Sous l'autorité de la direction générale, vous apportez une aide permanente au chef de l’exécutif, au directeur général des services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers en relation et en cohérence avec les objectifs fixés par la direction générale et les élus.

MISSIONS PRINCIPALES
• Activités générales du service
- Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement
administratif de la collectivité.
- Anticipez, mettre en œuvre et coordonner les actions nécessaires pour faciliter le
bon déroulement du travail du DGS en gérant son agenda et en faisant le lien avec les
services.
- Planifier les réunions, rédiger les comptes rendus, divers courriers et documents
administratifs.

• Assemblées et actes administratifs
- Pour la préparation des assemblées, organiser, préparer et suivre les commissions
municipales et les séances du conseil municipal, en élaborant et validant l'ordre du
jour, en collectant, relisant et validant les documents.
- Elaborer et suivre les actes réglementaires, tels que les arrêtés, décisions et
délibérations, et les transmettez au contrôle de légalité, tout en faisant l'interface avec
la Préfecture et les services municipaux.
- Mettre à jour les registres et recueils d’actes, ainsi que leur classement et archivage.

• Assurer le secrétariat du Maire
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Suivi des parapheurs.
- Transmettre les données aux services.

• Responsable du service des élections et de la citoyenneté
- Gestion des listes électorales et du Répertoire Electoral Unique (REU)
- Préparation des scrutins lors des élections politiques.
- Coordonnateur communal pour le recensement de la population.
- Secrétariat du service.

MISSIONS SECONDAIRES
• Gestion du courrier.
- Trier le courrier et enregistrer dans le logiciel de gestion du courrier.
- Préparer le parapheur « courrier » pour prise d’information par la D.G.S et en assurer
la distribution.
- Rechercher les courriers si demandes des services.

• Appliquer la réglementation en matière de Police et de formalités administratives.
- Rédaction des arrêtés de voirie et de Police.
- Constitution des dossiers d’attestation d’accueil, de taxi/ambulance, de débit de
boissons.
- Anticiper les demandes d’informations nécessaires à l’usager.

Expérience professionnelle confirmée en secrétariat de direction, avec une formation en secrétariat et gestion administrative (BTS SAM / BUT Gestion administrative par exemple).
Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de l’organisation du conseil municipal, ainsi qu'une maîtrise des circuits administratifs sont indispensables.
Maîtriser parfaitement le français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et possédez des compétences en rédaction (orthographe, grammaire, analyse et synthèse).
Polyvalence, adaptabilité, capacité à organiser votre travail, à gérer les priorités et les imprévus avec rigueur et méthode seront des atouts.
Faire preuve de qualités relationnelles, de diplomatie, de discrétion et de respect des règles de confidentialité, ainsi que d'une disponibilité adéquate.
Capacité à organiser son temps de travail en fonction des nécessités de service.
Aptitude à transmettre des informations objectives.
Aptitude à l’encadrement et au travail en équipe.
Connaître les prérogatives et les pouvoirs de police du maire.
Connaissance de la fonction publique territoriale.
Connaissance des procédures administratives.
Maitriser les outils informatiques à sa disposition (logiciel de rédaction).
Capable de travailler en équipe, polyvalent, adaptable, organisé et méthodique.
Permis B obligatoire.