Un assistant administratif chargé de protocole ou une assistante administrative chargée de protocole
Offre n° O086240920000278
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
84 rue des Carmélites, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
20/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un assistant administratif chargé de protocole
ou une assistante administrative chargée de protocole
Direction Protocole – Secteur Protocole et Invitations
Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
A temps complet
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un assistant administratif chargé de protocole
ou une assistante administrative chargée de protocole
Direction Protocole – Secteur Protocole et Invitations
Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
A temps complet
Missions / conditions d'exercice
Vos activités
Placé·e sous l’autorité du responsable du Secteur Protocole et Invitations, vous serez chargé·e de seconder le responsable du Secteur Protocole et Invitations dans ses fonctions d’organisation des activités protocolaires. Vos missions :
Gestion administrative du secteur
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des boîtes de réception
• Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions du Protocole-Invitations …)
• Utilisation du logiciel interne des manifestations, d’un service de formulaires en ligne, d’une billetterie
• Conception et suivi de tableaux de bord…
• Réalisation hebdomadaire de l’information des manifestations pour les élus Ville et les élus Grand Poitiers
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des stocks des objets promotionnels et distribution aux associations selon les demandes
• Classement et archivage des dossiers
Participation à l’organisation des manifestations protocolaires
• Réponse aux courriers des demandeurs ;
• Participation à l’organisation des cérémonies militaires, en collaboration avec la préfecture et les associations d’anciens combattants ;
• Veille avec le Secteur Secrétariat des élus – Représentations de la Maire et de la Présidente, à la présence d’un élu de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers sur les manifestations
• Aide à la mise en œuvre des événements protocolaires organisés par la Ville et Grand Poitiers : déroulé protocolaire, ordres des discours, accueil des personnalités, chevalets, plans de table, transmission des micros lors des réunions …
• Accompagnement physique des élus lors des temps forts des collectivités et des manifestations de la Ville, Grand Poitiers ou le CCAS ;
• Réalisation des cartons d’invitation, sur la forme et sur le fond, conformément à la charte graphique des 2 collectivités (logiciel InDesign)
• Vérification de la liste des destinataires pour chaque invitation, en lien avec les services de la collectivité ;
• Envoi des cartons d’invitations pour validation auprès des partenaires extérieurs après validation du cabinet ;
• Envoi des cartons d’invitation des différentes manifestations
• Suivi des retours
Placé·e sous l’autorité du responsable du Secteur Protocole et Invitations, vous serez chargé·e de seconder le responsable du Secteur Protocole et Invitations dans ses fonctions d’organisation des activités protocolaires. Vos missions :
Gestion administrative du secteur
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des boîtes de réception
• Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions du Protocole-Invitations …)
• Utilisation du logiciel interne des manifestations, d’un service de formulaires en ligne, d’une billetterie
• Conception et suivi de tableaux de bord…
• Réalisation hebdomadaire de l’information des manifestations pour les élus Ville et les élus Grand Poitiers
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des stocks des objets promotionnels et distribution aux associations selon les demandes
• Classement et archivage des dossiers
Participation à l’organisation des manifestations protocolaires
• Réponse aux courriers des demandeurs ;
• Participation à l’organisation des cérémonies militaires, en collaboration avec la préfecture et les associations d’anciens combattants ;
• Veille avec le Secteur Secrétariat des élus – Représentations de la Maire et de la Présidente, à la présence d’un élu de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers sur les manifestations
• Aide à la mise en œuvre des événements protocolaires organisés par la Ville et Grand Poitiers : déroulé protocolaire, ordres des discours, accueil des personnalités, chevalets, plans de table, transmission des micros lors des réunions …
• Accompagnement physique des élus lors des temps forts des collectivités et des manifestations de la Ville, Grand Poitiers ou le CCAS ;
• Réalisation des cartons d’invitation, sur la forme et sur le fond, conformément à la charte graphique des 2 collectivités (logiciel InDesign)
• Vérification de la liste des destinataires pour chaque invitation, en lien avec les services de la collectivité ;
• Envoi des cartons d’invitations pour validation auprès des partenaires extérieurs après validation du cabinet ;
• Envoi des cartons d’invitation des différentes manifestations
• Suivi des retours
Profils recherchés
Votre profil
Savoir-faire :
• Excellente expression orale et écrite
• Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
• Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
• Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de textes, Excel, …)
• Maîtrise des logiciels et services de formulaires en ligne suivants : InDesign, GMA, GEMA, framaforms, billetterie.
• Maîtrise du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaître les services de la collectivité, les circuits et procédures administratives
Savoir-être :
• Être autonome et organisé
• Être discret et respecter les règles de confidentialité
• Prioriser ses activités quotidiennes
• Être disponible
• Être réactif
• Savoir travailler en équipe
• Être garant de l’image des collectivités
Conditions d’exercice des missions
• Permis B obligatoire
• Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers en soirée ou week-end (manifestations, cérémonies)
• Déplacements occasionnels sur Grand Poitiers (visites de repérage sur site, présence sur les évènements…)
• Poste basé à Hôtel de ville de Poitiers - 15 Pl. du Maréchal-Leclerc, 86000 Poitiers.
Le jury se déroulera le 8 novembre 2024.
Savoir-faire :
• Excellente expression orale et écrite
• Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
• Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
• Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de textes, Excel, …)
• Maîtrise des logiciels et services de formulaires en ligne suivants : InDesign, GMA, GEMA, framaforms, billetterie.
• Maîtrise du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaître les services de la collectivité, les circuits et procédures administratives
Savoir-être :
• Être autonome et organisé
• Être discret et respecter les règles de confidentialité
• Prioriser ses activités quotidiennes
• Être disponible
• Être réactif
• Savoir travailler en équipe
• Être garant de l’image des collectivités
Conditions d’exercice des missions
• Permis B obligatoire
• Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers en soirée ou week-end (manifestations, cérémonies)
• Déplacements occasionnels sur Grand Poitiers (visites de repérage sur site, présence sur les évènements…)
• Poste basé à Hôtel de ville de Poitiers - 15 Pl. du Maréchal-Leclerc, 86000 Poitiers.
Le jury se déroulera le 8 novembre 2024.
Contact et modalités de candidature
Contact
0680058197
Informations complémentaires
Conditions de recrutement
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M Guillaume CLOUTIER Responsable du pôle Protocole et Logistique au 07 87 08 37 49 ou
guillaume.cloutier@grandpoitiers.fr ou Mme Pauline COLINET - Chargée de recrutement au 06 80 05 81 97.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Monsieur Guillaume DUDOIGT, référent maintien dans l’emploi et handicap : guillaume.dudoigt@grandpoitiers.fr
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M Guillaume CLOUTIER Responsable du pôle Protocole et Logistique au 07 87 08 37 49 ou
guillaume.cloutier@grandpoitiers.fr ou Mme Pauline COLINET - Chargée de recrutement au 06 80 05 81 97.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié
Adresse de l'employeur
GRAND POITIERS COMMUNAUTE URBAINE
>84 rue des Carmélites
86000 POITIERS
>84 rue des Carmélites
86000 POITIERS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.