Assistante de Direction Mutualisée f/h
Offre n° O084241122000533
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'horloge, Avignon (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
15/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville d’Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe Ville Emancipatrice
Pôle Sports et Loisirs
Direction Administrative et Financière
Poste : Assistante de Direction Mutualisée (f/h)
Emploi : Assistante de Direction
Filière Administrative - Catégorie C
Pôle Sports et Loisirs
Direction Administrative et Financière
Poste : Assistante de Direction Mutualisée (f/h)
Emploi : Assistante de Direction
Filière Administrative - Catégorie C
Missions / conditions d'exercice
Missions
Organisation, gestion et suivi de l’ensemble dossiers confiés par l’élue et la direction
Activités
Organisation conjointe des agendas de l’élue et de la cheffe de Pôle et préparation des dossiers
• Gérer les agendas et l’emploi du temps quotidien de l’élue et de la directrice de Pole : prise de Rendez-vous,
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires…).
• Assister l’élue et la directrice de Pôle dans la préparation des dossiers et leurs suivis : préparation de documentation préalable aux rendez-vous,
Gestion et suivi administratif
• Gérer le courrier Maarch : réceptionner, enregistrer et trier le courrier adressé à l’élue et la Directrice de Pôle
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi et de bilan demandés par l’élue et/ou la Direction (tableaux de bord, analyses, indicateurs divers…).
• Assurer le suivi des parapheurs
Communication
• Rédiger des supports de communication et de présentation (notes, PWT, correspondances, rapports, comptes rendus…).
En l’absence du personnel d’accueil, assurer la tenue du standard téléphonique en collaboration avec l’équipe administrative
Conditions d’Exercice
Lieu : Pôle Sports et Loisirs – 74 Bd Jules Ferry
Horaires : Temps complet sur un cycle de travail de 37h30 hebdomadaires. -ASS1 – disponibilité en fin de journée suivant les rdv et réunions de l’élue/direction
Conditions d’accès : Maitrise de l’outil informatique et forte expérience administrative.
Organisation, gestion et suivi de l’ensemble dossiers confiés par l’élue et la direction
Activités
Organisation conjointe des agendas de l’élue et de la cheffe de Pôle et préparation des dossiers
• Gérer les agendas et l’emploi du temps quotidien de l’élue et de la directrice de Pole : prise de Rendez-vous,
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires…).
• Assister l’élue et la directrice de Pôle dans la préparation des dossiers et leurs suivis : préparation de documentation préalable aux rendez-vous,
Gestion et suivi administratif
• Gérer le courrier Maarch : réceptionner, enregistrer et trier le courrier adressé à l’élue et la Directrice de Pôle
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi et de bilan demandés par l’élue et/ou la Direction (tableaux de bord, analyses, indicateurs divers…).
• Assurer le suivi des parapheurs
Communication
• Rédiger des supports de communication et de présentation (notes, PWT, correspondances, rapports, comptes rendus…).
En l’absence du personnel d’accueil, assurer la tenue du standard téléphonique en collaboration avec l’équipe administrative
Conditions d’Exercice
Lieu : Pôle Sports et Loisirs – 74 Bd Jules Ferry
Horaires : Temps complet sur un cycle de travail de 37h30 hebdomadaires. -ASS1 – disponibilité en fin de journée suivant les rdv et réunions de l’élue/direction
Conditions d’accès : Maitrise de l’outil informatique et forte expérience administrative.
Profils recherchés
Compétences Requises
Connaissances :
Environnement et fonctionnement de la collectivité et ses services
Outils de bureautique : word, excel, powerpoint, outlook
Progiciels spécifiques : Maarch
Outils de design graphique : Canva
Applications bureautiques : Teams…
Savoirs Faire Techniques :
Rédiger des courriers et compte rendus de réunion (prise de note)
Réaliser des tableaux de bord (tableaux de suivi des indicateurs…)
Qualités Professionnelles :
Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction.
Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (public, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s’adapter aux différents environnements
Sens de la communication : pour s’assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l’organisation
Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions d’assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
Relations internes : (Elus et cadres, tous services de la collectivité)
Relations externes (associations sportives, publics et contacts extérieurs de l’élue)
Connaissances :
Environnement et fonctionnement de la collectivité et ses services
Outils de bureautique : word, excel, powerpoint, outlook
Progiciels spécifiques : Maarch
Outils de design graphique : Canva
Applications bureautiques : Teams…
Savoirs Faire Techniques :
Rédiger des courriers et compte rendus de réunion (prise de note)
Réaliser des tableaux de bord (tableaux de suivi des indicateurs…)
Qualités Professionnelles :
Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction.
Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (public, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s’adapter aux différents environnements
Sens de la communication : pour s’assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l’organisation
Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions d’assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
Relations internes : (Elus et cadres, tous services de la collectivité)
Relations externes (associations sportives, publics et contacts extérieurs de l’élue)
Contact et modalités de candidature
Contact
0490808000
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année
Les candidatures doivent être adressées avant le 15 décembre 2024
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice de Pôle des Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
Les candidatures doivent être adressées avant le 15 décembre 2024
à l’attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice de Pôle des Ressources Humaines
1, rue Racine – 84045 Avignon Cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.