SG03 - ASSISTANT DE DIRECTION DGS (h/f)
Offre n° O083250415000983
Publiée le 22/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Toulon, Toulon (Var)
Poste à pourvoir le
23/06/2025
Date limite de candidature
22/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service secrétariat général, l’assistant de direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l’agenda, le secrétariat et l’aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.
Missions / conditions d'exercice
1. Organisation des rendez-vous du Directeur Général des Services (DGS) :
- Gestion de l’agenda du DGS et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
- Relation avec les directions générales adjointes et les partenaires ,
- Organisation des déplacements du DGS,
- Constitution des fonds de dossier des réunions : ordre du jour, consolidation des notes et des différents supports de la réunion, structuration du fonds de dossier (notes, courriers, etc…),
- Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques,
- Classement et archivage des dossiers sur le serveur et papier.
2. Orientation du courrier dans les services et suivi des courriers signalés :
- Orientation du courrier dans le logiciel Airs Courrier vers les services,
- Présentation de certains courriers au DGS ,
- Enregistrement des courriers « signalés » dans le tableau de suivi et relance des services pour l’obtention des courriers de réponse,
- Elaboration de projets de courrier.
3. Traitement des mails du Directeur Général des Services :
- Répartition des mails (pour information, pour réponse, …),
- Synthèse de l’objet des mails ,
- Réponse aux mails selon instruction du DGS.
4. Appui à la gestion des parapheurs :
- Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ).
5. Suivi des projets et activités du service et de la direction.
Appui aux autres activités du service en tant que de besoin.
- Gestion de l’agenda du DGS et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
- Relation avec les directions générales adjointes et les partenaires ,
- Organisation des déplacements du DGS,
- Constitution des fonds de dossier des réunions : ordre du jour, consolidation des notes et des différents supports de la réunion, structuration du fonds de dossier (notes, courriers, etc…),
- Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques,
- Classement et archivage des dossiers sur le serveur et papier.
2. Orientation du courrier dans les services et suivi des courriers signalés :
- Orientation du courrier dans le logiciel Airs Courrier vers les services,
- Présentation de certains courriers au DGS ,
- Enregistrement des courriers « signalés » dans le tableau de suivi et relance des services pour l’obtention des courriers de réponse,
- Elaboration de projets de courrier.
3. Traitement des mails du Directeur Général des Services :
- Répartition des mails (pour information, pour réponse, …),
- Synthèse de l’objet des mails ,
- Réponse aux mails selon instruction du DGS.
4. Appui à la gestion des parapheurs :
- Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ).
5. Suivi des projets et activités du service et de la direction.
Appui aux autres activités du service en tant que de besoin.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...),
- Maîtrise des outils bureautiques ,
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
- Principes rédactionnels standards,
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des intercommunalités .
Les « savoir-faire » :
- Établir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services ,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Renseigner les interlocuteurs et développer un bon sens relationnel avec les directions générales adjointes.
Les « savoir-être » :
- Dynamisme,
- Forte réactivité ,
- Sens de l’initiative ,
- Esprit d’équipe ,
- Rigueur ,
- Discrétion.
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...),
- Maîtrise des outils bureautiques ,
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
- Principes rédactionnels standards,
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des intercommunalités .
Les « savoir-faire » :
- Établir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services ,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Renseigner les interlocuteurs et développer un bon sens relationnel avec les directions générales adjointes.
Les « savoir-être » :
- Dynamisme,
- Forte réactivité ,
- Sens de l’initiative ,
- Esprit d’équipe ,
- Rigueur ,
- Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.