Assistant ou assistante de direction
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Offre n° O086231201278234
Publiée le 04/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
POITIERS cedex
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
08/01/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
3 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recherche un(e) assistant(e) de Direction à temps complet, sous contrat à durée déterminée, dans le cadre d'un remplacement, pour la période du 1er février 2024 au 30 avril 2024 inclus, auprès de la Direction Générale Adjointe des Solidarités (Direction de l'Action Sociale et Direction de l'Enfance et de la Famille).
Les missions sont les suivantes :
* Contribuer aux missions du service Schéma et Etablissements de l'Enfance (50% du temps de travail) :
- organiser les deux séances annuelles de l'Observatoire Départemental de la Protection de l'Enfance : effectuer les convocations et suivre la liste des membres, réaliser et mettre à jour les statistiques puis les mettre en forme pour présentation,
- suivre les outils statistiques relatifs aux établissements de l'enfance (tableaux mensuels de présence, échéanciers des présences, l'Aide sociale à l'enfance en chiffres et en euros...),
- organiser les appels à projet et autres réunions du service,
- intégrer dans le logiciel DELOS les données budgétaires des établissements (budgets prévisionnels et comptes administratifs). Réaliser les envois des procédures budgétaires.
- saisir les demandes de subventions dans le logiciel ASTRE
- enregistrer les demandes de casier judiciaire B2 et transmettre aux établissements et LDV
- participer aux contrôles financiers et de conformité
- présenter les arrêtés et les conventions au contrôle de légalité et les diffuser
- établir les tableaux d'astreinte
Elaborer et suivre les outils statistiques en maisons départementales de la solidarité :
- construire et proposer des évolutions des outils statistiques
- réceptionner et consolider les données
- synthétiser et analyser les tableaux de bord
- assurer l'interface avec les responsables de MDS et les secrétariats
- participer à la construction de la démarche d'observation au niveau de la Direction de l'Action Sociale en articulation avec l'Observatoire départemental de la Protection de l'enfance
- suivre les projets de la Direction de l'Action Sociale dans le domaine de l'observation et du diagnostic en s'appuyant notamment sur l'outil informatique de cartographie (système d'information géographique)
En collaboration avec ses collègues :
Gérer le secrétariat du directeur de l'action sociale et du directeur de l'action sociale :
- prendre des messages, organiser des rendez-vous, gérer les agendas
- organiser les réunions et les déplacements
- construire des groupes de travail
- rédiger des comptes rendus de réunion
- rédiger des courriers, notes et rapports
- saisir des courriers, rapports et notes...
- suivre et actualiser les conventions et dossiers
- gérer le temps de travail
- suivre les activités des services
- gérer les commandes de billets de train
Assurer l'accueil du public physique et téléphonique :
- évaluer la demande
- répondre, orienter vers les services, les structures ou les partenaires appropriés
Assurer le suivi des enquêtes sociales :
- enregistrer, diffuser et suivre les enquêtes sociales
- veiller au contenu du rapport et rédiger une synthèse si nécessaire
- rédiger des courriers d'accompagnement pour l'envoi des rapports aux institutions
- classer et archiver les fonds de dossiers
Gérer et diffuser l'information :
- participer à l'organisation de manifestations diverses
- recueillir et diffuser l'information auprès des services des deux Directions et des
partenaires
En l'absence de ses collègues référentes, assurer l'intérim des missions exercées par ces dernières.
Les missions sont les suivantes :
* Contribuer aux missions du service Schéma et Etablissements de l'Enfance (50% du temps de travail) :
- organiser les deux séances annuelles de l'Observatoire Départemental de la Protection de l'Enfance : effectuer les convocations et suivre la liste des membres, réaliser et mettre à jour les statistiques puis les mettre en forme pour présentation,
- suivre les outils statistiques relatifs aux établissements de l'enfance (tableaux mensuels de présence, échéanciers des présences, l'Aide sociale à l'enfance en chiffres et en euros...),
- organiser les appels à projet et autres réunions du service,
- intégrer dans le logiciel DELOS les données budgétaires des établissements (budgets prévisionnels et comptes administratifs). Réaliser les envois des procédures budgétaires.
