Responsable du service accueil / population
Offre n° O086240621001627
Publiée le 21/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de Vouneuil-sous-Biard (env. 6 300 hbts) est une commune de la Vienne voisine de Poitiers, à proximité de l'autoroute, de la gare et d'un aéroport. Elle comprend trois centralités : Pouzioux-la-Jarrie, le centre bourg et Précharaux et fait partie de la Communauté urbaine de Grand Poitiers. La population est en constante augmentation (env. + 2000 hbts en 20 ans).
Commune dynamique et active dans son développement avec des projets structurants, Chef-lieu de canton, dotée d'un patrimoine remarquable et d'un cadre de vie très agréable, elle offre de nombreux services à la population et dispose d'une salle de spectacle (la R2B).
La ville dispose de deux groupes scolaires et d'un collège. Elle abrite aussi un CREPS. La commune est engagée dans une démarche de gestion différenciée des espaces publics.
Commune dynamique et active dans son développement avec des projets structurants, Chef-lieu de canton, dotée d'un patrimoine remarquable et d'un cadre de vie très agréable, elle offre de nombreux services à la population et dispose d'une salle de spectacle (la R2B).
La ville dispose de deux groupes scolaires et d'un collège. Elle abrite aussi un CREPS. La commune est engagée dans une démarche de gestion différenciée des espaces publics.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VOUNEUIL SOUS BIARD
Poste à pourvoir le
16/09/2024
Date limite de candidature
21/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Responsable du service accueil / population met en œuvre les directives de la municipalité et de la Direction générale. Il dirige, coordonne et anime l’ensemble des agents du service.
Placé sous l'autorité de la Direction Générale, le Responsable du service accueil / population veille au bon fonctionnement du service. Il assure la coordination et le contrôle des activités. Il organise le service de façon à garantir sa continuité au niveau de l’accueil, l’état civil, les cimetières, l’agence postale communale, le CCAS et le secrétariat des élus. Il assite les élus et la Direction Générale dans le processus décisionnel des projets.
Placé sous l'autorité de la Direction Générale, le Responsable du service accueil / population veille au bon fonctionnement du service. Il assure la coordination et le contrôle des activités. Il organise le service de façon à garantir sa continuité au niveau de l’accueil, l’état civil, les cimetières, l’agence postale communale, le CCAS et le secrétariat des élus. Il assite les élus et la Direction Générale dans le processus décisionnel des projets.
Missions / conditions d'exercice
Missions en matière managériale : (3 agents)
• Encadrer le personnel du service
• Organiser le service de façon à garantir sa continuité au niveau de l’accueil / agence postale / Etat Civil / cimetières / CCAS et secrétariat des élus
• Prévenir et gérer les conflits
• Être force d’animation, d’impulsion et de mobilisation auprès des agents
• Soutenir l’équipe dans ses tâches quotidiennes
• Participer aux réunions de direction
Missions liées à l’activité du service :
• Superviser, organiser l’état civil et l’accueil
• S’assurer de la bonne gestion des inscriptions sur le répertoire électoral unique ;
• Piloter l’organisation des élections en associant les agents du service ;
o Établir et actualiser les listes électorales
o Organiser les bureaux de vote, la réalisation du dépouillement et la communication des résultats ;
• Piloter la gestion du cimetière notamment les emplacements : création / reprises de concessions, achats de titres de concessions, registre, mouvements
o Gérer les créations / reprises de concessions, achats de titres de concessions, registre, mouvements dans les cimetières (inhumations / exhumations)
• Superviser le système de réservations des salles municipales pour les particuliers et la remise des clés
• Piloter la gestion de l’agence postale communale
o Assurer le lien avec la Poste ;
o Manager les différentes missions liées à la tenue de l’APC
• Piloter le recensement de la population (tous les 5 ans)
• Assurer une veille permanente en matière de droit funéraire, d’état civil et des élections
• Être le référent de la collectivité auprès de la communauté urbaine pour tout ce qui concerne la mission d’accueil, le RGPD et l’Open DATA
• Assurer la gestion des fournitures de bureau pour les services
• Encadrer le personnel du service
• Organiser le service de façon à garantir sa continuité au niveau de l’accueil / agence postale / Etat Civil / cimetières / CCAS et secrétariat des élus
• Prévenir et gérer les conflits
• Être force d’animation, d’impulsion et de mobilisation auprès des agents
• Soutenir l’équipe dans ses tâches quotidiennes
• Participer aux réunions de direction
Missions liées à l’activité du service :
• Superviser, organiser l’état civil et l’accueil
• S’assurer de la bonne gestion des inscriptions sur le répertoire électoral unique ;
