Assistant DGS et chargé du suivi administratif des subventions. h/f
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O083240906000030
Publiée le 06/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - Place Estienne d'Orves, Saint-Cyr-sur-Mer (Var)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
14/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, votre mission principale consiste à assurer le secrétariat administratif de la Direction générale. En complément, vous apportez un appui administratif à certains projets ou dossiers, selon les priorités fixées par la Directrice.
Vous assurez, dans une relation de confiance, l'organisation de son agenda professionnelle dans un souci de discrétion et d'efficacité, tout en veillant à la préservation des équilibres de son emploi du temps.
Doté de bonnes qualités relationnelles, vous facilitez les relations avec l'ensemble des directions et des services de la ville ainsi qu'avec les partenaires extérieurs (administrations, entreprises, citoyens).
Mettant à profit vos qualités de discernement, vous prenez en compte les relations spécifiques développées avec la sphère politique, notamment le Cabinet du Maire, son secrétariat et les élus.
• Le chargé du suivi administratif des subventions apporte une aide permanente aux services en termes de gestion et suivi des dossiers de demande de subvention
• Il assiste le DGS dans le suivi des dossiers structurants de la commune qui nécessite une coordination importante des chefs de pôle/ directeurs / chefs de services concernés.
Vous assurez, dans une relation de confiance, l'organisation de son agenda professionnelle dans un souci de discrétion et d'efficacité, tout en veillant à la préservation des équilibres de son emploi du temps.
Doté de bonnes qualités relationnelles, vous facilitez les relations avec l'ensemble des directions et des services de la ville ainsi qu'avec les partenaires extérieurs (administrations, entreprises, citoyens).
Mettant à profit vos qualités de discernement, vous prenez en compte les relations spécifiques développées avec la sphère politique, notamment le Cabinet du Maire, son secrétariat et les élus.
• Le chargé du suivi administratif des subventions apporte une aide permanente aux services en termes de gestion et suivi des dossiers de demande de subvention
• Il assiste le DGS dans le suivi des dossiers structurants de la commune qui nécessite une coordination importante des chefs de pôle/ directeurs / chefs de services concernés.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste :
Enregistrement et suivi du Courrier (arrivé/départ) via l’outil métier (logiciel Maarch)
Apporter assistance et conseil auprès du Directeur(trice) Général(e) des services
• Planifier les activités du Directeur Général en fonction des échéances ;
• Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
• Assurer la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
• Participer à l'harmonisation des procédures de la direction générale
• Structurer le rangement informatique des documents de la direction générale ;
• Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bords,
• procédures, planning…).
Accompagnement et/ ou suivi de la gestion administrative des subventions
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à la rédaction des délibérations de l'assemblée délibérante concernant les demandes de subventions (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale ;
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
• Recevoir et réorienter les demandes des services et des partenaires extérieurs ;
• Transmission des informations et appels à projets aux directions / services ;
• Participer à l’élaboration des dossiers de subvention en coordonnant les retours des services (chronologie, pièces à fournir…) jusqu’au dépôt des dossiers sur les plateformes des financeurs ;
• Assurer le suivi des demandes de paiement auprès des financeurs pour les subventions accordées.
Activités ponctuelles
• Aide et Soutien à la préparation des conseils municipaux
• Suivi administratif des conventions et tenue des registres
• Suivi des dossiers courants (Plan Communal de Sauvegarde, foncier, logements sociaux …)
Enregistrement et suivi du Courrier (arrivé/départ) via l’outil métier (logiciel Maarch)
Apporter assistance et conseil auprès du Directeur(trice) Général(e) des services
• Planifier les activités du Directeur Général en fonction des échéances ;
• Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
• Assurer la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
• Participer à l'harmonisation des procédures de la direction générale
• Structurer le rangement informatique des documents de la direction générale ;
• Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bords,
• procédures, planning…).
Accompagnement et/ ou suivi de la gestion administrative des subventions
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à la rédaction des délibérations de l'assemblée délibérante concernant les demandes de subventions (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale ;
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
• Recevoir et réorienter les demandes des services et des partenaires extérieurs ;
• Transmission des informations et appels à projets aux directions / services ;
• Participer à l’élaboration des dossiers de subvention en coordonnant les retours des services (chronologie, pièces à fournir…) jusqu’au dépôt des dossiers sur les plateformes des financeurs ;
• Assurer le suivi des demandes de paiement auprès des financeurs pour les subventions accordées.
Activités ponctuelles
• Aide et Soutien à la préparation des conseils municipaux
• Suivi administratif des conventions et tenue des registres
• Suivi des dossiers courants (Plan Communal de Sauvegarde, foncier, logements sociaux …)
Profils recherchés
Connaissances techniques
• Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et de l'environnement des collectivités territoriales (organisation politique, administrative et des missions d'une collectivité territoriale) ;
• Très bonne maîtrise de la langue française, écrite comme orale (orthographe, syntaxe, grammaire) ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, intranet, internet) ;
Qualités et savoir-faire
• Techniques de secrétariat : prise de note, rédaction, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda ;
• Sens des relations humaines, du travail en équipe et diplomatie, esprit d'initiative et d'anticipation ;
• Communication aux usagers et aux services ;
• Fortes capacités d'organisation, de planification, d'anticipation, d'analyse et de synthèse, réactivité, capacité à gérer l'urgent et l'imprévu ;
• Capacité d'organisation et de gestion du temps ;
• Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes ;
Savoir-être
• Confidentialité des informations recueillies dans le cadre professionnel ;
• Rigueur, fiabilité et discrétion ;
• Prise de recul dans les situations de stress ;
• Disponibilité notamment durant la tenue des conseils municipaux ;
• Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et de l'environnement des collectivités territoriales (organisation politique, administrative et des missions d'une collectivité territoriale) ;
• Très bonne maîtrise de la langue française, écrite comme orale (orthographe, syntaxe, grammaire) ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, intranet, internet) ;
Qualités et savoir-faire
• Techniques de secrétariat : prise de note, rédaction, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda ;
• Sens des relations humaines, du travail en équipe et diplomatie, esprit d'initiative et d'anticipation ;
• Communication aux usagers et aux services ;
• Fortes capacités d'organisation, de planification, d'anticipation, d'analyse et de synthèse, réactivité, capacité à gérer l'urgent et l'imprévu ;
• Capacité d'organisation et de gestion du temps ;
• Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes ;
Savoir-être
• Confidentialité des informations recueillies dans le cadre professionnel ;
• Rigueur, fiabilité et discrétion ;
• Prise de recul dans les situations de stress ;
• Disponibilité notamment durant la tenue des conseils municipaux ;
Contact et modalités de candidature
Contact
0494262622
Informations complémentaires
LM+CV+dernier arrêté de position adminsitrative
Adresse de l'employeur
SAINT CYR SUR MER
>Hôtel de Ville - Place Estienne d'Orves
83270 SAINT CYR SUR MER
>Hôtel de Ville - Place Estienne d'Orves
83270 SAINT CYR SUR MER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.