Assistant de direction (F/H)
Offre n° O081241120001433
Publiée le 20/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Albi (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
11/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint du patrimoine
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) de direction de la cellule administrative de la direction de la culture, du patrimoine et du tourisme mutualisée de la Ville d’Albi et de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois a pour rôle principal d’assister le directeur dans le but d’optimiser la gestion de ses activités au quotidien, notamment l’organisation de son agenda et de ses déplacements, la préparation des réunions et conférences/visioconférences, la communication au sein de l’équipe des collaborateurs, le suivi et le traitement des dossiers et du courrier. Il participe à toutes tâches utiles à la gestion administrative de la direction.
L’assistant(e) a également en charge directe la gestion administrative de la programmation des expositions culturelles à l’Hôtel Rochegude.
Au sein de la direction de la culture, du patrimoine et du tourisme, rattachée au Pôle mutualisé Ville/Agglomération « Vie sociale, Proximité, et Citoyenneté ».
N+1 : directeur de la culture, du patrimoine et du tourisme.
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
L’assistant(e) a également en charge directe la gestion administrative de la programmation des expositions culturelles à l’Hôtel Rochegude.
Au sein de la direction de la culture, du patrimoine et du tourisme, rattachée au Pôle mutualisé Ville/Agglomération « Vie sociale, Proximité, et Citoyenneté ».
N+1 : directeur de la culture, du patrimoine et du tourisme.
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention.
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Assistance de direction -
• Gestion de l’agenda du directeur
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction
• Traitement du courrier « arrivée » et des courriels sur l’adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi…)
• Référent des courriers signalés pour la direction : suivi dans logiciel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse
• Traitement et diffusion des informations internes et externes.
• Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendus et relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel)
• Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte-rendus et rapports
• Élaboration et suivi de tableaux de bord
• Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction
Secteur vie culturelle : programmation des expositions (hôtel Rochegude) -
Sous l’autorité de la responsable du service vie culturelle :
• Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d’expositions
• Élaboration de la programmation annuelle
• Gestion des conditions administratives et juridiques d’accueil des exposants dans les espaces mis à disposition : établissement des conventions et règlement intérieur
• Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés.
• Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d’alarme, d’évacuation et d’entretien
• En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus)
• Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants
Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales -
Sous l’autorité du responsable du service patrimoine :
• Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences…) : gestion administrative et logistique
• Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine : accueil du public
• Contribution à l’organisation des conditions d’accueil des délégations
Projet Escale Lapérouse -
En appui de la cheffe de projet :
• Contribution ponctuelle à l’organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l’accueil de personnalités : gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...
• Gestion de l’agenda du directeur
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction
• Traitement du courrier « arrivée » et des courriels sur l’adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi…)
• Référent des courriers signalés pour la direction : suivi dans logiciel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse
• Traitement et diffusion des informations internes et externes.
• Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendus et relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel)
• Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte-rendus et rapports
• Élaboration et suivi de tableaux de bord
• Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction
Secteur vie culturelle : programmation des expositions (hôtel Rochegude) -
Sous l’autorité de la responsable du service vie culturelle :
• Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d’expositions
• Élaboration de la programmation annuelle
• Gestion des conditions administratives et juridiques d’accueil des exposants dans les espaces mis à disposition : établissement des conventions et règlement intérieur
• Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés.
• Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d’alarme, d’évacuation et d’entretien
• En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus)
• Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants
Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales -
Sous l’autorité du responsable du service patrimoine :
• Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences…) : gestion administrative et logistique
• Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine : accueil du public
• Contribution à l’organisation des conditions d’accueil des délégations
Projet Escale Lapérouse -
En appui de la cheffe de projet :
• Contribution ponctuelle à l’organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l’accueil de personnalités : gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises :
Savoirs et savoir-faire -
• Connaissance des métiers du secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des collectivités
• Capacité rédactionnelle
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (traitement de texte, tableur…)
• Autonomie, rigueur et méthode dans l’exécution
• Capacité d’initiative, d’anticipation et force de proposition
• Bonne culture générale
Savoir-être -
• Dynamique et volontaire
• Sens affirmé du travail en équipe et qualité relationnelle
• Bonne présentation, confidentialité et discrétion
• Polyvalence et capacité à travailler sur des missions variées
Profil - formation - expérience :
• Formation et expérience attendues dans les métiers d’assistance de direction, de bureautique ou de secrétariat
• Expérience en collectivité locale
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste :
• Poste à temps complet : 37h hebdomadaire
• Disponibilité ponctuelle en soirée et week-end lors d’événements particuliers (ex : vernissages, journées du patrimoine).
• Contacts avec le public, les partenaires culturels et institutionnels, les artistes et prestataires divers
• Mise à disposition de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois dans le cadre du transfert de la compétence patrimoine
• Travail transversal avec les services de la direction, de la Ville, de l’Agglomération et les partenaires extérieurs
Savoirs et savoir-faire -
• Connaissance des métiers du secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des collectivités
• Capacité rédactionnelle
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (traitement de texte, tableur…)
• Autonomie, rigueur et méthode dans l’exécution
• Capacité d’initiative, d’anticipation et force de proposition
• Bonne culture générale
Savoir-être -
• Dynamique et volontaire
• Sens affirmé du travail en équipe et qualité relationnelle
• Bonne présentation, confidentialité et discrétion
• Polyvalence et capacité à travailler sur des missions variées
Profil - formation - expérience :
• Formation et expérience attendues dans les métiers d’assistance de direction, de bureautique ou de secrétariat
• Expérience en collectivité locale
Conditions ou contraintes particulières d’exercice du poste :
• Poste à temps complet : 37h hebdomadaire
• Disponibilité ponctuelle en soirée et week-end lors d’événements particuliers (ex : vernissages, journées du patrimoine).
• Contacts avec le public, les partenaires culturels et institutionnels, les artistes et prestataires divers
• Mise à disposition de la Communauté d’Agglomération de l’Albigeois dans le cadre du transfert de la compétence patrimoine
• Travail transversal avec les services de la direction, de la Ville, de l’Agglomération et les partenaires extérieurs
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Pour tout renseignement, s’adresser à :
monsieur Anthony PIASER
Directeur de la culture, du patrimoine et du tourisme
Tél. : 05 63 49 14 96
monsieur Anthony PIASER
Directeur de la culture, du patrimoine et du tourisme
Tél. : 05 63 49 14 96
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.