives aux budgets et comptes des collectivités territoriales.
- Capacités rédactionnelles et de synthèse, qualités d'expression orale pour la présentation des dossiers.
- Sens requis de l'initiative, de l'anticipation, de la pédagogie et de la méthodologie à la gestion de projets, ainsi que de réelles qualités relationnelles (sens du travail en équipe, faculté d’adaptation, de reporting à la hiérarchie).
- Rigoureux et autonome, capacité à négocier, à travailler dans l’urgence, à respecter les délais, à analyser les situations et à trouver des solutions pragmatiques.
- Polyvalent, capacité à s’adapter à la pluralité des demandes, au grand nombre d’interlocuteurs et à des contextes techniques variés.
Savoirs :
- Bonne connaissance du cadre juridique de la commande et des constructions publiques dans toutes leurs composantes (juridique, budgétaire, financière, administrative).
- Bonne connaissance du contexte réglementaire et des procédures administratives (marchés publics, loi MOP, Code du Travail, Code de la Construction et de l’Habitation, réglementation des ERP, CCAG travaux et Moe, etc…).
- Bonne connaissance du mode de fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance de l’exécution et de la gestion des marchés liés à la construction, l’entretien et la maintenance des bâtiments publics.
- Connaissance de la conduite d’opérations (construction, réhabilitation de bâtiments…)
- Maîtrise des logiciels bureautiques et métiers.
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Bon Reporting et capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie.
- Capacités d’analyse, d’organisation et de planification.
- Autonomie dans l’organisation du travail.
- Travail en mode projet et aptitude à l’encadrement et à l'animation d'équipe.
- Être force de proposition auprès de la Direction.
Savoir être
- Ouverture d'esprit, sens des responsabilités et du service.
- Aptitude à la communication et à la négociation.
- Aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Capacité à rédiger de manière claire et concise.
- Sens de l’initiative et de la diplomatie
- Bonne qualité d’écoute.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549556796
Informations complémentaires
Le Département s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du grade de rédacteur territorial ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, en bas de cette annonce, jusqu'au 25 avril 2025 inclus.
Contact :
Eliane SCHKLAR, Adjointe à la Responsable du pôle recrutement, formation et accompagnement professionnel - Tél : 05.49.55.67.96
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du grade de rédacteur territorial ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, en bas de cette annonce, jusqu'au 25 avril 2025 inclus.
Contact :
Eliane SCHKLAR, Adjointe à la Responsable du pôle recrutement, formation et accompagnement professionnel - Tél : 05.49.55.67.96
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.