Assistant de direction au sein de la Direction Générale des Services
Offre n° O086240724001217
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
POITIERS cedex
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
08/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un Assistant de direction au sein de la Direction Générale des Services (F/H) par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du cadre d'emploi des Adjoints Administratifs.
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, l'agent assure les missions suivantes en lien avec l’autre collègue assistant de direction:
- Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, l'agent assure les missions suivantes en lien avec l’autre collègue assistant de direction:
- Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction Générale des Services
Organiser et gérer l’emploi du temps du Directeur général et planifier les réunions
Gérer le courrier en arrivée et en départ
Servir d’interface entre le Directeur général et les services de la collectivité ou tout interlocuteur extérieur
Superviser les documents soumis à la signature du Président et du Directeur Général
Suivre et alerter le Directeur les urgences et priorités (appels téléphoniques, messages, courriers, …).
Rédiger et mettre en forme des notes et correspondances
Assurer le suivi des dossiers et des demandes en veillant au respect des procédures et des délais
Diffuser l’information et répondre aux sollicitations des services ou des partenaires extérieurs
Assurer la gestion du plan de classement des dossiers
Gérer le temps de travail sur le logiciel dédié
Conditions de travail :
Bureau partagé
Résidence administrative : Poitiers
Restauration collective
Disponibilité requise au-delà des plages horaires fixes de la collectivité en raison des obligations de service.
Organiser et gérer l’emploi du temps du Directeur général et planifier les réunions
Gérer le courrier en arrivée et en départ
Servir d’interface entre le Directeur général et les services de la collectivité ou tout interlocuteur extérieur
Superviser les documents soumis à la signature du Président et du Directeur Général
Suivre et alerter le Directeur les urgences et priorités (appels téléphoniques, messages, courriers, …).
Rédiger et mettre en forme des notes et correspondances
Assurer le suivi des dossiers et des demandes en veillant au respect des procédures et des délais
Diffuser l’information et répondre aux sollicitations des services ou des partenaires extérieurs
Assurer la gestion du plan de classement des dossiers
Gérer le temps de travail sur le logiciel dédié
Conditions de travail :
Bureau partagé
Résidence administrative : Poitiers
Restauration collective
Disponibilité requise au-delà des plages horaires fixes de la collectivité en raison des obligations de service.
Profils recherchés
Savoirs :
Bonne connaissance du fonctionnement des services et procédures du Département.
Connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité.
Connaissance des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)
Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps.
Connaissance des logiciels bureautiques et des outils de messagerie (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Incovar…)
Savoir-faire :
Gérer simultanément des tâches et impératifs de différents niveaux
Identifier les informations pertinentes, les prioriser et les synthétiser
Gérer l’agenda en fonction des priorités
Disposer de bonnes qualités rédactionnelles
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Compétences personnelles :
Aptitude à travailler en équipe.
Sens du service public, discrétion, diplomatie.
Esprit d’analyse et de synthèse
Rigueur, organisation et méthode.
Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité
Capacité à partager un espace de travail.
Réactivité
Faire preuve d’autonomie
BTS secrétariat de direction ou expérience professionnelle avérée sur un poste similaire.
Bonne connaissance du fonctionnement des services et procédures du Département.
Connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité.
Connaissance des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.)
Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps.
Connaissance des logiciels bureautiques et des outils de messagerie (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Incovar…)
Savoir-faire :
Gérer simultanément des tâches et impératifs de différents niveaux
Identifier les informations pertinentes, les prioriser et les synthétiser
Gérer l’agenda en fonction des priorités
Disposer de bonnes qualités rédactionnelles
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Compétences personnelles :
Aptitude à travailler en équipe.
Sens du service public, discrétion, diplomatie.
Esprit d’analyse et de synthèse
Rigueur, organisation et méthode.
Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité
Capacité à partager un espace de travail.
Réactivité
Faire preuve d’autonomie
BTS secrétariat de direction ou expérience professionnelle avérée sur un poste similaire.
Contact
Contact
0549556785
Lien de candidature
Informations complémentaires
Le Département s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, en bas de cette annonce, jusqu'au 8 septembre 2024 inclus.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement, formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, en bas de cette annonce, jusqu'au 8 septembre 2024 inclus.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement, formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.