Assistant(e) de cabinet
Offre n° O080241216001749
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
drh - gestion administrative 43 rue de la republique, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
27/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du chef du service des assemblées et en lien avec le Directeur de cabinet, le/la Chef(fe) de cabinet et l’assistante de direction du Président, l'assistant(e) de cabinet est chargé(e) de l’accueil du cabinet, de l'assistance administrative et de la coordination des informations au sein du cabinet. Il/elle assure l'interface entre le cabinet, l'assemblée départementale, l'ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers. L’assistant(e) de cabinet pourra par ailleurs être amené(e) à assurer, en lien avec l’assistant(e) du Président les missions relatives à l’agenda du Président.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et orientation téléphonique et physique
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du cabinet
• Orienter les usagers et les partenaires vers les services et directions le cas échéant
• Filtrer les appels et transmettre les messages
• Alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
Traitement du courrier, gestion du circuit des parapheurs et circulation de l'information
• Assurer le tri, l’enregistrement, la distribution du courrier et en assurer le suivi
• Assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• Assurer le tri, l’enregistrement, l'organisation des parapheurs et en assurer le suivi
• Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers soumis à la signature et/ou à l’arbitrage du Président
• Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
Traitement des mails de la boîte générique du cabinet et circulation de l'information
• Trier, distribuer et traiter le courrier électronique
Gestion et suivi des invitations et représentations, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans le tableau de suivi
• Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ou les services pour la représentation du Président
• Apporter une réponse aux structures
Appui administratif
• Rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
• Assurer le suivi comptable du cabinet, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Participer aux réunions de cabinet
• Constituer des bases de données et les tenir à jour
• Assurer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
• Assurer la gestion des fournitures
• Solliciter les services du Département pour diverses demandes d’interventions
• Gérer les agendas de réservation des salles et véhicules
Gestion de l'agenda du Président et du Directeur de cabinet en remplacement ou en cas d’absence de l’assistant(e) du Président, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• Planifier les réunions
• Inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• Assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• Informer le Président du contenu de son agenda
• Assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
• Assurer le lien avec les membres du cabinet pour tout rendez-vous ou réunion les concernant
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du cabinet
• Orienter les usagers et les partenaires vers les services et directions le cas échéant
• Filtrer les appels et transmettre les messages
• Alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
Traitement du courrier, gestion du circuit des parapheurs et circulation de l'information
• Assurer le tri, l’enregistrement, la distribution du courrier et en assurer le suivi
• Assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• Assurer le tri, l’enregistrement, l'organisation des parapheurs et en assurer le suivi
• Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers soumis à la signature et/ou à l’arbitrage du Président
• Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
Traitement des mails de la boîte générique du cabinet et circulation de l'information
• Trier, distribuer et traiter le courrier électronique
Gestion et suivi des invitations et représentations, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans le tableau de suivi
• Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ou les services pour la représentation du Président
• Apporter une réponse aux structures
Appui administratif
• Rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
• Assurer le suivi comptable du cabinet, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Participer aux réunions de cabinet
• Constituer des bases de données et les tenir à jour
• Assurer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
• Assurer la gestion des fournitures
• Solliciter les services du Département pour diverses demandes d’interventions
• Gérer les agendas de réservation des salles et véhicules
Gestion de l'agenda du Président et du Directeur de cabinet en remplacement ou en cas d’absence de l’assistant(e) du Président, en lien avec le/la Chef(fe) de cabinet
• Gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• Planifier les réunions
• Inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• Assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• Informer le Président du contenu de son agenda
• Assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
• Assurer le lien avec les membres du cabinet pour tout rendez-vous ou réunion les concernant
Profils recherchés
Connaissances :
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Assemblée départementale, de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise des outils informatiques
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'anticipation et de prévision
• Communication écrite et orale
• Capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences
• Capacité à travailler dans l'urgence
• Flexibilité des horaires, au regard de l’activité du cabinet
Comportements professionnels/motivations :
• Excellent relationnel
• Rigueur et méthode
• Dynamisme
• Disponibilité
• Discrétion
• Réactivité
• Loyauté institutionnelle
• Résistance au stress
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Assemblée départementale, de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise des outils informatiques
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'anticipation et de prévision
• Communication écrite et orale
• Capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences
• Capacité à travailler dans l'urgence
• Flexibilité des horaires, au regard de l’activité du cabinet
Comportements professionnels/motivations :
• Excellent relationnel
• Rigueur et méthode
• Dynamisme
• Disponibilité
• Discrétion
• Réactivité
• Loyauté institutionnelle
• Résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Contact
0322718080
Informations complémentaires
Recrutement direct, par voie de mutation ou de détachement.
Candidater en ligne :
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Fin de recueil des candidatures le 27 décembre 2024.
Poste à pourvoir le 6 janvier 2025.
Candidater en ligne :
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Fin de recueil des candidatures le 27 décembre 2024.
Poste à pourvoir le 6 janvier 2025.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.