Assistant de direction (f/h)
Offre n° O084250317000203
Publiée le 17/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
74 Boulevard Jules Ferry, Avignon (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSIONS
Assurer la gestion administrative de la Direction des Agents et des Moyens des Ecoles
Assurer la gestion administrative de la Direction des Agents et des Moyens des Ecoles
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Activités principales
- Suivre les correspondances administratives de la direction (transmission des arrêtés, convocations, courriers SMA, courriers divers…)
- Rédiger divers courriers, rapports (absences, manquements…) et comptes rendus
- Organiser des réunions, des visites sur les écoles
- Suivre les conventions de stage
- Préparer les dossiers des conseils d’écoles et assurer un suivi des interventions dans les écoles (tableau de bord, Sharepoint)
- Réaliser des sondages auprès des agents
- Assurer l’interface avec les directeurs d’écoles
- Gérer les prises de rendez-vous : convocation des agents, dotation des équipements de protection individuelle (EPI), reprises des agents après absence médicale et suivi du tableau de bord…
- Participer aux projets de service par la réalisation de supports administratifs (diaporamas…)
- Préparer les dossiers des jurys de recrutement
Activités secondaires
- Effectuer du classement, archivage de dossiers
- Organiser, planifier et assurer la gestion des entretiens professionnels des agents des écoles
- Réaliser les livrets d’accueil des agents
- Suivre la validité et la délivrance des ordres de mission, arrêtés de renouvellement de télétravail des agents de la direction
- Gérer les fournitures de la direction
Activités ponctuelles
- Collaborer à l’organisation des séminaires dédiés aux agents des écoles
- Participer à l’organisation des opérations ponctuelles (livres CM2, kits de rentrée…)
- Assurer l’intérim du secrétariat du Pôle dans le cadre de la polyvalence
Activités principales
- Suivre les correspondances administratives de la direction (transmission des arrêtés, convocations, courriers SMA, courriers divers…)
- Rédiger divers courriers, rapports (absences, manquements…) et comptes rendus
- Organiser des réunions, des visites sur les écoles
- Suivre les conventions de stage
- Préparer les dossiers des conseils d’écoles et assurer un suivi des interventions dans les écoles (tableau de bord, Sharepoint)
- Réaliser des sondages auprès des agents
- Assurer l’interface avec les directeurs d’écoles
- Gérer les prises de rendez-vous : convocation des agents, dotation des équipements de protection individuelle (EPI), reprises des agents après absence médicale et suivi du tableau de bord…
- Participer aux projets de service par la réalisation de supports administratifs (diaporamas…)
- Préparer les dossiers des jurys de recrutement
Activités secondaires
- Effectuer du classement, archivage de dossiers
- Organiser, planifier et assurer la gestion des entretiens professionnels des agents des écoles
- Réaliser les livrets d’accueil des agents
- Suivre la validité et la délivrance des ordres de mission, arrêtés de renouvellement de télétravail des agents de la direction
- Gérer les fournitures de la direction
Activités ponctuelles
- Collaborer à l’organisation des séminaires dédiés aux agents des écoles
- Participer à l’organisation des opérations ponctuelles (livres CM2, kits de rentrée…)
- Assurer l’intérim du secrétariat du Pôle dans le cadre de la polyvalence
Profils recherchés
COMPETENCES
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la collectivité (écoles notamment)
- Techniques de communication
- Techniques rédactionnelles
- Outils de planification et de suivi
- Outils bureautiques et informatiques
Savoir-faire
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Planifier et organiser des réunions
- Réaliser et mettre en forme des documents
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Communiquer, diffuser des informations
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Etiqueter, ventiler, ranger, classer et archiver des documents
Savoir-être
- Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
- Disponible, Aisance relationnelle, Communicant
- Organisé, Rigoureux, Autonome
- Capacité à gérer les imprévus, Sens des priorités
- Dynamique, Réactif, capacité d’adaptation
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Pôle Ville Educative, DRH, autres services municipaux
Externes : Directeurs d’écoles (Education Nationale)
CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Horaires :
- Temps complet- Option 37h30 ou 39h hebdomadaires
- Du lundi au vendredi : Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Congés à prendre sur les vacances scolaires avec une présence obligatoire 1 semaine après la fin des cours (l’été) et présence obligatoire 1 semaine avant la rentrée
Lieu : 74 Bd Jules Ferry – 84000 Avignon
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la collectivité (écoles notamment)
- Techniques de communication
- Techniques rédactionnelles
- Outils de planification et de suivi
- Outils bureautiques et informatiques
Savoir-faire
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Planifier et organiser des réunions
- Réaliser et mettre en forme des documents
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Communiquer, diffuser des informations
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Etiqueter, ventiler, ranger, classer et archiver des documents
Savoir-être
- Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
- Disponible, Aisance relationnelle, Communicant
- Organisé, Rigoureux, Autonome
- Capacité à gérer les imprévus, Sens des priorités
- Dynamique, Réactif, capacité d’adaptation
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Pôle Ville Educative, DRH, autres services municipaux
Externes : Directeurs d’écoles (Education Nationale)
CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Horaires :
- Temps complet- Option 37h30 ou 39h hebdomadaires
- Du lundi au vendredi : Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Congés à prendre sur les vacances scolaires avec une présence obligatoire 1 semaine après la fin des cours (l’été) et présence obligatoire 1 semaine avant la rentrée
Lieu : 74 Bd Jules Ferry – 84000 Avignon
Contact et modalités de candidature
Contact
0490808000
Informations complémentaires
Les candidatures doivent être adressées avant le 17 avril 2025
à l’attention de Monsieur Sébastien FAIDHERBE
Directeur Développement RH
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com
à l’attention de Monsieur Sébastien FAIDHERBE
Directeur Développement RH
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
ou par mail : mobilite.recrutement@mairie-avignon.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.