La Ville de Cavalaire sur Mer (8 000 habitants surclassée sur la strate 40-80 000 habitants) a pour ambition par son projet Cœur de ville de redynamiser le centre-ville de la commune en centralisant et en rendant accessible à tous, les services publics avec pour objectif de de répondre au mieux aux besoins de sa population. La volonté est d’intégrer la démarche Qualiville, avec une certification à obtenir avant la livraison des locaux de Cœur de Ville.
Au sein du pôle services à la population et de la direction des services de proximité, le Guichet Unique Cavalaire Familles est un service destiné aux Familles, leur permettant de simplifier leurs démarches et inscriptions pour le multi accueil, les écoles maternelle et élémentaire, la restauration scolaire, le transport scolaire, les accueils périscolaires et extrascolaires, le centre ados et l’école municipale des sports. Ce service à la population doit évoluer sous l’impulsion du futur.e responsable du guichet unique afin de moderniser et d’améliorer le service rendu et de se préparer à intégrer le futur Cœur de Ville.
Le service est composé de 3 agents, doté du logiciel Inoé et du portail famille qui permet ainsi aux parents de payer directement en ligne.

ENCADRER ET ACCOMPAGNER L’EQUIPE DE 3 AGENTS
Diriger une équipe de 3 personnes, organiser les missions et traduire des priorités,
Garantir une éthique de service public et une qualité d'accueil des usagers,
Conduire des projets de dématérialisation des procédures,
Former les agents et les accompagner dans une démarche qualité,
Planifier le travail des agents (plannings, congés, horaires, etc.)

PILOTAGE DES ACTIVITES DU GUICHET UNIQUE FAMILLES
Suivre les campagnes d’inscription scolaires, périscolaires, restauration scolaire…
Veiller à la communication des informations entre les différentes structures et le guichet unique des projets à destination de la famille (journées thématiques, rencontres, ateliers, etc)
Assurer le lien direct avec l’école Municipale des sports, le centre multi accueil, les Accueils de loisirs, la restauration scolaire, le Centre Ados pour la la gestion des inscriptions et des paiements
Contrôler la facturation et le suivi des impayés

GESTION ET SUIVI DES 5 REGIES RECETTES
Assurer la responsabilité de la régie (régisseur.euse principal.e) :
• Contrôle journalier des encaissements et des recettes liées aux inscriptions
• Vérification des paiements par Internet, par CB à Cavalaire Familles
• Enregistrement des paiements sur INoé (CB, chèques, espèces)
• Envoi des chèques, des CESU aux centres de traitement et dépôt des espèces sur les comptes DFT à la Poste
• Formation puis supervision du travail des mandataires des régies

APTITUDES PROFESSIONNELLES ET CONTRAINTES
Connaître la règlementation en lien avec les services aux usagers,
Etre au fait des techniques d’accueil et des outils de gestion de la relation « multicanal »,

Savoir expliquer et conduire le changement,
Mobiliser des compétences managériales et logistiques,
Proposer, conseiller et communiquer,
Disposer d’une aisance relationnelle et rédactionnelle,
Avoir un esprit d’analyse, de synthèse et d’anticipation

Savoir-faire et savoirs-êtres
Encadrement d’équipe et gestion du temps de travail
Piloter, suivre et contrôler l'activité des agents, repérer et réguler les conflits
Encadrement et responsabilités relatifs au fonctionnement des régies de recettes du Guichet unique
Gestion des relations avec les administrés, l’ensemble des services communaux
Veiller à la réactivité et à la qualité du service
Tenue de tableau de bord
Gestion de régie de recettes
Management d’équipe
Rédaction des écrits administratifs

Savoirs (connaissances)
Maîtrise de la bureautique : pack office (Outlook, Power point, Excel, Word),
Logiciel Inoé et portail famille
Règles de fonctionnement et de gestion des régies

Vous justifiez idéalement d’une expérience sur un poste similaire et êtes à l’aise avec les outils informatiques et numériques.