- saisir les demandes de subventions dans le logiciel ASTRE
- enregistrer les demandes de casier judiciaire B2 et transmettre aux établissements et LDV
- participer aux contrôles financiers et de conformité
- présenter les arrêtés et les conventions au contrôle de légalité et les diffuser
- établir les tableaux d'astreinte
Elaborer et suivre les outils statistiques en maisons départementales de la solidarité :
- construire et proposer des évolutions des outils statistiques
- réceptionner et consolider les données
- synthétiser et analyser les tableaux de bord
- assurer l'interface avec les responsables de MDS et les secrétariats
- participer à la construction de la démarche d'observation au niveau de la Direction de l'Action Sociale en articulation avec l'Observatoire départemental de la Protection de l'enfance
- suivre les projets de la Direction de l'Action Sociale dans le domaine de l'observation et du diagnostic en s'appuyant notamment sur l'outil informatique de cartographie (système d'information géographique)
En collaboration avec ses collègues :
Gérer le secrétariat du directeur de l'action sociale et du directeur de l'action sociale :
- prendre des messages, organiser des rendez-vous, gérer les agendas
- organiser les réunions et les déplacements
- construire des groupes de travail
- rédiger des comptes rendus de réunion
- rédiger des courriers, notes et rapports
- saisir des courriers, rapports et notes...
- suivre et actualiser les conventions et dossiers
- gérer le temps de travail
- suivre les activités des services
- gérer les commandes de billets de train
Assurer l'accueil du public physique et téléphonique :
- évaluer la demande
- répondre, orienter vers les services, les structures ou les partenaires appropriés
Assurer le suivi des enquêtes sociales :
- enregistrer, diffuser et suivre les enquêtes sociales
- veiller au contenu du rapport et rédiger une synthèse si nécessaire
- rédiger des courriers d'accompagnement pour l'envoi des rapports aux institutions
- classer et archiver les fonds de dossiers
Gérer et diffuser l'information :
- participer à l'organisation de manifestations diverses
- recueillir et diffuser l'information auprès des services des deux Directions et des
partenaires
En l'absence de ses collègues référentes, assurer l'intérim des missions exercées par ces dernières.
Missions / conditions d'exercice
Poste à temps plein
Bureau partagé
Restauration collective possible
Résidence administrative : DGAS, 39 rue de Beaulieu à POITIERS
Horaires habituels de la DGAS
Déplacements ponctuels (utilisation du véhicule de service ou personnel)
Bureau partagé
Restauration collective possible
Résidence administrative : DGAS, 39 rue de Beaulieu à POITIERS
Horaires habituels de la DGAS
Déplacements ponctuels (utilisation du véhicule de service ou personnel)
Profils recherchés
Formation de secrétariat de bon niveau ou expérience professionnelle indispensable
Savoirs :
- bonnes connaissances du logiciel EXCEL
- connaissance de la législation sociale et des missions des différents partenaires ou
intérêts pour y accéder
- orientation vers les services ou organismes compétents
- capacités rédactionnelles
Savoir-faire :
- compétences en matière d'accueil téléphonique et physique du public et des
partenaires
- identification et qualification des demandes
- utilisation des outils bureautiques et informatiques
- capacité à organiser un travail rigoureux
Savoir-être :
- sens des responsabilités
- sens de l'écoute
- qualités relationnelles
- discrétion
- capacité à travailler en équipe
- autonomie
- être force de propositions
Savoirs :
- bonnes connaissances du logiciel EXCEL
- connaissance de la législation sociale et des missions des différents partenaires ou
intérêts pour y accéder
- orientation vers les services ou organismes compétents
- capacités rédactionnelles
Savoir-faire :
- compétences en matière d'accueil téléphonique et physique du public et des
partenaires
- identification et qualification des demandes
- utilisation des outils bureautiques et informatiques
- capacité à organiser un travail rigoureux
Savoir-être :
- sens des responsabilités
- sens de l'écoute
- qualités relationnelles
- discrétion
- capacité à travailler en équipe
- autonomie
- être force de propositions
Contact
Contact
05.49.55.66.15
Informations complémentaires
Candidature à transmettre par mail à Mme Pascale BOUHET, chargée de recrutement et de gestion des emplois temporaires : pbouhet@departement86.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.