Au sein de l'Hôtel de Ville, vous intégrez le secrétariat de la Direction générale et apportez une assistance permanente au Maire, aux élus et à la Directrice générale des services.
Vous travaillez pour cela en collaboration étroite avec votre binôme.

Assistance continue aux élus et à la DGS
* Gérer quotidiennement les agendas, préparer les réunions et RDV (dossiers concernés, récupération des éléments auprès des services...) et en assurer le suivi
* Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, orienter les interlocuteurs, filtrer les communications, suivre les demandes suite à ces sollicitations
* Rédiger, mettre en forme, veiller à la qualité formelle et classer les courriers, arrêtés, documents, notes
* Assurer le suivi de la représentation des élus aux manifestations
* Organiser ou participer à l'organisation de cérémonies et temps officiels diverses (vœux à la population, vœux aux agents, nouveaux arrivants, réceptions...)
* Se tenir informé des dossiers en cours pour assurer un premier niveau d'information en l'absence de la DGS

Préparation et suivi du Conseil municipal en lien avec la fonction juridique
* Assurer le secrétariat du Conseil municipal (rétroplanning, centralisation des éléments, mise en forme de la note de synthèse, convocation, mise en forme des délibérations et transmission au contrôle de légalité, PV...)
* Garantir le bon déroulement de la séance (suivi de la check-list, préparation de la salle, logistique...)
* Tenir le registre des délibérations et procéder à l'affichage dématérialisé des actes

Organisation de l'activité du secrétariat général
* Préparer et suivre les municipalités hebdomadaires
* Rédiger des arrêtés et décisions du Maire
* Assurer la supervision du suivi des doléances (statistiques semestrielles, suivi des réponses des services...)
* Venir en appui du service état civil dans la préparation des élections
* Enregistrer, diffuser et gérer le courrier

Missions spécifiques : référent archives, coordonnateur du recensement de la population

Vous disposez d'une expérience solide en assistanat de direction et souhaitez relever de nouveaux challenges. Vous avez une aisance relationnelle et une capacité d'adaptation. Vous êtes réactif(ve), vif(ve) d'esprit et à l'aise avec l'outil informatique. La discrétion et la confidentialité sont des atouts indispensables pour le poste. Vous aimez travailler en transversalité dans un état d'esprit positif et bienveillant.