• Piloter l’organisation des élections en associant les agents du service ;
o Établir et actualiser les listes électorales
o Organiser les bureaux de vote, la réalisation du dépouillement et la communication des résultats ;
• Piloter la gestion du cimetière notamment les emplacements : création / reprises de concessions, achats de titres de concessions, registre, mouvements
o Gérer les créations / reprises de concessions, achats de titres de concessions, registre, mouvements dans les cimetières (inhumations / exhumations)
• Superviser le système de réservations des salles municipales pour les particuliers et la remise des clés
• Piloter la gestion de l’agence postale communale
o Assurer le lien avec la Poste ;
o Manager les différentes missions liées à la tenue de l’APC
• Piloter le recensement de la population (tous les 5 ans)
• Assurer une veille permanente en matière de droit funéraire, d’état civil et des élections
• Être le référent de la collectivité auprès de la communauté urbaine pour tout ce qui concerne la mission d’accueil, le RGPD et l’Open DATA
• Assurer la gestion des fournitures de bureau pour les services
Profils recherchés
CONNAISSANCES ET QUALITES :
Connaitre la réglementation en état-civil, les législations funéraires et électorale
Maitriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques (COSOLUCE : Electra (élection)– RCIM (logiciel cimetière) – ACTES (état civil))
Expérience sur un poste similaire souhaité
Connaître l’environnement des collectivités
Le sens de l’organisation et de la priorisation, l’aptitude au management, la qualité relationnelle, la rigueur, la disponibilité et le respect des procédures de prévention seront des atouts déterminants pour occuper ce poste.
Qualités relationnelles et comportementales :
• Avoir le sens du service public et des responsabilités
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Avoir des aptitudes relationnelles, le sens du contact, être respectueux, et savoir gérer les situations de stress. Être patient et calme
• Être force de proposition
• Avoir des aptitudes pédagogiques et rédactionnelles
• Aptitude au management d’une équipe
• Être consciencieux, sérieux et rigoureux
• Être ponctuel et disponible
• Respecter la discrétion professionnelle, le secret professionnel et le devoir de réserve
Connaitre la réglementation en état-civil, les législations funéraires et électorale
Maitriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques (COSOLUCE : Electra (élection)– RCIM (logiciel cimetière) – ACTES (état civil))
Expérience sur un poste similaire souhaité
Connaître l’environnement des collectivités
Le sens de l’organisation et de la priorisation, l’aptitude au management, la qualité relationnelle, la rigueur, la disponibilité et le respect des procédures de prévention seront des atouts déterminants pour occuper ce poste.
Qualités relationnelles et comportementales :
• Avoir le sens du service public et des responsabilités
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Avoir des aptitudes relationnelles, le sens du contact, être respectueux, et savoir gérer les situations de stress. Être patient et calme
• Être force de proposition
• Avoir des aptitudes pédagogiques et rédactionnelles
• Aptitude au management d’une équipe
• Être consciencieux, sérieux et rigoureux
• Être ponctuel et disponible
• Respecter la discrétion professionnelle, le secret professionnel et le devoir de réserve
Contact
Contact
05 49 36 10 20
Informations complémentaires
Conditions de travail :
• Temps Complet, RTT
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP dont un CIA) + NBI encadrement
• CNAS
• Travail ponctuel en dehors des horaires habituels ; participation au besoin aux commissions municipales
• Relations fréquentes avec les élus, la Direction Générale, l’ensemble des services de la Collectivité, les administrés et partenaires extérieurs
Candidatures :
Pour toutes informations complémentaires, contactez M. IBARS, DGS ou M. MARCHAND, DGA au 05 49 36 10 20. Les candidatures (CV, lettre de motivation et dernière situation administrative) sont à adresser à Monsieur le Maire, 1 place Moretta, 86580 VOUNEUIL-SOUS-BIARD ou rh@vouneuil-sous-biard.com
• Temps Complet, RTT
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP dont un CIA) + NBI encadrement
• CNAS
• Travail ponctuel en dehors des horaires habituels ; participation au besoin aux commissions municipales
• Relations fréquentes avec les élus, la Direction Générale, l’ensemble des services de la Collectivité, les administrés et partenaires extérieurs
Candidatures :
Pour toutes informations complémentaires, contactez M. IBARS, DGS ou M. MARCHAND, DGA au 05 49 36 10 20. Les candidatures (CV, lettre de motivation et dernière situation administrative) sont à adresser à Monsieur le Maire, 1 place Moretta, 86580 VOUNEUIL-SOUS-BIARD ou rh@vouneuil-sous-biard.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.