ASSISTANTE DE DIRECTION (h/f)
Offre n° O083240830000628
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune touristique, de renommée internationale, surclassée de 20 000 à 40 000 habitants, située dans le département du Var en Région Provence-Alpes-Côte d'Azur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place de l'Hôtel de Ville, Saint-Tropez (Var)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
29/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assistante de direction, placée sous l'autorité du directeur du Tourisme, du Rayonnement et de l'attractivité
En relation fonctionnelles en interne avec les élus et l'ensemble des Directions et services.
En relation fonctionnelles en externe avec les administrés, associations, acteurs économiques, partenaires publics.
En relation fonctionnelles en interne avec les élus et l'ensemble des Directions et services.
En relation fonctionnelles en externe avec les administrés, associations, acteurs économiques, partenaires publics.
Missions / conditions d'exercice
• Organisation de l’agenda du directeur
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur du Tourisme, du Rayonnement et de l’Attractivité (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, …).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, …).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentations, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, …).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion, suivi et archivage
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Réceptionner et trier le courrier.
- Assister aux réunions de direction et en rédiger les comptes rendus.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, …).
- Gérer les notes de frais.
• Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus, …).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la direction ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur).
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur du Tourisme, du Rayonnement et de l’Attractivité (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, …).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, …).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentations, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, …).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion, suivi et archivage
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Réceptionner et trier le courrier.
- Assister aux réunions de direction et en rédiger les comptes rendus.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, …).
- Gérer les notes de frais.
• Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus, …).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la direction ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur).
Profils recherchés
Compétences/Savoir-faire :
- Maitrise des outils bureautiques (Pack office, Outlook…)
- Qualités rédactionnelles
- Gestion des priorités
- Connaissance de l’organisation municipale et de l’environnement territorial
- Sens du service public
Savoir être :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Sens de l’accueil et qualités relationnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Disponibilité
- Discrétion
Poste à temps complet (37h + 12 jours de RTT).
Expérience confirmée exigée sur un poste similaire.
Avantages
- CNAS (offres de loisirs, sport, culture)
- Complément indemnitaire annuel (CIA) versé en fin d’année
- Prise en charge du stationnement ou de la navette maritime
- Forfait mobilités durables
- Tickets restaurant de 9€ par jour de travail, pris en charge à 60% par l’employeur
- Participation à la mutuelle prévoyance à hauteur de 25 euros
- Accès à des installations sportives de la ville pendant la pause méridienne
- Maitrise des outils bureautiques (Pack office, Outlook…)
- Qualités rédactionnelles
- Gestion des priorités
- Connaissance de l’organisation municipale et de l’environnement territorial
- Sens du service public
Savoir être :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Sens de l’accueil et qualités relationnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
- Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
- Disponibilité
- Discrétion
Poste à temps complet (37h + 12 jours de RTT).
Expérience confirmée exigée sur un poste similaire.
Avantages
- CNAS (offres de loisirs, sport, culture)
- Complément indemnitaire annuel (CIA) versé en fin d’année
- Prise en charge du stationnement ou de la navette maritime
- Forfait mobilités durables
- Tickets restaurant de 9€ par jour de travail, pris en charge à 60% par l’employeur
- Participation à la mutuelle prévoyance à hauteur de 25 euros
- Accès à des installations sportives de la ville pendant la pause méridienne
Contact et modalités de candidature
Contact
0494559008
Informations complémentaires
Adresser lettre de candidature, CV et diplôme, à Madame le Maire de Saint-Tropez - Direction des Ressources Humaines - BP 161 - 83992 SAINT-TROPEZ CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.