CRR03 - ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR (h/f)
Offre n° O083250416000758
Publiée le 22/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
23/06/2025
Date limite de candidature
22/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au Directeur du Conservatoire TPM en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Missions / conditions d'exercice
- Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur notamment la gestion de l’agenda
- Rédaction des comptes rendus et synthèses
- Gestion des tableaux de bord et suivi des statistiques annuelles
- Réception et tri des courriels reçus dans la boîte mail de la direction du Conservatoire TPM
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Accueil téléphonique et physique,
- Planification, organisation et gestion des réunions
- Recherche et diffusion d'informations
- Rédaction et gestion des courriers
- Participation au suivi et à la mise en œuvre du projet d’établissement
- Rédaction des comptes rendus et synthèses
- Gestion des tableaux de bord et suivi des statistiques annuelles
- Réception et tri des courriels reçus dans la boîte mail de la direction du Conservatoire TPM
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Accueil téléphonique et physique,
- Planification, organisation et gestion des réunions
- Recherche et diffusion d'informations
- Rédaction et gestion des courriers
- Participation au suivi et à la mise en œuvre du projet d’établissement
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu
- Techniques de gestion de planning
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel
- Connaissance du progiciel IMUSE souhaitée
Les « savoir-faire » :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du directeur
- Gérer et actualiser une base de données informatisée
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, d’esprit d’équipe, du service public
- Autonomie
- Rigueur, discrétion, maîtrise de soi
- Disponibilité
- Relation de confiance avec le Directeur
- Intérêt pour l’éducation et la culture.
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu
- Techniques de gestion de planning
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel
- Connaissance du progiciel IMUSE souhaitée
Les « savoir-faire » :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du directeur
- Gérer et actualiser une base de données informatisée
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, d’esprit d’équipe, du service public
- Autonomie
- Rigueur, discrétion, maîtrise de soi
- Disponibilité
- Relation de confiance avec le Directeur
- Intérêt pour l’éducation et la culture.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.